Algemene voorwaarden voor Gegevensherstel Diensten

ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR ONTRACK GEGEVENSHERSTELDIENSTEN

Lees deze Voorwaarden zorgvuldig, voordat u uw bestelling bij ons plaatst. Deze Voorwaarden vertellen u wie wij zijn, op welke manier wij de Diensten aan u zullen leveren, op welke manier u en wij de Overeenkomst kunnen wijzigen of beëindigen, wat de procedure is bij een probleem en overige belangrijke informatie.

1. DEZE VOORWAARDEN

1.1 Deze Algemene Voorwaarden (“AV”) zijn van toepassing op de levering van Gegevenshersteldiensten aan u door KLDiscovery Ontrack B.V., gevestigd aan de De Brand 22, 3823 LJ Amersfoort, Nederland (KvK 56256655) handelend onder de naam “Ontrack”.

1.2 Onze Dienstbeschrijving voor gegevenshersteldiensten en de gegevensverwerkingsovereenkomst (Data Processing Agreement, DPA), die de verwerking van persoonsgegevens in het kader van onze service regelt, maken deel uit van deze AV. Lees voor meer informatie over de kenmerken en beperkingen van onze gegevenshersteldienst onze Dienstbeschrijving. De DPA regelt de verwerking van persoonsgegevens die door de klant aan Ontrack worden verstrekt voor gegevenshersteldoeleinden.

1.3 Voor informatie over hoe wij, als verantwoordelijke partij, persoonlijke gegevens verzamelen, verwerken en opslaan, verwijzen we naar ons privacy beleid (Privacy Policy).

1.4 Algemene voorwaarden van de klant of derden worden uitdrukkelijk uitgesloten en zijn niet van toepassing. Deze Algemene Voorwaarden Dienstbeschrijving en DPA zijn ook van toepassing op alle toekomstige zakelijke relaties, zelfs als ze niet opnieuw uitdrukkelijk zijn overeengekomen.

1.5 De diensten worden voornamelijk geleverd in onze laboratoria in de EER en het Verenigd Koninkrijk. Ontrack heeft technische faciliteiten en locaties in Europa en de Verenigde Staten. Indien nodig verleent u Ontrack hierbij toegang tot gegevens op de gegevensdrager(s) vanuit elke Ontrack-faciliteit, inclusief de Verenigde Staten van Amerika en het Verenigd Koninkrijk, zodat Ontrack de diensten kan leveren. Zie artikel 6.4.

2. CONTACT GEGEVENS

2.1 Hoe kunt u ons bereiken. U kunt telefonisch contact met ons opnemen via onze klantenservice op 0800 5765565; +31203013300, ons schrijven op het adres van ons hoofdkantoor of door een e-mail te sturen naar nlinfo@ontrack.com.

3. UITLEG

3.1 In deze Voorwaarden gelden onderstaande definities:

(a) "Zakelijke klant" betekent een klant die handelt ten behoeve van zijn bedrijf, handel of beroep, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, een eenmanszaak, maatschap, vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of overheidsinstantie.

(b) "Vertrouwelijke informatie" betekent alle informatie die door de ene Partij aan de andere Partij wordt bekendgemaakt of medegedeeld in het kader van de Zakelijke relatie en waarbij de ontvangende Partij een gewettigd vertrouwen had, gebaseerd op een markering van de relevante informatie als vertrouwelijk of te goeder trouw gebaseerd op de aard van de informatie, dat de bekendmakende Partij een bijzonder beschermbaar belang had bij het vertrouwelijk houden van de relevante informatie.

(c) "Consument": elke natuurlijke persoon die een juridische transactie aangaat voor doeleinden die overwegend noch commercieel noch zelfstandig zijn.

(d) "Contract" wordt gedefinieerd in Clausule 4.4.

(e) "Klant" betekent zowel een zakelijke klant als een consument.

(f) "Gegevens" betekent gegevens in elektronische vorm van welke beschrijving dan ook, met inbegrip van "persoonsgegevens" zoals gedefinieerd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming EU 2016/679 en/of lokale wetgeving inzake gegevensbescherming.

(g) "Apparaten" betekent uw apparaat voor gegevensopslag en, indien van toepassing, uw smartphone of tablet.

(h) "Vergoeding" betekent de door u te betalen vergoeding voor de Diensten zoals uiteengezet in de betreffende Offerte.

(i) "Gegevensdrager" betekent digitale media zoals (externe) harde schijven (magnetisch en SSD), , USB-sticks, geheugenkaarten, tapes of andere gegevensdragers.

(j) "Offerte" en "Aanvaarding" worden gedefinieerd in Clausules 4.3 en 4.4.

(k) "Dienstbeschrijving" betekent de specifieke processen die door Ontrack worden gebruikt en die worden beschreven op de volgende link: https://www.ontrack.com/nl-be/legal/data-recovery-voorwaarden#beschrijving, waarin onder andere de reikwijdte en beperkingen van de door ons geleverde gegevenshersteldiensten worden uiteengezet. (l) “Diensten” betekent de gegevenshersteldiensten die door ons aan u geleverd zullen worden, zoals beschreven in artikel 4 (Bestelprocedure) en 5 (Onze diensten voor gegevensherstel) van deze Voorwaarden;

(l) "Website" betekent onze website op https://www.ontrack.com/nl-be of enige andere website die wij op enig moment gebruiken voor onze bedrijfsvoering.

(m) "Back-upmedia" betekent een gegevensdrager van Ontrack waarop de herstelde gegevens versleuteld zijn opgeslagen. Dit is meestal een externe harde schijf.

4. BESTELPROCEDURE (offerte en aanvaarding)

4.1 Na een eerste telefonisch consult, het indienen van een online formulier via onze website of e-mailcorrespondentie, stelt u ons uw apparatuur beschikbaar. Afhankelijk van het type apparaat en het type schade, kan een Evaluatie gratis worden uitgevoerd. Voor onder andere RAID, mobiele telefoons, tablets en flash media, geopende harde schijven, evenals in het geval van bepaalde soorten schade zoals water- en brandschade, of als een Evaluatie geen informatie geeft over een mogelijk gegevensherstel zoals bij verwijderde bestanden of geformatteerde media, is een Diagnose nodig. In dit geval ontvangt u een link naar een offerte voor het uitvoeren van een Diagnose, die u elektronisch moet autoriseren om ons opdracht te geven voor het uitvoeren van de Dienst. De Evaluatie en Diagnose worden uitgevoerd in overeenstemming met de Dienstbeschrijving.

4.2 Na de evaluatie ontvangt u een evaluatieoverzicht van de mate waarin een gegevensherstel succesvol zou kunnen zijn. In het geval van een diagnose ontvangt u een rapport op bestandsniveau over de bestanden die waarschijnlijk kunnen worden hersteld. Voor een uitleg van de categorieën voor de beoordeling en de exacte procedure verwijzen we u naar onze Dienstbeschrijving. Op basis van de beoordeling ontvangt u een offerte voor het gegevensherstel. U kunt meestal kiezen uit verschillende service niveaus, die in meer detail worden beschreven in onze Dienstbeschrijving.

4.3 Na ontvangst van onze offerte voor het gegevensherstel hebt u de volgende opties: (i) elektronisch de opdracht autoriseren ("Offerte"); (ii) ons verzoeken om uw Apparatuur tegen kostprijs te retourneren; of (iii) ons verzoeken om uw gegevens onherroepelijk te verwijderen en/of uw Apparatuur te vernietigen; in het laatste geval zijn wij verplicht en gerechtigd om de verwijdering/vernietiging onverwijld uit te voeren. Als wij niet binnen 14 (veertien) kalenderdagen na de datum van de offerte een bestelling, verzoek om uw Apparatuur te retourneren, of verzoek om resterende gegevens te verwijderen en/of uw apparatuur te vernietigen ontvangen, sturen wij u een herinnering per e-mail en vragen wij u om ons te vertellen hoe u verder wilt gaan in overeenstemming met de bovenstaande opties. Als u niet reageert op deze herinnering, sturen we u nog 2 (twee) herinneringen met tussenpozen van 2 (twee) weken. Als u opnieuw niet reageert op deze herinneringen en ons niet vertelt hoe we verder moeten met uw apparatuur, zullen we uw apparatuur (inclusief uw gegevens) vernietigen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

4.4 Wij accepteren uw bestelling (in overeenstemming met uw autorisatie of verzoek in artikel 4.3).

4.5 Door u per e-mail een orderbevestiging te sturen ("Aanvaarding"), waardoor een wettelijk bindend contract tussen u en ons ("Contract") ontstaat, dat alle bepalingen bevat in overeenstemming met de Offerte, de Dienstbeschrijving, de DPA en deze AV. Wij kennen een bestelnummer toe aan uw bestelling. Het helpt ons als u ons het bestelnummer kunt geven wanneer u contact met ons opneemt.

5. TOEZENDING VAN BESCHADIGDE Gegevensdrager EN APPARATEN EN TERUGZENDING VAN Gegevensdrager, APPARATEN EN BACK-UPMEDIA

5.1 U heeft de volgende opties om ons uw Gegevensdrager toe te zenden: (i) u kunt uw Gegevensdrager op afspraak persoonlijk op ons kantoor afgeven ; (ii) u kunt op eigen kosten een koerierdienst van uw keuze regelen; of (iii) u kunt uw Gegevensdrager afgeven op een van onze afgiftelocaties (een lijst met afgiftelocaties kan online worden gevonden op https://www.ontrack.com/nl-nl/contact- Lokale afgiftelocaties in Nederland) en als u voor deze optie kiest, zal Ontrack u voorzien van verpakkingsinstructies voor uw Apparaten.

(iv) Als alternatief biedt Ontrack een ophaalservice van derden door tijdens het bestelproces de optie “Ophalen” te
selecteren. Ontrack stuurt u een verzendlabel voor uw pakket met verpakkingsinstructies en informeert u wanneer u de koerier kunt verwachten of over de locatie waar u uw gegevensdrager kunt afgeven om door de externe koerier te worden opgehaald.

5.2 We accepteren voornamelijk uw gegevensdragers en geen complete apparaten (bijv. laptops en desktops). Voor zover mogelijk verwijder uw gegevensdragers (harde schijf, SSD, enz.) uit uw apparaat. Mobiele telefoons of tablets zijn hiervan uitgesloten.

5.3 Alle gegevensdragers moeten worden verpakt in overeenstemming met de instructies op https://www.ontrack.com/nl-be/artikelen/verpakkingsinstructie omdat Ontrack niet aansprakelijk kan worden gesteld voor eventuele schade aan uw apparatuur tijdens het transport als de pakketten onjuist zijn verpakt.

5.4 Na de diagnose of het herstel (zie punt 4) sturen we uw back-upmedia naar uw adres via een erkende koeriersdienst. De kosten van verzending van uw back-upmedia conform contractueel overeengekomen. Neem contact op met Ontrack voordat u de bestelling afrondt als u niet wilt dat Ontrack uw back-upmedia per koerier terugstuurt. U kunt ook gebruik maken van een koeriersdienst van uw keuze op eigen kosten, of de back-upmedia persoonlijk op afspraak op ons kantoor afhalen.

5.5 De kosten voor het retourneren van uw apparatuur zijn gebaseerd op de informatie in de betreffende offerte. U wordt tijdens het bestelproces geïnformeerd over de exacte kosten.

6. ONZE GEGEVENSHERSTELDIENSTEN

6.1 In ruil voor uw betaling van de Vergoeding zullen wij de Diensten met redelijke zorg en vaardigheid leveren. Onze gegevenshersteldiensten omvatten gewoonlijk het volgende: Evaluatie en/of diagnose evenals - indien mogelijk - gegevensherstel.

Voor een gedetailleerde beschrijving van deze diensten verwijzen we naar onze Dienstbeschrijving. De Dienstbeschrijving maakt deel uit van deze AV.

6.2 Bij het onderzoeken van de Apparaten zullen wij redelijke voorzorgsmaatregelen nemen om te bepalen: (i) welke gegevens op de Apparaten toegankelijk en herstelbaar zijn; (ii) welke schade aan de Apparaten en/of gegevensstructuren kan worden vastgesteld; (iii) hoeveel gegevens (indien aanwezig) op de Apparaten waarschijnlijk kunnen worden hersteld; en (iv) om u te adviseren over de verwachte resultaten van het herstellen van gegevens van de Apparaten. Onze gegevenshersteldiensten kunnen bestaan uit het herstellen van gegevens in het laboratorium, door middel van softwareoplossingen en, voor zakelijke klanten, door middel van gegevensherstel op afstand.

6.3 We zullen redelijke inspanningen leveren om: (i) uw Gegevens te herstellen en u de herstelde Gegevens te leveren op een versleuteld back-upmedium; of (ii) andere diensten uit te voeren die we schriftelijk met u zijn overeengekomen, zoals het wissen van de Gegevens van de Gegevensdrager.

6.4 We leveren de meeste van onze diensten op het terrein van IBAS Ontrack in Noorwegen of KLDiscovery Ontrack in Engeland en Duitsland. We kunnen uw apparaat echter ook naar een zusterbedrijf in de Europese Economische Ruimte sturen. Gegevensherstel van mobiele telefoons en tablets wordt uitgevoerd in een van de Europese expertisecentra voor mobiele telefoons van Ontrack. In overeenstemming met artikel 1.5 kan het ook nodig zijn dat wij op afstand toegang krijgen tot uw gegevens van buiten de Europese Economische Ruimte om de Diensten te verlenen.

6.5 Op het moment dat we het Contract aangaan, kunnen we alleen een schatting maken van het tijdstip waarop uw gegevensherstel waarschijnlijk voltooid zal zijn. Het is niet mogelijk om een specifieke datum te geven voor de voltooiing van gegevensherstel vanwege de aard van de Diensten. U wordt echter tijdens de uitvoering van de dienst op de hoogte gesteld van de geschatte voltooiingsdatum. Wanneer u uw back-up media met uw herstelde gegevens van Ontrack ontvangt, vragen wij u deze onmiddellijk te controleren op technische functionaliteit. Ontrack kan uw herstelde gegevens alleen reproduceren in het geval van een storing van de back-upmedia binnen onze bewaartermijn voor uw herstelde persoonsgegevens zoals uiteengezet in de Gegevensverwerkingsovereenkomst van Ontrack.

6.6 Houd er rekening mee dat we niet alle Apple producten accepteren voor gegevensherstel. Onze gegevenshersteldiensten omvatten meestal geen gegevensherstel van Apple iMac-apparaten of iPhones/iPads die zijn teruggezet naar fabrieksinstelling. Neem contact op met onze klantenservice voordat u Apple producten opstuurt.

6.7 Voor sommige diensten kunnen we bepaalde informatie van u vragen, zoals gebruikersnaam, wachtwoord of toegangscodes. Als u deze informatie niet binnen een redelijke termijn na ons verzoek verstrekt, of als u onvolledige of onjuiste informatie verstrekt, kunnen we een aanvullend bedrag van een redelijk bedrag in rekening brengen om ons te compenseren voor het extra werk dat dit met zich meebrengt. We zijn niet verantwoordelijk voor enige vertraging of gedeeltelijke niet-levering van de diensten als dit te wijten is aan uw verzuim om ons de vereiste informatie te verstrekken.

6.8 Het is mogelijk dat we de levering van de Dienst moeten opschorten om (i) technische problemen op te lossen of technische wijzigingen door te voeren of (ii) de Dienst bij te werken om wijzigingen in relevante wet- en regelgeving te weerspiegelen. We kunnen de levering van de diensten ook opschorten als u niet betaalt na kennisgeving.

6.9 In het kader van onze dienstverlening zijn wij geen succes verschuldigd. In het bijzonder garanderen wij niet dat alle of een deel van uw gegevens kan worden hersteld of gebruikt, dat de mobiele telefoon of tablet, indien van toepassing, kan worden gebruikt in overeenstemming met het oorspronkelijke doel of dat we een ander bepaald resultaat zullen bereiken.

6.10 De volgende bepaling is alleen van toepassing op zakelijke klanten:

Gegevensherstel op afstand. Met Remote Data Recovery (RDR) maken we verbinding met het interne netwerk van de klant. Er worden geen apparaten aan ons overgedragen. In het geval van een RDR ontvangt u van ons een link naar een diagnoseofferte, die u elektronisch moet autoriseren in het geval van onze inbedrijfstelling. Na de diagnose ontvangt u details over de bestanden die waarschijnlijk kunnen worden hersteld. Op basis hiervan ontvangt u een offerte voor het gegevensherstel. U kunt meestal kiezen uit verschillende serviceniveaus, die meer gedetailleerd worden beschreven in onze Dienstbeschrijving. Voor gegevensherstel op afstand moet u de Ontrack RDR-klantensoftware downloaden en installeren via de link die door Ontrack wordt verstrekt. Eenmaal geïnstalleerd, stelt de RDR-klant de gebruiker in staat om verbinding te maken met Ontrack via een versleutelde internetverbinding. De RDR-verbinding wordt door Ontrack uitsluitend gebruikt om de Ontrack hersteltools rechtstreeks op de computer van de klant uit te voeren. Ontrack gebruikt de RDR-verbinding om de Ontrack Recovery Tools op te slaan op de computer van de klant in een beveiligde map. Uw gegevens worden tijdens dit proces niet naar Ontrack verzonden. Zodra de RDR is voltooid, worden de Ontrack Recovery Tools van de computer van de klant verwijderd. Ontrack garandeert dat de RDR-klantensoftware (a) vrij is van programmacode of programma-instructies die opzettelijk zijn ontworpen om computerprogramma's, bestanden of operaties te onderbreken, uit te schakelen, te beschadigen, te verstoren of anderszins nadelig te beïnvloeden; en (b) geen andere kwaadaardige of schadelijke code bevat waarnaar gewoonlijk wordt verwezen als virussen of die wordt beschreven met vergelijkbare termen, waaronder Trojaans paard, worm of achterdeur.

7. INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN

7.1 Uw apparatuur en gegevens blijven altijd uw eigendom en wij hebben er geen andere eigendoms-, gebruiks- of andere rechten op dan het recht om uw apparatuur en gegevens te bezitten en te gebruiken om de diensten te verlenen. U behoudt alle intellectuele eigendomsrechten die u hebt op uw gegevens.

7.2 Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de levering van de diensten blijven bij Ontrack, inclusief de ontwikkeling, creatie en levering van de diensten, uitvindingen, auteursrechtelijk beschermde werken, methoden, processen en knowhow gebruikt om de diensten te ontwikkelen of samen te stellen, samen met alle hardware, firmware, platforms, software en alle wijzigingen, verbeteringen, nieuwe functies of functionaliteit gecreëerd of gebruikt door Ontrack als onderdeel van de diensten

8. RECHT OP ANNULERING

Deze clausule is alleen van toepassing op consumenten.

8.1 Tijdens de Evaluatie kunt u op elk moment annuleren. Als u een Bestelling plaatst, inclusief een eventuele diagnose, heeft u het recht om dit contract binnen veertien dagen zonder opgaaf van reden te herroepen. De herroepingstermijn is veertien dagen vanaf de dag van het sluiten van het contract.

8.2 Om uw herroepingsrecht uit te oefenen, moet u Ontrack door middel van een duidelijke verklaring (bijv. per post, fax, e-mail of telefoon) op de hoogte stellen van uw beslissing om dit contract te herroepen:

(a) Per e-mail: nlinfo@ontrack.com.

(b) Per telefoon: 0800 5765565; +31203013300

(c) Per post: Ontrack, De Brand 22, 3823 LJ Amersfoort

8.3 U kunt ook het modelformulier voor herroeping aan het einde van deze AV gebruiken. De effectiviteit van uw herroeping is niet afhankelijk van het gebruik van dit modelformulier voor herroeping. Wij sturen u onverwijld een ontvangstbevestiging van uw herroeping (bijv. per e-mail).

8.4 Om te voldoen aan de annuleringstermijn, is het voldoende dat u de kennisgeving van de uitoefening van het annuleringsrecht verzendt voor het einde van de annuleringstermijn.

8.5 Indien u het contract annuleert, moet Ontrack alle betalingen die Ontrack van u heeft ontvangen onverwijld en uiterlijk binnen veertien dagen na de dag waarop Ontrack bericht van uw annulering van dit contract heeft ontvangen, aan u terugbetalen. Door ons verzoek tot offerte (artikel 4.3) elektronisch te autoriseren, machtigt u ons uitdrukkelijk om onmiddellijk met de Diensten te beginnen. In het geval van een herroeping nadat de diensten zijn begonnen, bent u aansprakelijk voor het betalen van een vergoeding voor de waarde van de geleverde diensten tot op dat moment. Zodra we de diensten volledig hebben geleverd, kunt u het contract niet meer herroepen, zelfs als de herroepingstermijn nog niet is verstreken.

8.6 Voor de terugbetaling gebruiken we hetzelfde betaalmiddel dat u voor de oorspronkelijke transactie hebt gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders met u is overeengekomen. In geen geval worden kosten in rekening gebracht voor de terugbetaling.

9. GEEN HERROEPINGSRECHT VOOR ZAKELIJKE KLANTEN

9.1 De bepaling in clausule 8 is niet van toepassing op zakelijke klanten.

10. BEËINDIGINGSRECHTEN

10.1 Onverminderd andere rechten kan de dienstverleningsrelatie door elk van de contract sluitende partijen om gegronde redenen worden beëindigd zonder inachtneming van een opzeggingstermijn, indien er feiten bestaan op grond waarvan van de beëindigende partij, rekening houdend met alle omstandigheden van het individuele geval en na afweging van de belangen van beide contract sluitende partijen, redelijkerwijs niet kan worden verwacht dat zij de contractuele relatie tot de overeengekomen beëindiging van de contractuele relatie voortzet, met name indien:

(a) een van de partijen (i) wezenlijk een voorwaarde van het Contract schendt op een wijze die niet hersteld kan worden; of (ii) indien een dergelijke schending herstelbaar is, nalaat deze schending te herstellen binnen een periode van 7 (zeven) dagen nadat de partij schriftelijk is aangemaand deze te herstellen; of (iii) herhaaldelijk het Contract schendt (met inbegrip van deze AV); of

(b) (Ontrack beëindigingsrecht): de Klant verzuimt de vergoeding voor de gegevenshersteldiensten te betalen wanneer deze verschuldigd is; en/of

(c) een partij haar activiteiten geheel of gedeeltelijk staakt (of dreigt te staken), of een vereffenaar, curator of bewindvoerder wordt aangesteld ten aanzien van haar onderneming of enig deel van haar activa, of zij wordt ontbonden (tenzij ten behoeve van een voorgestelde solvente fusie of reconstructie waarbij de resulterende entiteit alle verplichtingen overneemt), of een bevoegde rechtbank een insolventie-, vereffenings- of soortgelijke beschikking uitvaardigt, of de partij een schikking treft met haar crediteuren, niet in staat is haar schulden te betalen wanneer deze verschuldigd zijn of, indien het een natuurlijke persoon betreft, insolvent wordt.

10.2 Wij (Ontrack) kunnen het contract beëindigen als wij, door het uitvoeren van het contract, van toepassing zijnde export- en sanctiewetten overtreden met betrekking tot de omgang met bepaalde bedrijven en personen zoals bepaald door de Europese Commissie of andere nationale autoriteiten, waaronder de Verenigde Staten. U gaat ermee akkoord om, op ons verzoek, een identiteitsbewijs te verstrekken om de toepasselijkheid van de toepasselijke export- en sanctiewetgeving te verifiëren.

10.3 Indien de beëindiging plaatsvindt om een reden waarvoor Ontrack niet verantwoordelijk is, is de Afnemer verplicht de overeengekomen vergoeding voor alle door Ontrack geleverde gegevenshersteldiensten te betalen totdat de beëindiging van kracht wordt.

11. GARANTIES EN ERKENNING DOOR DE KLANT

11.1 U erkent en garandeert ons dat (i) u wettelijk in staat bent om bindende contracten aan te gaan; (ii) u volledig bevoegd, gemachtigd en gerechtigd bent om in te stemmen met deze AV en, indien u een zakelijke klant bent, de juiste wettelijke autoriteit hebt om het contract aan te gaan; (iii) alle informatie die u aan ons verstrekt in verband met uw bestelling waarheidsgetrouw, nauwkeurig, volledig en niet misleidend is; (iv) u eigenaar bent van de apparatuur of toestemming hebt van de eigenaar van de apparatuur om ons de diensten te laten verlenen; (v) het niet in strijd is met enige verplichting of recht van derden dat u uw Apparatuur of gegevens aan ons overdraagt; (vi) het niet in strijd is met enige toepasselijke wet dat u uw Apparatuur of gegevens aan ons overdraagt; (vii) u wettelijk gerechtigd bent om toegang te verlenen tot de gegevens; (viii) uw apparatuur geen materiaal (zoals gegevens) bevat dat inbreuk kan maken op de intellectuele eigendomsrechten van derden; en (ix) uw apparatuur geen materiaal (zoals gegevens) bevat dat inbreuk maakt op enige toepasselijke wet.

11.2 Wij behouden ons het recht voor (en u erkent hierbij dat wij het recht hebben) om schriftelijk bewijs te vragen van uw eigendom, toestemming of wettelijke recht om toestemming te verlenen voor de Diensten en om de Diensten op te schorten of niet te starten bij het ontbreken van dergelijk bewijs. U stemt ermee in om ons op verzoek een identiteitsbewijs te verstrekken zodat wij de toepasselijkheid van alle toepasselijke export- en sanctieregelgeving kunnen verifiëren in overeenstemming met artikel 10.2.  

11.3 U erkent en aanvaardt hierbij als voorwaarde van het Contract dat uw Apparatuur en/of Gegevens beschadigd kunnen zijn voordat wij deze ontvangen en dat onze inspanningen om de Diensten te voltooien kunnen resulteren in de vernietiging of verdere beschadiging van uw Apparatuur en/of Gegevens. We zullen redelijke zorg aanwenden bij de uitvoering van de Diensten, maar zijn niet verantwoordelijk voor bestaande of bijkomende schade die kan ontstaan aan uw Apparatuur of Data tijdens de uitvoering van de Diensten. Dit heeft geen invloed op de bepalingen van artikel 13.

12. PRIJS EN BETALING

12.1 De prijs van de diensten is de vergoeding die wordt vermeld in de betreffende offerte (inclusief btw, indien van toepassing). Betaling kan plaatsvinden door middel van bankoverschrijving of creditcard, of voor zakelijke klanten ook door bestelling op rekening.

12.2 In het geval van vooruitbetaling per bankoverschrijving of betaling per creditcard, is de vergoeding over het algemeen verschuldigd vóór aanvang van de Diensten (vooruitbetaling) of, indien van toepassing, op het tijdstip dat is vermeld in de afzonderlijk met Ontrack gesloten betalingsovereenkomst. Indien u nalaat een bedrag te betalen dat op grond van de Overeenkomst aan ons verschuldigd is, kunnen wij de Apparatuur en Gegevens behouden totdat de betaling volledig is voldaan. In het geval van een geannuleerde, te late of niet-betaling ontvangt u een eerste herinnering nadat de betaling verschuldigd is. Als de betaling niet is ontvangen na de eerste herinnering, ontvangt u nog een herinnering voordat we ons het recht voorbehouden de vordering over te dragen aan ons incassobureau. Verder behouden we ons het recht voor om vertragingsrente te eisen of verdere vorderingen in te dienen.

12.3 In het geval van betaling per creditcard stuurt Ontrack u een betaallink naar een beveiligd betalingsplatform van derden om de betaling te autoriseren en het betalingsproces te voltooien nadat het werk is voltooid, maar voordat de back-upmedia naar u worden verzonden.

12.4 Zakelijke klanten ontvangen een factuur. Als u de factuur niet volledig betaalt binnen de afgesproken betalingstermijn, sturen we u een herinnering. Als de betaling na de eerste herinnering uitblijft, ontvangt u nog een herinnering voordat we de vordering uit handen geven aan ons incassobureau. In geval van betalingsachterstand brengen we de wettelijk toegestane rente in rekening. We behouden ons het recht voor om verdere vorderingen in te stellen (bijvoorbeeld voor schade veroorzaakt door wanbetaling).

13. BEPERKING VAN AANSPRAKELIJKHEID

13.1 Schadeclaims van de klant zijn uitgesloten. Uitgesloten hiervan zijn schadeclaims van de klant die voortvloeien uit letsel aan leven, lichaam of gezondheid of uit de schending van essentiële contractuele verplichtingen (kardinale verplichtingen), evenals aansprakelijkheid voor andere schade op basis van een opzettelijk of grof nalatig plichtsverzuim door Ontrack of de wettelijke vertegenwoordigers of plaatsvervangende agenten van Ontrack. Essentiële contractuele verplichtingen zijn verplichtingen waarvan de nakoming noodzakelijk is om het doel van het contract te bereiken.

13.2 In het geval van een schending van wezenlijke contractuele verplichtingen is Ontrack alleen aansprakelijk voor de voorzienbare schade die kenmerkend is voor het contract als deze schade alleen is veroorzaakt door eenvoudige nalatigheid (d.w.z. geen grove nalatigheid of opzettelijk wangedrag), behalve in het geval van schadeclaims van de Klant als gevolg van letsel aan leven, lichaam of gezondheid. Met betrekking tot zakelijke klanten, tenzij de schade opzettelijk of door grove nalatigheid werd veroorzaakt of aansprakelijkheid voor letsel aan leven, lichaam of gezondheid bestaat, is Ontrack in elk geval slechts aansprakelijk tot een maximumbedrag van 20.000 euro. U (de Zakelijke Afnemer) erkent en komt met ons (Ontrack) overeen dat het bovengenoemde maximale aansprakelijkheidsbedrag hoger is dan de voorzienbare schade die kenmerkend is voor het contract.

13.3 Onverminderd artikel 13.1 hierboven zijn wij niet verantwoordelijk voor fysieke of andere schade aan of vernietiging van uw Apparatuur en uw gegevens of voor het vervallen van garanties met betrekking tot uw Apparatuur tijdens het leveren van onze Diensten indien dergelijke schade, vernietiging, verslechtering of verval ontstaat als gevolg van de uitvoering van de Diensten in overeenstemming met deze Overeenkomst. Dit is niet van toepassing op schade veroorzaakt door opzettelijk of grof nalatig plichtsverzuim van Ontrack of onze wettelijke vertegenwoordigers of agenten.

13.4 Hoewel we redelijke inspanningen zullen leveren om zorg te dragen voor uw apparatuur of gegevens terwijl deze in ons bezit zijn, zijn we niet verantwoordelijk jegens u als uw apparatuur of gegevens verloren gaan, worden vernietigd, beschadigd of anderszins schade oplopen door normale slijtage of door de aard van de Diensten buiten onze schuld om.

13.5 Geen van de partijen is aansprakelijk jegens de ander, hetzij contractueel, op grond van onrechtmatige daad (inclusief nalatigheid), schending van wettelijke verplichtingen of anderszins, voortvloeiend uit of in verband met deze AV of een Contract, voor indirecte schade of gevolgschade, winstderving, inkomstenderving of zakelijke verliezen.

13.6 Gebruik van koeriers. In overeenstemming met de bepalingen van clausule 5 is Ontrack, in het geval dat de originele gegevensdragers door een door Ontrack ingeschakelde derde koerier worden verzonden, slechts aansprakelijk tot het bedrag van de door de derde koerier aangeboden vergoeding. De voorwaarden van de derde koerier zijn DHL Express https://www.dhlexpress.nl/nl/algemene-voorwaarden , HTG expres https://www.htg-express.com/condiciones-generales-contratacion/?lang=en

14. SCHADELOOSSTELLING

14.1 U vrijwaart Ontrack tegen vorderingen van derden die tegen ons worden ingesteld als gevolg van uw onrechtmatige gedrag. Deze vrijwaring geldt met name voor vorderingen wegens inbreuk op gegevensbescherming, mededinging of auteursrecht.

14.2 In het geval dat uw verklaringen onder clausule 11.1 geheel of gedeeltelijk niet juist zijn, vrijwaart u Ontrack van alle aanspraken van derden die niet zouden bestaan als uw verklaringen juist waren geweest.

14.3 U vrijwaart Ontrack tegen aanspraken van derden die gebaseerd zijn op het feit dat u niet de (enige) eigenaar bent van de apparaten en de gegevens, dat uw beschikkingsbevoegdheid over de apparaten en gegevens anderszins beperkt is of dat de gegevens zijn verzameld, gecreëerd, opgeslagen of anderszins verwerkt in strijd met rechten van derden of op onrechtmatige wijze.14.3 Naast schadevergoeding omvat de vrijwaring volgens deze Clausule 14 boetes en bewezen redelijke proceskosten (inclusief kosten van vervolging en verdediging).

15. GEGEVENSBESCHERMING

15.1 Informatie over gegevensbescherming is te vinden op de volgende link op onze website: https://www.ontrack.com/nl-be/legal/privacy-policy

16. HOE WIJ PERSOONLIJKE GEGEVENS VERWERKEN (TERUGGEVORDERDE GEGEVENS)

16.1 Voor zover Ontrack persoonsgegevens voor u als klant verwerkt in het kader van gegevensherstel, is onze Gegevensverwerkingsovereenkomst van toepassing, die beschikbaar is op https://www.ontrack.com/nl-be/legal/data-recovery-voorwaarden#dpa

17. VERTROUWELIJKE INFORMATIE

17.1 De overdragende partij heeft een vertrouwelijkheidsbelang in de Vertrouwelijke Informatie die aan de ontvangende partij wordt bekendgemaakt. De ontvangende partij verbindt zich er daarom toe om de Vertrouwelijke Informatie die aan haar wordt verstrekt of die op een andere manier aan haar beschikbaar wordt gesteld, als strikt vertrouwelijk te behandelen en deze niet beschikbaar te stellen aan derden, hetzij geheel of gedeeltelijk, tenzij de verstrekkende partij haar voorafgaande schriftelijke toestemming heeft gegeven voor bekendmaking aan derden en de derde partij zich ertoe heeft verbonden de vertrouwelijkheid te handhaven op een wijze die in overeenstemming is met deze AV.

17.2 De geheimhoudingsverplichtingen strekken zich niet uit tot Vertrouwelijke Informatie ten aanzien waarvan de ontvangende partij kan aantonen dat (a) deze voorafgaand aan de mededeling reeds bekend was bij de ontvangende partij, of (b) deze zich reeds in het publieke domein bevond, in het publieke domein en vrij toegankelijk was op het moment van de mededeling aan de ontvangende partij, of dit nadien is geworden, of (c) deze na de mededeling buiten de schuld van de ontvangende partij in het publieke domein terecht is gekomen zonder schending van deze AVG, (d) ze in wezen dezelfde is als informatie die op enig moment door een geautoriseerde derde partij aan de ontvangende partij bekend is gemaakt of beschikbaar is gesteld, of (e) ze door de ontvangende partij onafhankelijk van de Vertrouwelijke Informatie is ontwikkeld, of (f) ze door de verstrekkende partij vooraf uitdrukkelijk schriftelijk is geautoriseerd voor bekendmaking, of (g) het bezit, de inbezitneming of de kennis ervan in strijd is met toepasselijk strafrecht, of (h) ze bekend moet worden gemaakt op grond van een bindend overheids- of gerechtelijk bevel of een dwingende wettelijke eis.

18. OVERIGE BELANGRIJKE VOORWAARDEN

18.1 Dit Contract geldt tussen u en ons. Derden hebben geen recht enige voorwaarde daarvan in te roepen of af te dwingen. Alle artikelen van deze Voorwaarden functioneren afzonderlijk. Indien een rechter of relevante instantie oordeelt dat enige voorwaarde onrechtmatig en/of onuitvoerbaar is, zullen de overige bepalingen volledig van kracht blijven. Indien wij niet direct actie tegen u ondernemen wanneer u het Contract schendt, kunnen wij dit op een later moment alsnog doen. lndien we niet onmiddellijk actie tegen u ondernemen met betrekking tot uw schending van dit contract, weerhoudt dit ons er niet van om dit later alsnog te doen, voor zover dit in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving.

18.2 We kunnen de Diensten aanpassen om wijzigingen in relevante wetten en regelgevende vereisten te weerspiegelen en om kleine technische aanpassingen en verbeteringen aan te brengen, bijvoorbeeld om een beveiligingsdreiging aan te pakken. Deze wijzigingen hebben geen invloed op uw gebruik van de Diensten. Daarnaast kunnen we andere wezenlijke wijzigingen aanbrengen in deze AV of de Diensten, maar als dit gebeurt, zullen we u hiervan vooraf op de hoogte stellen en kunt u het Contract beëindigen voordat de wijzigingen van kracht worden en een terugbetaling ontvangen voor betaalde maar niet ontvangen Diensten.

18.3 Evenals eventuele overige rechten die u op grond van wet- of regelgeving heeft, kunt u, indien u inwoner van de Europese Unie bent, de mogelijkheid hebben een klacht in te dienen bij het Online Platform voor Geschillenbeslechting van de Europese Unie (het “Platform”) dat online afhandeling van geschillen mogelijk maakt. Meer informatie is te vinden op https://webgate.ec.europa.eu/odr/. Ontrack is voornemens het Platform te gebruiken voor de afhandeling van geschillen en u gaat ermee akkoord dat Ontrack geen enkele verplichting heeft om het Platform te gebruiken om eventuele geschillen te beslechten

18.4 Op deze Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van de conflictregels van internationaal privaatrecht. Mogelijke geschillen die niet door middel van een minnelijke schikking opgelost kunnen worden, zullen uitsluitend voorgelegd worden aan de bevoegde rechter in Amsterdam, Nederland. Een Particuliere Klant kan het geschil ook voorleggen aan de bevoegde Nederlandse rechter van zijn woonplaats. Indien een Particuliere Klant het geschil aan een andere bevoegde Nederlandse rechter wil voorleggen, dan dient hij Ontrack daarvan schriftelijk op de hoogte te stellen binnen 1 (één) maand nadat Ontrack de Particuliere Klant heeft meegedeeld dat het een beroep op dit artikel wil doen, bij gebreke waarvan de bevoegde rechter van Amsterdam uitsluitend bevoegd zal zijn.

Geldig vanaf december 2023

SCHEMA

MODELFORMULIER INTREKKING

(Vul dit formulier in en retourneer het uitsluitend indien u zich uit het contract wil terugtrekken)

Aan

KLDiscovery Ontrack B.V. (KvK 56256655)

De Brand 22

3823 LJ Amersfoort

The Netherlands

Betreft: Herroeping van het dienstverleningscontract

Hierbij deel ik/delen wij [*] mee dat ik/wij [*] mijn/ons [*] koopcontract van de volgende goederen [*]/voor de levering van de volgende diensten [*] bekent onder het unieke ordernummer:             intrek{ken},

Besteld op [*]/ontvangen op [*],

Naam consument(en),

Adres consument(en),

Handtekening consument(en) (uitsluitend indien dit formulier op papier afgedrukt is),

Datum

[*] doorhalen indien niet van toepassing

Servicebeschrijving voor Ontrack gegevenshersteldiensten

1. Het gegevensherstelproces, de service en begrenzing.

a) De gegevenshersteldiensten kunnen in verschillende stappen worden uitgevoerd:

• Evaluatie - zie sectie 2 hieronder -; of/en
• Diagnose - zie sectie 3 hieronder -; en
• Gegevensherstel na Evaluatie en/of Diagnose - zie sectie 4 hieronder -,

Mogelijk met RDR® (Remote Data Recovery™), Gegevensherstel op afstand voor zakelijke Klanten - zie sectie 5 hieronder.

b) Ontrack zal door passende maatregelen te nemen zoveel mogelijk gegevens herstellen van beschadigde gegevensdragers of van gegevens beschadigd door andere oorzaken. Ontrack voert geen test uit op bruikbaarheid of compatibiliteit van de herstelde gegevens met applicaties.

c) Het is mogelijk dat verwijderde en/of beschadigde gegevens niet kunnen worden gelezen, zelfs wanneer de tools en technologieën van Ontrack worden gebruikt. Daarom kan Ontrack niet garanderen dat gegevens op beschadigde gegevensdragers kunnen worden hersteld, gerepareerd of gelezen.

d) Ontrack zal de beschadigde gegevensdragers of van gegevens beschadigd door andere oorzaken onderzoeken om te bepalen welke stappen moeten worden genomen om gegevens en gegevensstructuren te herstellen tot het punt waarop ze waarschijnlijk weer kunnen worden gelezen en gebruikt met hun applicaties. Om dit te doen, past Ontrack de hoogste technische normen en eigen processen toe, evenals software en hardware tools. Door de aard van Ontracks werk met beschadigde gegevens of gegevensdragers bestaat er een risico dat resterende gegevens op de beschadigde gegevensdragers geheel of gedeeltelijk verloren gaan.

e) De Klant erkent dat er een risico blijft bestaan dat:

• zodra bestaande gegevens niet meer kunnen worden hersteld, aanvullende gegevens verloren kunnen gaan;
• herstelde gegevens niet kunnen worden gebruikt door de Klant;
• de gegevens op de gegevensdragers geheel of gedeeltelijk kunnen worden vernietigd; en
• de gegevensdragers, software en andere geleverde zaken beschadigd of onbruikbaar kunnen worden.

2. Evaluatie

a) De Evaluatie is een eerste beoordeling, door een ervaren data recovery engineer die bepaalt welke schade zichtbaar is op de gegevensdragers, om een schatting te kunnen geven van de hoeveelheid data die naar verwachting kan worden hersteld. Tijdens de Evaluatie wordt de gegevensdrager van de Klant aangesloten op onze eigen systemen en indien nodig geopend. Tijdens de Evaluatie worden geen gegevens gekopieerd/geback-upt (imaged) of verder geanalyseerd. Er wordt geen lijst van herstelbare gegevens of indicatie gegeven van welke bestanden kunnen worden hersteld. Ontrack verstrekt geen afzonderlijk schaderapport.

De Evaluatie kan worden gebruikt voor HDD's, SDD's en RAID/NAS-systemen. Uitgesloten van de Evaluatie zijn gegevensdragers met verwijderde gegevens, water- en brandschade en reeds geopende gegevensdragers, evenals mobiele telefoons, tablets en flashgegevensdragers.

b) Ontrack informeert de Klant na de Evaluatie of (i) voor Gegevensherstel in aanmerking komt, (ii) een verdere Diagnose vereist is om de opties voor gegevensherstel te kunnen bepalen, inclusief welke gegevens waarschijnlijk kunnen worden hersteld (zie punt 3); (iii) of Gegevensherstel onder de gegeven omstandigheden niet door Ontrack kan worden uitgevoerd.

c) Een beoordeling van het waarschijnlijke succes van Gegevensherstel na de Evaluatie wordt gemaakt op basis van de volgende classificaties:

• Uitstekend - Wij verwachten dat 95-100% van uw gegevens met succes worden hersteld.
• Goed - We verwachten dat 75-90% van uw gegevens met succes kunnen worden hersteld.
• Gedeeltelijk herstelbaar - We schatten dat een klein deel van uw gegevens kan worden hersteld in een bereik van maximaal 50%.
• Complex - Vanwege de complexiteit van de storing kunnen we nog geen exact percentage geven voor de herstelbaarheid van uw     gegevens. Een uitgebreide Diagnose is nodig.
• Niet herstelbaar - We kunnen geen toegang krijgen tot de gegevens op uw gegevensdrager.

d) De beoordeling van de kans op succes van Gegevensherstel op basis van de bovenstaande classificatie is geen garantie dat de percentages vermeld in paragraaf 2c zullen worden gehaald, aangezien noch fysieke noch gegevens structuur schade wordt hersteld in een Evaluatie.

e) Op verzoek van de Klant kan Ontrack na de Evaluatie een betaalde Diagnose uitvoeren, die waar mogelijk het maken van een Verifile bestandenlijst omvat, waarmee de details van de te herstellen gegevens nauwkeuriger kunnen worden bepaald (zie punt 3 hieronder). Let op! in het, niet veel voorkomende, geval dat er geen gegevens kunnen worden hersteld is het niet mogelijk om een bestandenlijst te verstrekken.

f) Als de Klant op basis van de resultaten van de Evaluatie (zie punt 4 hieronder) een bestelling plaatst voor Diagnose of Gegevensherstel, voert Ontrack de betreffende dienst uit.

g) De Klant kan besluiten om na de Evaluatie geen Gegevensherstel of Diagnose uit te laten voeren. Als de Klant dit wenst, worden de gegevensdragers aan de Klant geretourneerd tegen de in het offerteformulier vermelde vergoeding. Anders worden de gegevensdragers en de data veilig in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving vernietigd.

h) Houd er rekening mee dat de verwerking tijdens de Evaluatie de apparatuur van de Klant kan beschadigen.

3. Diagnose

a) Voor het herstel van gegevens op smartphones, tablets, flash gegevensdragers of in het geval van specifieke gegevensschade, biedt Ontrack een Diagnose aan. Ontrack kan echter ook een Diagnose aanbevelen nadat de Evaluatie is uitgevoerd, met name in het geval van complexe schade. Een Diagnose kan ook worden aangevraagd zonder de Evaluatie.

b) De Diagnose bepaalt het type en de omvang van de dataschade, de exacte bepaling van de mogelijkheden van gegevensherstel op de door de Klant geleverde gegevensdragers en de hoeveelheid bestanden/gegevens die waarschijnlijk kunnen worden hersteld. Ontrack zal de Klant toegang verlenen tot een eigen platform waarmee de Klant de status kan volgen en de Klant een definitieve bestandslijst (Verifile) kan verstrekken indien Gegevensherstel mogelijk is. In sommige gevallen kan Ontrack geen toegang krijgen tot de gegevens en daarom geen bestandslijst (Verifile) leveren.

c) De bestandslijst (Verifile) bevat een indicatie van de kwaliteit van de gegevens in termen van bruikbaarheid in het stoplichtsysteem:

• Groen – de data zal waarschijnlijk werken/openen met de betreffende applicatie.
• Geel - de gegevens of bestanden zijn gedeeltelijk beschadigd. Dit heeft waarschijnlijk tot gevolg dat de bestanden niet geopend en bewerkt kunnen worden in de betreffende applicatie. Het is misschien mogelijk om de beschadigde bestanden te herstellen, maar Ontrack biedt dit niet aan.
• Rood - de data of bestanden zijn beschadigd. Dit heeft waarschijnlijk tot gevolg dat de bestanden niet geopend en bewerkt kunnen worden in de betreffende applicatie.

d) Ontrack kan de bruikbaarheid van de gegevens met de applicaties van de Klant niet garanderen als onderdeel van de Diagnose. Ontrack Engineers zullen richtlijnen geven voor de algemene status van de herstelde gegevens, maar deze voorspellingen kunnen niet worden gegarandeerd als gevolg van andere oorzaken van schade die niet kunnen worden geïdentificeerd. Dit geldt in het speciale geval voor databasebestanden van alle soorten. Het importeren van de datasets, de inspanning voor het opschonen van de datasets volgens de stand van de techniek van de respectievelijke databasesoftware en -applicatie en het raadplegen van verdere experts is uitsluitend de verantwoordelijkheid van de Klant. Ontrack zal de Klant en de opdrachtnemers zoveel mogelijk ondersteunen.

e) Er zijn speciale gegevensverliesscenario's waarbij de gekleurde vermeldingen in de bestandslijst (Verifile) geen betekenis hebben. In het geval van dergelijke ernstige structurele schade garandeert Ontrack de functionaliteit van de bestanden niet.   Als een dergelijk geval bestaat, wordt dit aangegeven in het Diagnoseresultaat.

f) De Diagnose wordt uitgevoerd in een van de gespecialiseerde Europese laboratoria van Ontrack.

g) Afhankelijk van het type gegevensdragers kan de Diagnose leiden tot de overdracht van gegevens naar een ander opslagmedium en de vernietiging van het oorspronkelijke apparaat van de Klant.

h) Indien de Klant op basis van de resultaten van de Diagnose een bestelling voor Gegevensherstel plaatst (zie punt 4d hieronder), zal Ontrack het Gegevensherstel uitvoeren.

i) De Klant kan na de Diagnose besluiten het Gegevensherstel niet uit te laten voeren. Op verzoek van de Klant worden de gegevensdragers van de Klant dan aan de Klant geretourneerd tegen de in het Offerteformulier vermelde vergoeding. Anders worden de gegevensdragers en de data in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving veilig vernietigd.

4. Gegevensherstel na Diagnose of Evaluatie

a) Aanbod voor Gegevensherstel na Evaluatie

Het resultaat van de Evaluatie wordt samen met een offerte voor Gegevensherstel verzonden. Alleen de verwachte succesbeoordeling Uitstekend/Goed/Gedeeltelijk herstelbaar /Niet herstelbaar /Complex wordt verzonden.

De Klant ontvangt een offerte voor Gegevensherstel zoals beschreven in onze Algemene Voorwaarden. De offerte voor Gegevensherstel bevat de prijs voor gegevensherstel en een indicatie van de doorlooptijd afhankelijk van het gewenste serviceniveau (zie paragraaf c.)

b) Aanbod voor Gegevensherstel na Diagnose

Het resultaat van de Diagnose, waar mogelijk de Verifile bestandenlijst, wordt aangeboden.

De Klant ontvangt een offerte voor Gegevensherstel zoals beschreven in onze Algemene Voorwaarden. De offerte voor Gegevensherstel bevat de prijs voor gegevensherstel en een indicatie van de doorlooptijd afhankelijk van het gewenste serviceniveau (zie paragraaf c.)

c) Serviceniveaus

Voor Gegegevensherstel kan de Klant kiezen uit de volgende serviceniveaus, afhankelijk van de urgentie:

Emergency service (24-uurs service voor noodgevallen)

Het proces begint onmiddellijk na ontvangst van de bestelling, 24 uur per dag. De verwerkingstijd is ook dag en nacht tot het Gegevensherstel is voltooid en de gegevens zijn geleverd.

Priority service

Het proces begint onmiddellijk na ontvangst van de bestelling op werkdagen (maandag tot vrijdag) tijdens kantooruren. De verwerkingstijd is meestal 3-5 werkdagen.

Standard service

De gegevensdrager wordt verwerkt op werkdagen (maandag tot vrijdag) tijdens kantooruren. De verwerkingstijd is meestal 7-10 werkdagen.

Economy service

De gegevensdrager wordt verwerkt op werkdagen (maandag tot vrijdag) tijdens kantooruren. De verwerkingstijd is meestal 20 werkdagen

d) Aanvaarding van Gegevensherstel

De Klant aanvaardt offerte voor Gegevensherstel zoals beschreven in onze Algemene Voorwaarden.

Als de Klant op basis van de Evaluatieresultaten of de bestandenlijst (verifile) besluit om het Gegevensherstel niet uit te voeren, wordt de bestelling als geannuleerd beschouwd. Op verzoek van de Klant worden de gegevensdragers aan de Klant geretourneerd tegen de in het offerteformulier vermelde vergoeding. Anders worden de gegevensdragers en de data in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving veilig vernietigd.

e) Gegevensherstel uitvoeren

Als de Klant, na het bekijken van de resultaten van de Evaluatie en/of de Diagnose, een bestelling plaatst voor Gegevensherstel op basis van de offerte voor Gegevensherstel, voert Ontrack het Gegevensherstel uit.

De Klant ontvangt de gegevens die door Ontrack kunnen worden hersteld. Na een Diagnose zijn dit meestal de gegevens die in de bestandslijst (Verifile) worden weergegeven.

De door Ontrack herstelde gegevens worden meestal opgeslagen op een externe harde schijf en naar de Klant verzonden.

Bij het plaatsen van de bestelling kan de Klant aangeven of de beschadigde gegevensdragers geretourneerd moeten worden tegen de in het offerteformulier vermelde vergoeding of dat de beschadigde gegevensdragers en de data in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving veilig mogen worden vernietigd.

f) Afwijkingen in het gegevensherstelresultaat

In het geval dat de hoeveelheid teruggehaalde gegevens aanzienlijk minder is dan de hoeveelheid terug te halen gegevens die in de Evaluatie werd geschat, zal, wanneer niet eerder een bestandslijst werd besteld, zonder extra kosten een bestandslijst aan de Klant worden verstrekt om te helpen bij de beslissing om door te gaan met de herstelfase. Als er eerder een bestandslijst is besteld en geleverd, zal de Klantenservice contact opnemen met de Klant om de resultaten en de opties voor het Gegevensherstel te bespreken.

5. RDR Data Herstel Op Afstand Dienst

a) RDR® staat voor Remote Data Recovery™ ("RDR"). RDR is een gepatenteerde technologie waarmee technici van Ontrack een gegevensherstel service van laboratoriumkwaliteit kunnen uitvoeren via een internetverbinding. Sluit de server, desktop of laptop drive(s) of LUN(s) die Gegevensherstel nodig hebben aan op een Windows machine of virtuele machine die toegang heeft tot het internet. Windows moet het apparaat/de apparaten zien in Schijfbeheer. RDR van Ontrack bestaat uit drie hoofdonderdelen:

- Clientsoftware: speciaal ontwikkelde RDR clientsoftware initieert een verbinding met een Ontrack RDR server. De RDR client werkt op Microsoft Windows besturingssystemen (7, server 2008 of hoger). De te herstellen schijven hoeven niet van een bepaald bestandsssysteem te zijn.

- RDR-server: Ontrack heeft verschillende serverlocaties over de hele wereld.

- RDR werkstation: Dit wordt gebruikt door Ontrack technici om op afstand de tools op de machine van de Klant te bedienen en de gegevens van de Klant te herstellen.

b) de Klant downloadt de juiste RDR Klantversie en installeert deze op de Windows machine of virtuele machine die voor het herstel zal worden gebruikt. Vervolgens maakt de Ontrack clientsoftware een uitgaande TCP/IP-verbinding van de locatie van de Klant naar de Ontrack server, waarbij een tunnel of point-to-point verbinding over het internet wordt gecreëerd. Aangezien de verbinding waarschijnlijk een webverbinding gebruikt, kan deze door de meeste firewalls zonder extra configuratievereisten.

Gegevensbeveiliging is van het grootste belang dankzij Ontracks eigen communicatieprotocol, versleutelde verbinding en beveiligde Ontrack-faciliteiten. RDR beschermt Klantgegevens via een RDR-verbinding op vier manieren:

1. Directe verbinding met de RDR-server: De clientsoftware maakt gebruik van een directe TCP-verbinding van de computer van de Klant naar de Ontrack RDR-server. RDR maakt geen gebruik van een hostingproduct van derden.
2. encryptie: de communicatieverbinding gebruikt 256 bit encryptie op alle pakketten.
3. Protocol: RDR communicatie gebruikt een zelf ontwikkeld protocol
4. er worden geen Klantgegevens via de verbinding verzonden: de RDR-verbinding wordt alleen gebruikt door de Ontrack engineer om Ontrack-hulpprogramma's rechtstreeks op de machine van de Klant op afstand te bedienen. Schermupdates en toetsenbordpakketten worden via de verbinding verzonden, maar geen daadwerkelijke gegevensbestanden van de Klant. In plaats daarvan bestuurt de Ontrack technicus de reparatietools voor de structuur van het bestandssysteem om de gegevens toegankelijk te maken voor de Klant.

c) Zodra de verbinding tot stand is gebracht, begint ofwel de Diagnose, ofwel het herstelproces als er een opdracht voor Gegevensherstel is ontvangen.

Status: Mei 2023

Overeenkomst inzake Gegevensverwerking voor Gegevenshersteldiensten

Deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking maakt deel uit van de algemene voorwaarden voor ONTRACK GEGEVENSHERSTEL DIENSTEN is van toepassing op: (i) KLDiscovery Ontrack B.V., hierna te noemen “Ontrack”, gevestigd en kantoor houdend aan De Brand 22, 3823 LJ Amersfoort, Nederland (KvK 56256655) (“Ontrack”); en (ii) de betreffende Klant die een bestelling plaatst voor ONTRACK GEGEVENSHERSTEL DIENSTEN onder de op die diensten toepasselijke voorwaarden (de “Voorwaarden”).

Partijen komen overeen dat de voorwaarden van deze Gegevensverwerkingsovereenkomst van toepassing zullen zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens (zoals hierna gedefinieerd) die nodig is om Ontrack in staat te stellen de diensten aan de betreffende Klant te leveren.

Definities

De volgende definities gelden in deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking:

Bepalingen Gegevensverwerking

1 Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke

1.1 Partijen komen overeen dat met betrekking tot Persoonsgegevens de Klant de Verwerkingsverantwoordelijke zal zijn en Ontrack de Verwerker. Overeengekomen is dat de Klant met uitsluiting verantwoordelijk zal zijn voor de nauwkeurigheid, kwaliteit, integriteit en betrouwbaarheid van alle Persoonsgegevens en voor de middelen waarmee het dergelijke Persoonsgegevens verkregen heeft.

1.2 De Klant garandeert en verklaart dat: (i) alle Persoonsgegevens die in verband met de Diensten gebruikt worden in alle opzichten zullen voldoen aan de Wetgeving betreffende Gegevensbescherming; (ii) alle door de Klant aan Ontrack gegeven instructies met betrekking tot de Persoonsgegevens te allen tijde in overeenstemming zullen zijn met de Wetgeving betreffende

Gegevensbescherming; (iii) hij alle vereiste toestemmingen verkregen heeft van iedere Betrokkene waarvan de Persoonsgegevens onderdeel vormen van de Persoonsgegevens of anderszins een geldige rechtsgrond heeft om de Persoonsgegevens aan Ontrack te verstrekken; en (iv) hij de voorwaarden zal vervullen van deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking.

1.3 Ontrack garandeert en verklaart hierbij dat het: (i) de Persoonsgegevens uitsluitend zal Verwerken voor zover noodzakelijk in verband met de Diensten; (ii) de Persoonsgegevens zal Verwerken overeenkomstig de schriftelijke instructies van de Klant en de vereisten van de Wetgeving betreffende Gegevensbescherming; (iii) de Klant onverwijld op de hoogte zal brengen, indien Ontrack meent dat de instructies van de Klant in strijd zijn met de Wetgeving betreffende Gegevensbescherming, of indien Ontrack de instructies van de Klant voor de Verwerking van Persoonsgegevens niet langer kan opvolgen (ongeacht of dit het gevolg is van een wijziging in toepasselijke wetgeving of een wijziging in de instructies van de Klant); en (iv) de voorwaarden van deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking zal nakomen. 

1.4 In het kader van de opgedragen verwerking worden alle door de klant verstrekte gegevens verwerkt. De categorieën van persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen zijn bekend bij de klant en worden gespecificeerd voor de verwerker indien dit noodzakelijk is in het kader van de opdracht. In het geval van gegevensherstel is kennis van de inhoud van de klantgegevens meestal niet relevant voor de verwerker.

2 Instructies en bijzonderheden Verwerking

2.1 De verwerking van Persoonsgegevens die Ontrack op grond van deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking uitvoert, bestaat uit de Verwerkingen die nodig zijn voor Ontrack om de Diensten te verlenen.

3 Technische en organisatorische maatregelen

3.1 Ontrack zal op eigen kosten passende technische en organisatorische maatregelen nemen en in stand te houden met betrekking tot de Verwerking en beveiliging van Persoonsgegevens overeenkomstig de Wetgeving betreffende Gegevensbescherming en met name overeenkomstig artikel 32 t/m 34 van de AVG. Ontrack zal ervoor zorgen dat dergelijke technische en organisatorische maatregelen passend zijn voor de risico’s die de Verwerkingswerkzaamheden met zich meebrengen, en met name gericht zijn om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onbedoelde of onrechtmatige vernietiging, verlies, verandering, ongeoorloofde openbaring daarvan, of toegang daartoe.

4 Gebruik Personeel en Sub-Verwerkers

4.1 Met uitzondering van hetgeen bepaald is in artikel 4.2 mag Ontrack geen Sub-Verwerker aannemen voor de uitvoering van enige Verwerkingswerkzaamheden met betrekking tot de Persoonsgegevens, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Klant. In het geval dat toestemming is verleend, dient Ontrack schriftelijke voorwaarden overeen te komen met de Sub-Verwerker die gelijkwaardig zijn aan welke in deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking vastgelegd zijn. Hierbij wordt erkend en aanvaard dat ongeacht enige andersluidende bepaling in deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking Ontrack volledig aansprakelijk zal blijven tegenover de Klant  voor naleving van de verplichtingen van iedere Sub-Verwerker. Ontrack dient de Klant op de hoogte te brengen van eventuele veranderingen (waaronder begrepen toevoegingen of vervanging) met betrekking tot de Sub-Verwerkers en Klant redelijke gelegenheid te geven om tegen dergelijke wijzigingen of vervangingen op redelijke gronden bezwaar te maken. 

4.2 De ten tijde van deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking goedgekeurde Sub-Verwerkers worden in Annex 1 vermeld.

4.3 Ontrack dient te zorgen dat het Personeel, dat toegang heeft tot Persoonsgegevens, betrouwbaar is en dat het Personeel deze Persoonsgegevens uitsluitend verwerkt voor zover dat voor de diensten noodzakelijk is, dat het volledig op de hoogte is van de door te voeren maatregelen en de te volgen procedure bij het Verwerken van Persoonsgegevens met betrekking tot Wetgeving betreffende Gegevensbescherming en dat het zich verbonden heeft de vertrouwelijkheid van de Persoonsgegevens niet te schenden, en gebonden is aan een geheimhoudingsplicht (hetzij bij schriftelijke overeenkomst of anderszins) met betrekking tot de Persoonsgegevens.

5 Bijstand met betrekking tot compliance door de Klant en de rechten van Betrokkene

5.1 Ontrack dient alle ontvangen Verzoeken Betrokkene, onverwijld door te zenden aan de Klant. Ontrack dient de Klant zodanige redelijke bijstand te verlenen als de Klant redelijkerwijze nodig heeft (rekening houdend met de aard van de Verwerking en de voor Ontrack beschikbare informatie) om te zorgen voor naleving van de verplichtingen van de Klant op grond van Wetgeving betreffende Gegevensbescherming met betrekking tot: (i) de beveiliging van de Verwerking; (ii) gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (zoals uitgelegd in Wetgeving betreffende Gegevensbescherming); (iii) overleg vooraf met een Toezichthouder over Verwerking met een hoog risico; en (iv) meldingen aan de Toezichthouder en/of mededelingen aan Betrokkenen van de Klant als reactie op eventuele Inbreuk op Persoonsgegevens, en (v) het Verwerken van Verzoek(en) Betrokkene.

6 Internationale gegevensdoorgifte

6.1 De Klant erkent dat, op de datum van deze Gegevensverwerkingsovereenkomst, Ontrack persoonsgegevens mag verwerken in het Verenigd Koninkrijk, Europa en de Verenigde Staten van Amerika gedurende de looptijd van deze Overeenkomst.

6.2 De Klant erkent dat met betrekking tot Persoonsgegevens waarop de Data Protection Act 2018 (UK) van toepassing is, Ontrack de Persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk mag verwerken binnen de Europese Economische Ruimte ("EER") op grond van paragraaf 5(1)(a) van Sch.21 van de Data Protection Act 2018. Daarnaast heeft het Verenigd Koninkrijk een Adequacy Decision van 28 juni 2021 ontvangen van de Europese Commissie op grond van artikel 45, lid 3, van de GDPR, waarin wordt bevestigd dat doorgiften kunnen plaatsvinden zonder dat hiervoor verdere toestemming hoeft te worden verkregen ("Adequacy Decision"). In het geval dat de Adequacy Decision afloopt of anderszins ongeldig wordt verklaard, zullen Partijen de EU Controller to Processor Standard Contractual Clauses invoeren die van kracht zijn op het toepasselijke moment om te zorgen voor compliant Verwerking van Persoonsgegevens door Ontrack in het Verenigd Koninkrijk.

6.3 Met betrekking tot de doorgifte van Persoonsgegevens naar de Verenigde Staten van Amerika, komen de partijen overeen dat de 2021 Controller to Processor Standard Contractual Clauses (Module 2) goedgekeurd door de Europese Commissie, met de toepasselijke wijzigingen gemandateerd door S119A(1) van de Data Protection Act 2018, en in overeenstemming met de vereisten van de Zwitserse federale wet op de gegevensbescherming van 19 juni 1992 ("FADP") en, na inwerkingtreding, in overeenstemming met Art. 16(2)(d) van de toekomstige herziene federale wet inzake gegevensbescherming van 25 september 2020 ("revDSG"), hier gelinkt, ("Standaardcontractbepalingen") door middel van verwijzing in deze Gegevensverwerkingsovereenkomst zijn opgenomen en dat alle doorgiften onderworpen zijn aan de voorwaarden van de Standaardcontractbepalingen. Indien de modelcontractbepalingen worden gewijzigd, ingetrokken of vervangen door de Europese Commissie of op grond van toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, zullen de Partijen te goeder trouw samenwerken om een bijgewerkte versie van het mechanisme voor gegevensoverdracht aan te gaan, of om te onderhandelen over een alternatieve oplossing om doorgifte van Persoonsgegevens naar de Verenigde Staten van Amerika die aan de voorwaarden voldoen, mogelijk te maken.

6.4 Onder de voorwaarden zoals uiteengezet in dit artikel 6 "Internationale gegevensoverdracht", geeft de Klant toestemming voor de overdracht van Persoonsgegevens naar de Verenigde Staten van Amerika. De toestemming van de Klant voor de overdracht van Persoonsgegevens naar de Verenigde Staten van Amerika kan op elk moment worden ingetrokken, maar in een dergelijk geval erkent de Klant dat Ontrack mogelijk niet in staat is om de Bestelling te voltooien en/of de Diensten uit te voeren als de Klant zijn toestemming voor de overdracht van Persoonsgegevens intrekt.

7 Opslag, informatie en controle 

7.1 Ontrack dient een volledig en nauwkeurig archief met betrekking tot alle Verwerkingen van Persoonsgegevens aan te leggen, bij te werken en in stand te houden.  

7.2 Ontrack verleent de Klant het recht om, maximaal één maal per kalenderjaar en na en minste 30 (dertig) dagen voorafgaand verzoek daartoe, onderzoek uit te voeren met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens. Het onderzoek zal gedurende normale kantoortijden plaatsvinden en eventueel onderworpen zijn aan een redelijke geheimhoudingsverklaring om zodanige documenten in te zien en daarvan kopieën te maken die betrekking hebben op de Verwerking van Persoonsgegevens. Ontrack zal de Klant alle redelijke bijstand verlenen bij de uitoefening van zijn controlerechten. Dit controlerecht strekt zich niet uit tot enig datacentrum van een derde of tot andere derde bij wie servers ondergebracht zijn en waar uitsluitend visuele en begeleide inspectie toegestaan is.

7.3 Ontrack zal op verzoek en op kosten van de Klant onverwijld alle informatie aan de Klant verstrekken die nodig is om de Klant in staat te stellen aan te tonen dat hij zijn verplichtingen op grond van de Wetgeving betreffende Gegevensbescherming naleeft, uitsluitend indien en voor zover Ontrack in staat is dergelijke informatie te verstrekken.

8 Melding inbreuk

8.1 Met betrekking tot eventuele Inbreuk op Persoonsgegevens, zal Ontrack onverwijld: (i) de Klant van de Inbreuk op de Persoonsgegeven op de hoogte brengen; en (ii) de Klant bijzonderheden verstrekken van de Inbreuk op de Persoonsgegevens.  

9 Wissen of retourneren Persoonsgegevens en kopieën

9.1 Ontrack zal op schriftelijk verzoek of na het verstrijken van interne bewaartermijnen van de Klant alle Persoonsgegevens wissen of aan de Klant retourneren, in zodanige vorm als de Klant in alle redelijkheid verzoekt, binnen een redelijke termijn en na, al naar gelang zich het eerst voordoet: (i) het einde van de levering van de Diensten; of (ii) zodra de Verwerking door Ontrack van eventuele Persoonsgegevens niet langer vereist is voor het doel van de uitvoering door Ontrack van zijn relevante verplichtingen op grond van deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking. Ontrack zal in dat geval bestaande kopieën wissen (tenzij bewaring van enige Persoonsgegevens onder toepasselijke wetgeving vereist is, in welk geval Ontrack de Klant van een dergelijk vereiste op de hoogte dient te brengen). Ontrack zal ervoor zorgdragen dat zijn Sub-Verwerkers dezelfde handelingen zullen verrichten met betrekking tot Persoonsgegevens.  

9.2 In het geval dat Persoonsgegevens in het bezit of onder controle van Ontrack blijven gedurende enige termijn die langer is dan 12 (twaalf) maanden zonder enige actieve instructies van de Klant, dient Ontrack dergelijke Persoonsgegevens te wissen.      

10 Vrijwaring 

10.1 Iedere Partij (de “Vrijwarende Partij”) dient de andere Partij (de “Gevrijwaarde Partij”), nu en in de toekomst, te vrijwaren van alle vorderingen, rechtszaken, rechtsmaatregelen en boetes van een bevoegde overheidsinstantie en/of een Betrokkene tegen de Gevrijwaarde Partij (en alle door een dergelijke vordering, rechtszaak, rechtsmaatregel of boete veroorzaakte kosten) voortvloeiend uit of verband houdend met de niet-nakoming door de Vrijwarende Partij van deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking en/of overtreding van Wetgeving betreffende Gegevensbescherming.

11 Aansprakelijkheid

11.1 De totale aansprakelijkheid van een der Partijen op grond van deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking zal in geen geval de in de Voorwaarden vastgelegde en overeengekomen contractuele beperkingen overschrijden (met inbegrip van artikel 12 van de Voorwaarden). De in artikel 12.4 van de Voorwaarden vastgelegde en overeengekomen contractuele beperkingen zijn eveneens van toepassing op de vrijwaringsplicht die in artikel 10 van deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking is vastgelegd.

12 Duur en beëindiging

12.1 Deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking vangt aan op de datum waarop een bestelling voor diensten onder de Voorwaarden is geplaatst en blijft van kracht zolang Ontrack doorgaat met Verwerking van Persoonsgegevens, tenzij Partijen deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking met wederzijdse goedkeuring eerder beeindigen.

13 Forumkeuze en geschillenbeslechting

13.1 Op deze Overeenkomst inzake Gegevensverwerking zijn de bepalingen omtrent rechtskeuze en geschillenbeslechting zoals vastgelegd in de Voorwaarden van toepassing.

Datum: 1 September 2023

Annex 1 - Subverwerkers en overdrachten

Annex 2 – Technical Organisational Measures

Note on the document: KLDiscovery Ontrack's general technical and organisational measures are described here. Existing measures are listed generically in this document. These measures are implemented where necessary and possible.

1.  Confidentiality (Art. 32 para. 1 b GDPR)

Access Control

No unauthorised access to data processing equipment;

• Building Security is provided by Building Management.
• Manned Building Reception only during working hours.
• KLDiscovery Ontrack has an Office within main building.
• Master key held by KLDiscovery Ontrack
• Key Card Access to the Office for KLDiscovery Ontrack Employees only.
• Rules for dealing with visitors and external personnel
• Visitors Log
• Visitors may only be in the KLDiscovery Ontrack office when accompanied

Access control to the system

No unauthorised access to data processing systems;

• authorization concepts and needs-based access rights
• central user administration
• secure password procedures / password policy
• encrypted user authentication
• automatic blocking mechanisms after unsuccessful access attempts
• Two-Factor Authentication
• encryption for files and data carriers
• use of firewalls and virus protection
• use of Virtual Private Network (VPN)
• logging of accesses and access attempts (room access, VPN, etc.)

Control of data access

No unauthorised reading, copying, modification or deletion within the system;

• authorization concepts and needs-based access rights for programs and data
• central user administration
• automatic logout in case of inactivity after a certain period of time
• encryption for files and data carriers
• logging of accesses and incorrect access attempts

Separation control

Separate processing of data collected for different purposes;

• multi-client capability
• separation according to different purposes is ensured by different systems/databases
• separation of functions for production / test
• different encryption of data records to ensure separation for different processing purposes
• implementation of defined functions in the information systems: Administrator, auditor, user.
• authorization concepts and needs-based access rights for programs and data
• use of secure processes such as Challenge Response Procedures to ensure an authorised application

Pseudonymization (Art. 32(1) a GDPR; Art. 25(1) GDPR)

The processing of personal data in such a way that the data can no longer be attributed to a specific data subject without additional information, provided that this additional information is kept separately and is subject to appropriate technical and organisational measures;

Any pseudonymization shall be agreed between the parties in the respective order or contract.

2.  Integrity (Art. 32(1)(b) GDPR)

Transfer control

No unauthorised reading, copying, modification or deletion during electronic transmission or transport;

• encryption concepts (encryption of data carriers, encryption of files).
• use of digital signatures
• Virtual Private Networks (VPN)
• agreements on order processing with contractors
• disk management and inventory control via Business System
• regulated use of external data carriers such as USB sticks, external hard drives.
• issue of data carriers only to authorized recipients (e.g. order receipt, accompanying document)
• definition of authorized users for media access
• packaging and shipping instructions (type of shipping e.g. in closed containers)
• direct collection, courier service, transport escort
• separate sealing of confidential data carriers
• arrangement for making copies of data
• documentation of the retrieval and transmission programs
• secure document destruction and data deletion
• secure deletion of data before data medium exchange and reuse
• data carrier disposal via degaussing according to CESG Claims Tested Mark then sent to Certified Data carrier for disposal
• secured building access entry for delivery and return

Input control

Determining whether and by whom personal data have been entered, modified or deleted in data processing systems;

• organizational defined responsibilities for data entries
• role-based authorization concept
• logging of inputs (Changed data, users who changed data) in Business System.
• securing the protocols against unauthorized access
• processing of Computer Forensics media only takes place on working copies, original media are stored in an evidence bag
• protocol evaluation systems
• dual control principle for particularly sensitive data (Standard process and Chain of Custody)
  
  

3.  Availability and resilience (Art. 32 para. 1 b GDPR)

Availability check

Protection against accidental or intentional destruction or loss;

• fire and smoke detection systems
• fire extinguisher for server room
• air treatment system
• server room temperature monitoring
• use of RAID systems
• backup concepts & recovery concepts
• regular data recovery tests
• uninterruptible power supply (UPS)
• virus protection
• firewall
• protection against malicious code
• defined reporting channels (also with the service provider)
• emergency plans

Rapid redressability (Art. 32(1)(c) GDPR)

• backup concepts & recovery concepts
• ensuring fast procurement of hardware by purchasing/partners

4.  Procedures for regular review, assessment and evaluation (Art. 32(1)(d) GDPR; Art. 25(1) GDPR)

Data privacy management / Data Protection Management

• data Protection Management System
• employee commitment to confidentiality
• guidelines and concepts on data security and data protection (including Information Security Policy, HR Policy, Data Protection Management Concept, Information Security Summary)

Incident Response Management

• risk assessment
• emergency plans

Data protection by design and standard (Art. 25(2) GDPR)

• authorization concepts
• need-To-Know-Policy

Assignment Control

No commissioned data processing within the meaning of Art. 28 DS-GVO without corresponding instructions from the customer;

• contracts for order processing (Art 28 GDPR)
• clear contract design with partner companies
• formalized order management
• strict selection of service providers
• secure data medium transport through appropriate service providers
• obligation of prior conviction
• follow-up checks via Business System.
• secure data deletion after the job has been completed/after 30 days or under conditions of the contract, or new instruction to delete by the customer.
• standardized processes for processing of order data
• standard Change Management Process (according to ITIL)
• Monitoring of the processes

5.  Further comments / references / documents

• in addition, the technical-organizational measures of the subcontracted data processors apply
• ISO27001 certification of KLDiscovery Ontrack The Netherlands (Pending)

Data Processing Agreement 6.3
Standard Contractual Clauses

 (Controller to Processor (Module Two)

SECTION I

Clause 1

(a) The purpose of these standard contractual clauses is to ensure compliance with the requirements of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (General Data Protection Regulation) for the transfer of personal data to a third country.

(b) The Parties:

(i) the natural or legal person(s), public authority/ies, agency/ies or other body/ies (hereinafter “entity/ies”) transferring the personal data, as listed in Annex I.A. (hereinafter each “data exporter”), and

(ii) the entity/ies in a third country receiving the personal data from the data exporter, directly or indirectly via another entity also Party to these Clauses, as listed in Annex I.A. (hereinafter each “data importer”)

have agreed to these standard contractual clauses (hereinafter: “Clauses”).

(c)    These Clauses apply with respect to the transfer of personal data as specified in Annex I.B.

(d)    The Appendix to these Clauses containing the Annexes referred to therein forms an integral part of these Clauses.

Clause 2

Effect and invariability of the Clauses

(a)  (a)    These Clauses set out appropriate safeguards, including enforceable data subject rights and effective legal remedies, pursuant to Article 46(1) and Article 46 (2)(c) of Regulation (EU) 2016/679 and, with respect to data transfers from controllers to processors and/or processors to processors, standard contractual clauses pursuant to Article 28(7) of Regulation (EU) 2016/679, provided they are not modified, except select the appropriate Module(s) or to add or update information in the Appendix. This does not prevent the Parties from including the standard contractual clauses laid down in these Clauses in a wider contract and/or to add other clauses or additional safeguards, provided that they do not contradict, directly or indirectly, these Clauses or prejudice the fundamental rights or freedoms of data subjects.

(b) These Clauses are without prejudice to obligations to which the data exporter is subject by virtue of Regulation (EU) 2016/679.

Clause 3

Third-party beneficiaries

(a)   Data subjects may invoke and enforce these Clauses, as third-party beneficiaries, against the data exporter and/or data importer, with the following exceptions:

(i) Clause 1, Clause 2, Clause 3, Clause 6, Clause 7;

(ii) Clause 8.1(b), 8.9(a), (c), (d) and (e);

(iii) Clause 9(a), (c), (d) and (e);

(iv) Clause 12(a), (d) and (f);

(v) Clause 13;

(vi) Clause 15.1(c), (d) and (e);

(vii) Clause 16(e);

(viii) Clause 18(a) and (b).

(b)   Paragraph (a) is without prejudice to rights of data subjects under Regulation (EU) 2016/679.

Clause 4

Interpretation

(a)   Where these Clauses use terms that are defined in Regulation (EU) 2016/679, those terms shall have the same meaning as in that Regulation.

(b) These Clauses shall be read and interpreted in the light of the provisions of Regulation (EU) 2016/679.

(c)   These Clauses shall not be interpreted in a way that conflicts with rights and obligations provided for in Regulation (EU) 2016/679.

Clause 5

Hierarchy

In the event of a contradiction between these Clauses and the provisions of related agreements between the Parties, existing at the time these Clauses are agreed or entered into thereafter, these Clauses shall prevail.

Clause 6

Description of the transfer(s)

The details of the transfer(s), and in particular the categories of personal data that are transferred and the purpose(s) for which they are transferred, are specified in Annex I.B.

Clause 7

Docking clause

(a) An entity that is not a Party to these Clauses may, with the agreement of the Parties, accede to these Clauses at any time, either as a data exporter or as a data importer, by completing the Appendix and signing Annex I.A.

(b) Once it has completed the Appendix and signed Annex I.A, the acceding entity shall become a Party to these Clauses and have the rights and obligations of a data exporter or data importer in accordance with its designation in Annex I.A.

(c) The acceding entity shall have no rights or obligations arising under these Clauses from the period prior to becoming a Party.

SECTION II – OBLIGATIONS OF THE PARTIES

Clause 8

Data protection safeguards

The data exporter warrants that it has used reasonable efforts to determine that the data importer is able, through the implementation of appropriate technical and organisational measures, to satisfy its obligations under these Clauses.

8.1 Instructions

(a) The data importer shall process the personal data only on documented instructions from the data exporter. The data exporter may give such instructions throughout the duration of the contract.

(b) The data importer shall immediately inform the data exporter if it is unable to follow those instructions.

8.2 Purpose limitation

The data importer shall process the personal data only for the specific purpose(s) of the transfer, as set out in Annex I.B, unless on further instructions from the data exporter.

8.3 Transparency

On request, the data exporter shall make a copy of these Clauses, including the Appendix as completed by the Parties, available to the data subject free of charge. To the extent necessary to protect business secrets or other confidential information, including the measures described in Annex II and personal data, the data exporter may redact part of the text of the Appendix to these Clauses prior to sharing a copy, but shall provide a meaningful summary where the data subject would otherwise not be able to understand its content or exercise his/her rights. On request, the Parties shall provide the data subject with the reasons for the redactions, to the extent possible without revealing the redacted information. This Clause is without prejudice to the obligations of the data exporter under Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679.

8.4 Accuracy

If the data importer becomes aware that the personal data it has received is inaccurate, or has become outdated, it shall inform the data exporter without undue delay. In this case, the data importer shall cooperate with the data exporter to erase or rectify the data.

8.5 Duration of processing and erasure or return of data

Processing by the data importer shall only take place for the duration specified in Annex I.B. After the end of the provision of the processing services, the data importer shall, at the choice of the data exporter, delete all personal data processed on behalf of the data exporter and certify to the data exporter that it has done so, or return to the data exporter all personal data processed on its behalf and delete existing copies. Until the data is deleted or returned, the data importer shall continue to ensure compliance with these Clauses. In case of local laws applicable to the data importer that prohibit return or deletion of the personal data, the data importer warrants that it will continue to ensure compliance with these Clauses and will only process it to the extent and for as long as required under that local law. This is without prejudice to Clause 14, in particular the requirement for the data importer under Clause 14(e) to notify the data exporter throughout the duration of the contract if it has reason to believe that it is or has become subject to laws or practices not in line with the requirements under Clause 14(a).

8.6 Security of processing

(a) The data importer and, during transmission, also the data exporter shall implement appropriate technical and organisational measures to ensure the security of the data, including protection against a breach of security leading to accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure or access to that data (hereinafter “personal data breach”). In assessing the appropriate level of security, the Parties shall take due account of the state of the art, the costs of implementation, the nature, scope, context and purpose(s) of processing and the risks involved in the processing for the data subjects. The Parties shall in particular consider having recourse to encryption or pseudonymisation, including during transmission, where the purpose of processing can be fulfilled in that manner. In case of pseudonymisation, the additional information for attributing the personal data to a specific data subject shall, where possible, remain under the exclusive control of the data exporter. In complying with its obligations under this paragraph, the data importer shall at least implement the technical and organisational measures specified in Annex II. The data importer shall carry out regular checks to ensure that these measures continue to provide an appropriate level of security.

(b) The data importer shall grant access to the personal data to members of its personnel only to the extent strictly necessary for the implementation, management and monitoring of the contract. It shall ensure that persons authorised to process the personal data have committed themselves to confidentiality or are under an appropriate statutory obligation of confidentiality.

(c) In the event of a personal data breach concerning personal data processed by the data importer under these Clauses, the data importer shall take appropriate measures to address the breach, including measures to mitigate its adverse effects. The data importer shall also notify the data exporter without undue delay after having become aware of the breach. Such notification shall contain the details of a contact point where more information can be obtained, a description of the nature of the breach (including, where possible, categories and approximate number of data subjects and personal data records concerned), its likely consequences and the measures taken or proposed to address the breach including, where appropriate, measures to mitigate its possible adverse effects. Where, and in so far as, it is not possible to provide all information at the same time, the initial notification shall contain the information then available and further information shall, as it becomes available, subsequently be provided without undue delay.

(d) The data importer shall cooperate with and assist the data exporter to enable the data exporter to comply with its obligations under Regulation (EU) 2016/679, in particular to notify the competent supervisory authority and the affected data subjects, taking into account the nature of processing and the information available to the data importer.

8.7 Sensitive data

Where the transfer involves personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, genetic data, or biometric data for the purpose of uniquely identifying a natural person, data concerning health or a person’s sex life or sexual orientation, or data relating to criminal convictions and offences (hereinafter “sensitive data”), the data importer shall apply the specific restrictions and/or additional safeguards described in Annex I.B.

8.8 Onward transfers

The data importer shall only disclose the personal data to a third party on documented instructions from the data exporter. In addition, the data may only be disclosed to a third party located outside the European Union (in the same country as the data importer or in another third country, hereinafter “onward transfer”) if the third party is or agrees to be bound by these Clauses, or if:

(i) the onward transfer is to a country benefitting from an adequacy decision pursuant to Article 45 of Regulation (EU) 2016/679 that covers the onward transfer;

(ii) the third party otherwise ensures appropriate safeguards pursuant to Articles 46 or 47 Regulation of (EU) 2016/679 with respect to the processing in question;

(iii) the onward transfer is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims in the context of specific administrative, regulatory or judicial proceedings; or

(iv) the onward transfer is necessary in order to protect the vital interests of the data subject or of another natural person.

Any onward transfer is subject to compliance by the data importer with all the other safeguards under these Clauses, in particular purpose limitation.

8.9 Documentation and compliance

(a) The data importer shall promptly and adequately deal with enquiries from the data exporter that relate to the processing under these Clauses.

(b) The Parties shall be able to demonstrate compliance with these Clauses. In particular, the data importer shall keep appropriate documentation on the processing activities carried out on behalf of the data exporter.

(c) The data importer shall make available to the data exporter all information necessary to demonstrate compliance with the obligations set out in these Clauses and at the data exporter’s request, allow for and contribute to audits of the processing activities covered by these Clauses, at reasonable intervals or if there are indications of non- compliance. In deciding on a review or audit, the data exporter may take into account relevant certifications held by the data importer.

(d) The data exporter may choose to conduct the audit by itself or mandate an independent auditor. Audits may include inspections at the premises or physical facilities of the data importer and shall, where appropriate, be carried out with reasonable notice.

(e) The Parties shall make the information referred to in paragraphs (b) and (c), including the results of any audits, available to the competent supervisory authority on request.

Clause 9

Use of sub-processors

(a) (a)    GENERAL WRITTEN AUTHORISATION The data importer has the data exporter’s general authorisation for the engagement of sub-processor(s) from an agreed list. The data importer shall specifically inform the data exporter in writing of any intended changes to that list through the addition or replacement of sub- processors at least fourteen (14) days in advance, thereby giving the data exporter sufficient time to be able to object to such changes prior to the engagement of the sub-processor(s). The data importer shall provide the data exporter with the information necessary to enable the data exporter to exercise its right to object.

(b) Where the data importer engages a sub-processor to carry out specific processing activities (on behalf of the data exporter), it shall do so by way of a written contract that provides for, in substance, the same data protection obligations as those binding the data importer under these Clauses, including in terms of third-party beneficiary rights for data subjects. The Parties agree that, by complying with this Clause, the data importer fulfils its obligations under Clause 8.8. The data importer shall ensure that the sub-processor complies with the obligations to which the data importer is subject pursuant to these Clauses.

(c) The data importer shall provide, at the data exporter’s request, a copy of such a sub- processor agreement and any subsequent amendments to the data exporter. To the extent necessary to protect business secrets or other confidential information, including personal data, the data importer may redact the text of the agreement prior to sharing a copy.

(d) The data importer shall remain fully responsible to the data exporter for the performance of the sub-processor’s obligations under its contract with the data importer. The data importer shall notify the data exporter of any failure by the sub- processor to fulfil its obligations under that contract.

(e) The data importer shall agree a third-party beneficiary clause with the sub-processor whereby - in the event the data importer has factually disappeared, ceased to exist in law or has become insolvent - the data exporter shall have the right to terminate the sub- processor contract and to instruct the sub-processor to erase or return the personal data.

Clause 10

Data subject rights

(a) The data importer shall promptly notify the data exporter of any request it has received from a data subject. It shall not respond to that request itself unless it has been authorised to do so by the data exporter.

(b) The data importer shall assist the data exporter in fulfilling its obligations to respond to data subjects’ requests for the exercise of their rights under Regulation (EU) 2016/679. In this regard, the Parties shall set out in Annex II the appropriate technical and organisational measures, taking into account the nature of the processing, by which the assistance shall be provided, as well as the scope and the extent of the assistance required.

(c) In fulfilling its obligations under paragraphs (a) and (b), the data importer shall comply with the instructions from the data exporter.

Clause 11

Redress

(a) The data importer shall inform data subjects in a transparent and easily accessible format, through individual notice or on its website, of a contact point authorised to handle complaints. It shall deal promptly with any complaints it receives from a data subject.

(b) In case of a dispute between a data subject and one of the Parties as regards compliance with these Clauses, that Party shall use its best efforts to resolve the issue amicably in a timely fashion. The Parties shall keep each other informed about such disputes and, where appropriate, cooperate in resolving them.

(c) Where the data subject invokes a third-party beneficiary right pursuant to Clause 3, the data importer shall accept the decision of the data subject to:

(i) lodge a complaint with the supervisory authority in the Member State of his/her habitual residence or place of work, or the competent supervisory authority pursuant to Clause 13;

(ii)   refer the dispute to the competent courts within the meaning of Clause 18.

(d) The Parties accept that the data subject may be represented by a not-for-profit body, organisation or association under the conditions set out in Article 80(1) of Regulation (EU) 2016/679.

(e) The data importer shall abide by a decision that is binding under the applicable EU or Member State law.

(f) The data importer agrees that the choice made by the data subject will not prejudice his/her substantive and procedural rights to seek remedies in accordance with applicable laws.

Clause 12

Liability

(a) Each Party shall be liable to the other Party/ies for any damages it causes the other Party/ies by any breach of these Clauses.

(b) The data importer shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data importer or its sub-processor causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses.

(c) Notwithstanding paragraph (b), the data exporter shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data exporter or the data importer (or its sub-processor) causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses. This is without prejudice to the liability of the data exporter and, where the data exporter is a processor acting on behalf of a controller, to the liability of the controller under Regulation (EU) 2016/679 or Regulation (EU) 2018/1725, as applicable.

(d) The Parties agree that if the data exporter is held liable under paragraph (c) for damages caused by the data importer (or its sub-processor), it shall be entitled to claim back from the data importer that part of the compensation corresponding to the data importer’s responsibility for the damage.

(e) Where more than one Party is responsible for any damage caused to the data subject as a result of a breach of these Clauses, all responsible Parties shall be jointly and severally liable and the data subject is entitled to bring an action in court against any of these Parties.

(f) The Parties agree that if one Party is held liable under paragraph (e), it shall be entitled to claim back from the other Party/ies that part of the compensation corresponding to its / their responsibility for the damage.

(g) The data importer may not invoke the conduct of a sub-processor to avoid its own liability.

Clause 13

Supervision

(a) This section applies where the data exporter listed in Annex 1.A. is established in an EU Member State:] The supervisory authority with responsibility for ensuring compliance by the data exporter with Regulation (EU) 2016/679 as regards the data transfer, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

[This section applies where the data exporter listed in Annex 1.A. is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) and has appointed a representative pursuant to Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of the Member State in which the representative within the meaning of Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679 is established, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

[This section applies, where the data exporter listed in Annex 1.A. is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) without however having to appoint a representative pursuant to Article 27(2) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of one of the Member States in which the data subjects whose personal data is transferred under these Clauses in relation to the offering of goods or services to them, or whose behaviour is monitored, are located, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

(b) The data importer agrees to submit itself to the jurisdiction of and cooperate with the competent supervisory authority in any procedures aimed at ensuring compliance with these Clauses. In particular, the data importer agrees to respond to enquiries, submit to audits and comply with the measures adopted by the supervisory authority, including remedial and compensatory measures. It shall provide the supervisory authority with written confirmation that the necessary actions have been taken.

SECTION III – LOCAL LAWS AND OBLIGATIONS IN CASE OF ACCESS BY PUBLIC AUTHORITIES

Clause 14

Local laws and practices affecting compliance with the Clauses

(where the EU processor combines the personal data received from the third country-controller with personal data collected by the processor in the EU)

(a) The Parties warrant that they have no reason to believe that the laws and practices in the third country of destination applicable to the processing of the personal data by the data importer, including any requirements to disclose personal data or measures authorising access by public authorities, prevent the data importer from fulfilling its obligations under these Clauses. This is based on the understanding that laws and practices that respect the essence of the fundamental rights and freedoms and do not exceed what is necessary and proportionate in a democratic society to safeguard one of the objectives listed in Article 23(1) of Regulation (EU) 2016/679, are not in contradiction with these Clauses.

(b) The Parties declare that in providing the warranty in paragraph (a), they have taken due account in particular of the following elements:

(i) the specific circumstances of the transfer, including the length of the processing chain, the number of actors involved and the transmission channels used; intended onward transfers; the type of recipient; the purpose of processing; the categories and format of the transferred personal data; the economic sector in which the transfer occurs; the storage location of the data transferred;

(ii) the laws and practices of the third country of destination– including those requiring the disclosure of data to public authorities or authorising access by such authorities – relevant in light of the specific circumstances of the transfer, and the applicable limitations and safeguards;

(iii) any relevant contractual, technical or organisational safeguards put in place to supplement the safeguards under these Clauses, including measures applied during transmission and to the processing of the personal data in the country of destination.

(c) The data importer warrants that, in carrying out the assessment under paragraph (b), it has made its best efforts to provide the data exporter with relevant information and agrees that it will continue to cooperate with the data exporter in ensuring compliance with these Clauses.

(d) The Parties agree to document the assessment under paragraph (b) and make it available to the competent supervisory authority on request.

(e) The data importer agrees to notify the data exporter promptly if, after having agreed to these Clauses and for the duration of the contract, it has reason to believe that it is or has become subject to laws or practices not in line with the requirements under paragraph (a), including following a change in the laws of the third country or a measure (such as a disclosure request) indicating an application of such laws in practice that is not in line with the requirements in paragraph (a).

(f) Following a notification pursuant to paragraph (e), or if the data exporter otherwise has reason to believe that the data importer can no longer fulfil its obligations under these Clauses, the data exporter shall promptly identify appropriate measures (e.g. technical or organisational measures to ensure security and confidentiality) to be adopted by the data exporter and/or data importer to address the situation. The data exporter shall suspend the data transfer if it considers that no appropriate safeguards for such transfer can be ensured, or if instructed by the competent supervisory authority to do so. In this case, the data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses. If the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise. Where the contract is terminated pursuant to this Clause, Clause 16(d) and (e) shall apply.

Clause 15

Obligations of the data importer in case of access by public authorities

(where the EU processor combines the personal data received from the third country-controller with personal data collected by the processor in the EU)

15.1 Notification

(a) The data importer agrees to notify the data exporter and, where possible, the data subject promptly (if necessary with the help of the data exporter) if it:

(i) receives a legally binding request from a public authority, including judicial authorities, under the laws of the country of destination for the disclosure of personal data transferred pursuant to these Clauses; such notification shall include information about the personal data requested, the requesting authority, the legal basis for the request and the response provided; or

(ii) becomes aware of any direct access by public authorities to personal data transferred pursuant to these Clauses in accordance with the laws of the country of destination; such notification shall include all information available to the importer.

(b) If the data importer is prohibited from notifying the data exporter and/or the data subject under the laws of the country of destination, the data importer agrees to use its best efforts to obtain a waiver of the prohibition, with a view to communicating as much information as possible, as soon as possible. The data importer agrees to document its best efforts in order to be able to demonstrate them on request of the data exporter.

(c) Where permissible under the laws of the country of destination, the data importer agrees to provide the data exporter, at regular intervals for the duration of the contract, with as much relevant information as possible on the requests received (in particular, number of requests, type of data requested, requesting authority/ies, whether requests have been challenged and the outcome of such challenges, etc.).

(d) The data importer agrees to preserve the information pursuant to paragraphs (a) to (c) for the duration of the contract and make it available to the competent supervisory authority on request.

(e) Paragraphs (a) to (c) are without prejudice to the obligation of the data importer pursuant to Clause 14(e) and Clause 16 to inform the data exporter promptly where it is unable to comply with these Clauses.

15.2 Review of legality and data minimisation

(a) The data importer agrees to review the legality of the request for disclosure, in particular whether it remains within the powers granted to the requesting public authority, and to challenge the request if, after careful assessment, it concludes that there are reasonable grounds to consider that the request is unlawful under the laws of the country of destination, applicable obligations under international law and principles of international comity. The data importer shall, under the same conditions, pursue possibilities of appeal. When challenging a request, the data importer shall seek interim measures with a view to suspending the effects of the request until the competent judicial authority has decided on its merits. It shall not disclose the personal data requested until required to do so under the applicable procedural rules. These requirements are without prejudice to the obligations of the data importer under Clause 14(e).

(b) The data importer agrees to document its legal assessment and any challenge to the request for disclosure and, to the extent permissible under the laws of the country of destination, make the documentation available to the data exporter. It shall also make it available to the competent supervisory authority on request.

(c) The data importer agrees to provide the minimum amount of information permissible when responding to a request for disclosure, based on a reasonable interpretation of the request.

SECTION IV – FINAL PROVISIONS

Clause 16

Non-compliance with the Clauses and termination

(a) The data importer shall promptly inform the data exporter if it is unable to comply with these Clauses, for whatever reason.

(b) In the event that the data importer is in breach of these Clauses or unable to comply with these Clauses, the data exporter shall suspend the transfer of personal data to the data importer until compliance is again ensured or the contract is terminated. This is without prejudice to Clause 14(f).

(c) The data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses, where:

(i) the data exporter has suspended the transfer of personal data to the data importer pursuant to paragraph (b) and compliance with these Clauses is not restored within a reasonable time and in any event within one month of suspension;

(ii) the data importer is in substantial or persistent breach of these Clauses; or

(iii) the data importer fails to comply with a binding decision of a competent court or supervisory authority regarding its obligations under these Clauses.

In these cases, it shall inform the competent supervisory authority of such non-compliance. Where the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise.

(d) Personal data that has been transferred prior to the termination of the contract pursuant to paragraph (c) shall at the choice of the data exporter immediately be returned to the data exporter or deleted in its entirety. The same shall apply to any copies of the data. The data importer shall certify the deletion of the data to the data exporter. Until the data is deleted or returned, the data importer shall continue to ensure compliance with these Clauses. In case of local laws applicable to the data importer that prohibit the return or deletion of the transferred personal data, the data importer warrants that it will continue to ensure compliance with these Clauses and will only process the data to the extent and for as long as required under that local law.

(e) Either Party may revoke its agreement to be bound by these Clauses where (i) the European Commission adopts a decision pursuant to Article 45(3) of Regulation (EU) 2016/679 that covers the transfer of personal data to which these Clauses apply; or (ii) Regulation (EU) 2016/679 becomes part of the legal framework of the country to which the personal data is transferred. This is without prejudice to other obligations applying to the processing in question under Regulation (EU) 2016/679.

Clause 17

Governing law

These Clauses shall be governed by the law of the EU Member State in which the data exporter is established. Where such law does not allow for third-party beneficiary rights, they shall be governed by the law of another EU Member State that does allow for third-party beneficiary rights. The Parties agree that this shall be the law of Ireland.

Clause 18

Choice of forum and jurisdiction

(a) Any dispute arising from these Clauses shall be resolved by the courts of an EU Member State.

(b) The Parties agree that those shall be the courts of Ireland.

(c) A data subject may also bring legal proceedings against the data exporter and/or data importer before the courts of the Member State in which he/she has his/her habitual residence.

(d) The Parties agree to submit themselves to the jurisdiction of such courts.

APPENDIX

EXPLANATORY NOTE:

It must be possible to clearly distinguish the information applicable to each transfer or category of transfers and, in this regard, to determine the respective role(s) of the Parties as data exporter(s) and/or data importer(s). This does not necessarily require completing and signing separate appendices for each transfer/category of transfers and/or contractual relationship, where this transparency can achieved through one appendix. However, where necessary to ensure sufficient clarity, separate appendices should be used.

ANNEX I 

LIST OF PARTIES

Data exporter(s): [Identity and contact details of the data exporter(s) and, where applicable, of its/their data protection officer and/or representative in the European Union]

1. Name: The customer that is stated in the Order is data exporter for the purpose of these SCC.

Address: Customer’s address stated in the Order

Contact person’s name, position and contact details: The customer that authorized the Order

Activities relevant to the data transferred under these Clauses: Processing and hosting of data for data recovery and related services as stated in the order…

Signature and date: as stated in the Order

Role (controller/processor): Controller

Data importer(s):

2. Name: KLDiscovery Ontrack, LLC

Address:  9023 Columbine Road, Eden Prairie, MN 55347, USA. 

Contact person’s name, position and contact details: Shannon Gaughan (Commercial Counsel) / Gideon Kaplan (Associate General Counsel): Shannon.guaghan@kldiscovery.com / Gideon.kaplan@kldiscovery.com

Activities relevant to the data transferred under these Clauses: Hosting and processing of Personal Data . 

Signature and date:  Data importer’s contact person stated above

Role (controller/processor): Processor

2. DESCRIPTION OF TRANSFER

Categories of data subjects whose personal data is transferred

 Natural persons, such as Customers, Employees, Suppliers of Data Exporter or other data delivered by Data Exporter.

Categories of personal data transferred

Information relating to identified or identifiable natural persons, including pictures and photographs, contractual relationships and/or customer history, billing and payment data or other categories of data delivered by Data Exporter.

Sensitive data transferred (if applicable) and applied restrictions or safeguards that fully take into consideration the nature of the data and the risks involved, such as for instance strict purpose limitation, access restrictions (including access only for staff having followed specialised training), keeping a record of access to the data, restrictions for onward transfers or additional security measures.

If sensitive data should be transferred, it will be processed using the same processing methods as set out in these standard contractual clauses, using appropriate safeguards.

The frequency of the transfer (e.g. whether the data is transferred on a one-off or continuous basis).

One off, or as often as instructed by the data exporter.

Nature of the processing

The applicable Order content, mainly data recovery and connected services.

Purpose(s) of the data transfer and further processing

The purpose of the data transfer and processing results from the Service Terms and Service Description to the applicable Order, usually in connection with Data Recovery or related Services

The period for which the personal data will be retained, or, if that is not possible, the criteria used to determine that period

The term required to complete the Order and, if applicable, after termination of the Order, provided, that any such processing is carried out in connection with the services provided under the Order.

For transfers to (sub-) processors, also specify subject matter, nature and duration of the processing

./.

COMPETENT SUPERVISORY AUTHORITY

Identify the competent supervisory authority/ies in accordance with Clause 13 Supervisory Offices, depending on Data Exporter as defined in Clause 13:

https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm

ANNEX II - TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES INCLUDING TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES TO ENSURE THE SECURITY OF THE DATA

EXPLANATORY NOTE:

The technical and organisational measures must be described in specific (and not generic) terms. See also the general comment on the first page of the Appendix, in particular on the need to clearly indicate which measures apply to each transfer/set of transfers.

Description of the technical and organisational measures implemented by the data importer(s) (including any relevant certifications) to ensure an appropriate level of security, taking into account the nature, scope, context and purpose of the processing, and the risks for the rights and freedoms of natural persons.

For transfers to (sub-) processors, also describe the specific technical and organisational measures to be taken by the (sub-) processor to be able to provide assistance to the controller and, for transfers from a processor to a sub-processor, to the data exporter.

The technical and organizational measures at Data Importer’s location will be shared upon request of the Data Exporter.

ANNEX III – LIST OF SUB-PROCESSORS

EXPLANATORY NOTE:

This Annex must be completed, in case of the specific authorisation of sub-processors (Clause 9(a), Option 1).

The controller has authorised the use of the following sub-processors:

Name:  None

Address: Not applicable.

Contact person’s name, position and contact details:  Not applicable

Description of processing (including a clear delimitation of responsibilities in case several sub-processors are authorized):  Not applicable. 

ANNEX IV TO THE STANDARD CONTRACTUAL CLAUSES – SUPPLEMENTARY PROTECTIONS

In addition to the provisions of the Controller-to-Processor Standard Contractual Clauses, the following supplementary protections shall apply:

Definitions

For the purposes of this Annex IV, the following definitions apply:

(i) “Back Door” means any technical or organisational measures or mechanisms designed to enable any public authorities, or other third parties, to gain access to any of the data importer’s systems, or to any Relevant Personal Data, including by circumventing the data importer’s security measures;

(ii) “Disclosure Order” means any legally binding demand for access to, or disclosure of, any Relevant Personal Data, made by any public authority, in any jurisdiction, to the data importer;

(iii) “Group” means any legal entity under common control with, controlled by, or control the data importer;

(iv) “Relevant Authority” means a public authority that makes a Disclosure Order; and

(v) “Relevant Personal Data” means any personal data (as defined in these Controller-to-Processor Standard Contractual Clauses) received by the data importer, or any of its sub-processors, under these Clauses.

Supplementary Protections

1. No back doors

The data importer hereby confirms that:

(i) it has not created any Back Doors in any infrastructure, technical environment, review platforms or other system used to host and/or process Personal Data of the data exporter;

(ii) it has not intentionally created or changed its business processes in a manner that facilitates access to its infrastructure, technical environment, review platforms or others systems or to any Relevant Personal Data; and

(iii) to the best of the data importer’s knowledge, applicable laws and government policies applicable to the data importer:

(A) do not require the data importer to create or maintain any Back Doors; and

(B) do not require the importer to be in possession of, or to disclose or provide, any encryption keys in relation to any Relevant Personal Data.

2. Enhanced audit rights

In addition to, and without prejudice to, the audit rights afforded to the data exporter under the auditing provisions of the Data Processing Agreement, and Clause 8.9(c) these Controller-to-Processor Contractual Clauses, to the extent permitted by applicable law, the data exporter, or its appointed representatives, shall be permitted, on no less than 48 hours’ written notice, to conduct an audit of the data importer’s relevant systems (and the systems of any sub-processors where such sub-processors within the data importer’s Group), whether in person or, to the extent practicable, by remote means, for the sole purpose of determining whether any Relevant Personal Data have been disclosed in response to any Disclosure Order. This additional right to audit shall be at the sole cost and expense of the data exporter who shall determine whether and if such audit shall take place. The data importer shall, where requested by the data exporter, take reasonable steps to assist the data exporter in conducting such audits including the provision of technical personnel to assist the data exporter in conducting the audit, supervised and controlled access to data importer’s infrastructure, technical environment, review platforms or other systems (provided such access does not impact any other client of the data importer or require the disclosure of confidential information relating to such clients) and copies of relevant documents that may assist the data exporter in conducting and assessing the findings of such audit.

3. Notification and Transparency

To the extent permitted by applicable law, the data importer shall regularly (and at least once every 24 hours) publish a message via a secure URL, accessible at https://www.kldiscovery.com/legal/transparency-report (“Transparency Page”) informing the data exporter that, as at the time of the published message, it has not received a Disclosure Order. The data importer shall, for the term of processing of Relevant Personal Data under these Controller-to-Processor Contractual Clauses, continue to publish such information on the Transparency Page.

4. Obligation to Challenge

In the event that the data importer receives a Disclosure Order, the data importer shall promptly review the validity and enforceability of such Disclosure Order under applicable law and if, after a careful assessment, the data importer concludes that there are plausible grounds for challenging the Disclosure Order, and that such a challenge has a reasonable likelihood of succeeding, the data importer shall use reasonable efforts to bring such a challenge (including, where appropriate, through interim proceedings). To the extent that, notwithstanding any challenge, the data importer is obliged to disclose any Relevant Personal Data to the Relevant Authority, the data importer shall take all reasonable measures to ensure that it discloses the minimum amount of Relevant Personal Data required by applicable law.

5. Obligation to Notify

In the event that the data importer receives a Disclosure Order, the data importer shall:

(i) to the extent that the Disclosure Order contradicts the requirements of these Controller-to-Processor Contractual Clauses, inform the Relevant Authority that the Disclosure Order is incompatible with its obligations under these Controller-to-Processor Contractual Clauses, and that the Disclosure Order therefore exposes the data importer to conflicting legal obligations;

(ii)   to the extent permitted by applicable law, notify the data exporter of the Disclosure Order; and

(iii) where the data importer is legally able to inform the data exporter of the Disclosure Order, provide all reasonable assistance to the data exporter to defend, challenge and/or limit the scope of the Disclosure Order and shall take all reasonable instructions from the data exporter regarding the Disclosure Order including choice of counsel by the data exporter.  Where the data importer is permitted to notify, and therefore take instructions from the data exporter regarding the Disclosure Order, the data exporter shall be responsible for any reasonable costs and expenses incurred by the data importer in carrying out the data exporter’s instructions.

6. Policies and procedures

The data importer shall implement and maintain adequate internal policies with clear allocation of responsibilities for data transfers, reporting channels and standard operating procedures for handling Disclosure Orders.

7. Disclosure of Records

The data importer shall create and maintain a written record of:

(i) each Disclosure Order; and

(ii) the response to each Disclosure Order, together with details of the analysis of the Disclosure Order, the reasons for any response to the Disclosure Order,

and shall make such records available to the data exporter on request, to the extent permitted by applicable law, subject to appropriate redactions.

8. Standards

The data importer shall adopt the security standards set out in Annex II, including but not limited to the ISO 27001 standard, and shall implement all appropriate security measures with due regard to the state of the art, in accordance with the levels of risk associated with the categories of Relevant Personal Data processed and the likelihood of Disclosure Orders in relation to such Relevant Personal Data.

9. Policy Review

The data importer shall implement a regular review of the measures it has taken to protect Relevant Personal Data, including its applicable policies and procedures, to assess the suitability of those measures, and identify and implement additional or alternative measures when reasonably necessary. 

10. Onward Transfers

Where the data exporter provides instructions to data importer for the onward transfer of Relevant Personal Data to a sub-processor, the data importer shall use commercially reasonable efforts to obtain, from that sub-processor, an agreement that provides an equivalent level of protection for Relevant Personal Data, as is set out in this Annex IV, prior to the onward transfer of Relevant Personal Data to that sub-processor.  Where the data importer is unable to obtain equivalent measures as those set out in this Annex IV, the data importer shall not transfer any Relevant Personal Data to the sub-processor without the prior written authorization of the data exporter.  It is acknowledged at all times that, where the data importer is unable to obtain equivalent measures as those set out in this Annex IV, any authorization by the data exporter shall be solely at the data exporter’s legal risk.

11. Compensation or other legal remedies

It is acknowledged and accepted by the data exporter and data importer that the decision to transfer any Relevant Personal Data shall be solely taken by the data exporter, or the data exporter’s end client, as the case may be, and nothing in this Annex IV or more generally following a data exporter decision to transfer Relevant Personal Data shall impose, or create, any liability on the data importer to any Data Subject or the data exporter arising from such a decision.

Provisions applicable in relation to transfers of Personal Data governed by the Data Protection Act 2018 (UK)

International Data Transfer Addendum to the EU Commission Standard Contractual Clauses

VERSION B1.0, in force 21 March 2022

This Addendum has been issued by the Information Commissioner for Parties making Restricted Transfers. The Information Commissioner considers that it provides Appropriate Safeguards for Restricted Transfers when it is entered into as a legally binding contract.

Part 1: Tables

Table 1: Parties 

Table 2: Selected SCCs, Modules and Selected Clauses

Table 3: Appendix Information

“Appendix Information” means the information which must be provided for the selected modules as set out in the Appendix of the Approved EU SCCs (other than the Parties), and which for this Addendum is set out in:

Table 4: Ending this Addendum when the Approved Addendum Changes

Part 2: Mandatory Clauses

Mandatory Clauses of the Approved Addendum, being the template Addendum B.1.0 issued by the ICO and laid before Parliament in accordance with s119A of the Data Protection Act 2018 on 2 February 2022, as it is revised under Section ‎‎18 of those Mandatory Clauses.