Condizioni Generali di Fornitura dei Servizi

Condizioni Generali di Fornitura dei Servizi Ontrack

Si prega di leggere attentamente le presenti Condizioni Generali di Fornitura dei Servizi Ontrack (“Condizioni”) prima di effettuare un ordine. Le presenti Condizioni specificano chi siamo, come forniamo i nostri Servizi, in che modo Ontrack e il Cliente possono modificare o porre termine al contratto, come agire in presenza di eventuali problemi e contengono altre importanti informazioni.

1 CONDIZIONI GENERALI

1.1 Le presenti Condizioni disciplinano la fornitura dei Servizi di Recupero Dati offerti da KLDiscovery Ontrack S.r.l., di seguito “Ontrack”, con sede legale in Via Marsala, 34/A - 21013 Gallarate (VA) - Italia, Partita IVA e Codice Fiscale 02389900131, numero di REA VA340059.

1.2 La Descrizione dei Servizi di Recupero Dati di Ontrack e il Data Processing Agreement - DPA (Nomina a responsabile del trattamento) (DPA), che disciplina il trattamento dei dati personali in relazione alla fornitura dei servizi, sono parte delle presenti Condizioni. Per ulteriori informazioni sulle caratteristiche e le limitazioni del nostro Servizio di Recupero Dati, si prega di leggere la descrizione del servizio. Il DPA disciplina il trattamento dei dati personali forniti a Ontrack dal Cliente per le finalità di recupero dei dati.

1.3 Per informazioni su come Ontrack, in qualità di responsabile del trattamento, raccoglie, tratta e conserva i dati personali, si prega di fare riferimento all’informativa sulla privacy.

1.4 I termini e le condizioni del Cliente o di terzi sono esplicitamente esclusi e non si trovano applicazione. Le presenti Condizioni, la Descrizione del Servizi e il DPA si applicano anche a tutti i futuri rapporti commerciali, anche se non espressamente concordati nuovamente.

1.5 I servizi sono forniti prevalentemente nel laboratorio di Ontrack in Italia. Ontrack dispone di strutture tecniche e sedi in Europa e negli Stati Uniti. Se necessario, il Cliente concede a Ontrack l’accesso ai dati su dispositivi di archiviazione da qualsiasi struttura di Ontrack, compresi gli Stati Uniti d’America e il Regno Unito, al fine di consentire a Ontrack di fornire i servizi. Si prega di fare riferimento alla clausola 6.4.

2 CONTATTI

2.1 Come contattare Ontrack. È possibile contattare Ontrack telefonando al nostro servizio clienti +39 0331 18 35 811, inviandoci una lettera all’indirizzo della nostra sede legale o un messaggio di posta elettronica all’indirizzo mail recuperodati@ontrack.com.

3 DEFINIZIONI

3.1 Nelle presenti Condizioni, i termini elencati di seguito hanno il seguente significato:

(a) “Cliente Business” è il cliente che usufruisce dei servizi per scopi riferibili alla propria attività commerciale o professionale, ivi compresi, a titolo puramente esemplificativo, ditte individuali, imprese associate, società a responsabilità limitata o enti pubblici.

(b) “Informazioni Riservate” sono tutte le informazioni che vengono divulgate da una Parte all’altra durante il rapporto commerciale, quando la parte ricevente ha la legittima aspettativa, sulla base di un contrassegno alle informazioni rilevanti come riservate o in buona fede sulla natura delle informazioni, che la parte divulgante avesse un interesse legittimo a mantenere tali informazioni riservate.

(c) “Cliente Privato” è il consumatore finale, ossia qualsiasi persona fisica che usufruisce dei Servizi per scopi non riferibili esclusivamente alla propria attività commerciale o professionale.

(d) “Contratto” come definito al successivo Articolo 4.4.

(e) “Cliente” si riferisce, a seconda dei casi, al Cliente Business e/o al Cliente Privato.

(f) “Dati” sono tutti i dati in forma elettronica, ivi compresi i ‘dati personali’ come definiti dal Regolamento generale sulla protezione dei dati GDPR UE 2016/679 e/o dalle leggi nazionali sulla protezione dei dati personali.

(g) “Supporti” sono i Dispositivi del Cliente e, laddove applicabile, il telefono cellulare o il tablet;

(h) “Corrispettivo” è l’importo che il Cliente deve pagare per la fruizione dei Servizi, come specificato nel Preventivo;

(i) “Dispositivi” sono i dispositivi come hard disk, chiavette USB, SSD, schede di memoria, nastri o altri supporti di dati.

(j) “Preventivo” e “Accettazione” come definiti alle successive clausole 4.3 e 4.4.

(k) “Descrizione dei Servizi” si riferisce agli specifici processi applicati da Ontrack e descritti al seguente link: https://www.ontrack.com/it-it/informazioni-legali/recupero-dati-termini-condizioni#descrizione, e contiene, tra le altre informazioni, l’ambito di applicazione e le limitazioni dei Servizi di recupero dei dati offerti da Ontrack.

(l) “Servizi di Recupero Dati” (o “Servizi” in breve) sono i servizi forniti al Cliente da Ontrack come descritti nelle successive clausole 4 (Elaborazione degli Ordini) e 6 (i Servizi di recupero dei dati) delle presenti Condizioni, nonché nella Descrizione dei Servizi;

(m) “Sito Web” è il sito web disponibile all’indirizzo www.ontrack.com

(n) “Dispositivo di backup” è ogni dispositivo di supporto dati predisposto da Ontrack per memorizzare i dati recuperati, in forma criptata. Trattasi normalmente di un disco rigido USB.

(o) “Offerta per il Recupero Dati” come definita alla successiva clausola 4.2.

4 ELABORAZIONE DEGLI ORDINI (Preventivo e Accettazione)

4.1 Facendo seguito a un primo contatto telefonico, all’invio di una richiesta tramite Sito Web o a uno scambio di comunicazioni, il Cliente dovrà inviare a Ontrack il proprio Supporto. Per il recupero dati standard, Ontrack svolgerà anzitutto una Valutazione Preventiva (come definita nella Descrizione dei Servizi). In base al tipo di dispositivo e al tipo di danno, la Valutazione Preventiva potrà essere effettuata gratuitamente (salvo che per i dispositivi telefonici, i tablet e i supporti flash, per i dischi rigidi aperti, i dispositivi cancellati o formattati, nonché per i danni causati da acqua e fuoco), se non diversamente concordato durante l’elaborazione dell’ordine. Successivamente, Ontrack effettuerà la Valutazione Preventiva (e gli altri Servizi di recupero dei dati, se applicabili) in conformità alla Descrizione dei Servizi. Invece, nel caso di telefoni cellulari, tablet, dischi rigidi aperti e supporti flash, così come nel caso di alcuni tipi di danno o se la Valutazione Preventiva non fornisce sufficienti informazioni su un possibile recupero dei dati, Ontrack effettuerà una diagnosi a pagamento. In questo caso, il Cliente riceverà un link al Preventivo per l’esecuzione del servizio di Diagnosi, che dovrà autorizzare elettronicamente, al fine di commissionare a Ontrack l’esecuzione del servizio di recupero dei dati.

4.2 Dopo la Valutazione Preventiva o la diagnosi a pagamento, Ontrack vi informerà sulla probabilità di successo dell’operazione di recupero dati. In caso di diagnosi, il Cliente riceverà informazioni sui file che possono probabilmente essere recuperati. Per una spiegazione delle categorie utilizzate per effettuare l’analisi e della procedura esatta, consultare la Descrizione dei Servizi. Sulla base dell’analisi, il Cliente riceverà un’offerta commerciale per usufruire del Servizio di recupero dei dati (“Offerta per il Recupero dei Dati”), che prevede un prezzo fisso e prestabilito. Di solito, il Cliente può scegliere tra diversi livelli di prestazione durante questa fase, i quali sono descritti più dettagliatamente nella Descrizione dei Servizi.

4.3 Una volta ricevuto il Preventivo via mail, il Cliente può scegliere se: (i) autorizzare elettronicamente l’ordine (“Offerta”); (ii) chiedere la restituzione del Supporto previo pagamento; o (iii) chiedere la cancellazione permanente dei dati personali e/o la distruzione del Supporto; in quest’ultimo caso, Ontrack è obbligata e autorizzata a eseguire la cancellazione dei dati e/o la distruzione del Supporto senza ritardo. Nel caso in cui Ontrack non dovesse ricevere un ordine, una richiesta di distruzione del Supporto o una richiesta di restituzione del Supporto entro il termine di 14 (quattordici) giorni di calendario dalla data dell’Offerta, invierà un sollecito via mail al Cliente, chiedendogli di indicare come intende procedere in base alle opzioni di cui sopra. Se il Cliente non risponderà a questo sollecito, Ontrack provvederà a inviare 2 (due) ulteriori solleciti a intervalli di 2 (due) settimane. Se il Cliente continuerà a non rispondere a questi solleciti e non fornirà istruzioni su come procedere con il Supporto nelle due settimane successiva all’ultimo sollecito, Ontrack si riterrà autorizzata a disporre del Supporto (inclusi i dati ivi contenuti) nel rispetto della normativa vigente.

4.4 L’Ordine si intende accettato da Ontrack (cioè, l’Offerta in conformità della clausola 4.3 si intende accettata da Ontrack) solo dopo il ricevimento da parte del Cliente di una e-mail di conferma (“Accettazione”); solo in quel momento si considererà concluso un contratto legalmente vincolante tra Ontrack e il Cliente ("Contratto"), disciplinato in conformità alle clausole dell’Offerta, alla Descrizione del Servizio, al DPA e alle presenti Condizioni. Ontrack assegnerà un numero all’ordine inoltrato dal Cliente, che servirà a identificare la pratica del Cliente ogniqualvolta questi contatterà Ontrack.

5 INVIO DI DISPOSITIVI DI SUPPORTO DANNEGGIATI E RESTITUZIONE DI DISPOSITIVI DI SUPPORTO E DI BACKUP

5.1 Il Cliente ha le seguenti opzioni per inviare i suoi Supporti: (i) può consegnare i Dispositivi fisicamente presso i locali commerciali di Ontrack durante l'orario di apertura (è necessario un preavviso); (ii) può organizzare un servizio di consegna con corriere di sua scelta a proprie spese; o (iii) può consegnare i Dispositivi presso uno dei punti di consegna di Ontrack (un elenco dei punti di consegna è disponibile online all'indirizzo https://www.ontrack.com/it-it/contatti). Se viene scelta la terza opzione, Ontrack fornisce al Cliente le istruzioni di imballaggio per i suoi Supporti. In alternativa, Ontrack offre un servizio di ritiro da parte di terzi se il Cliente seleziona l'opzione "Ritiro e consegna" durante il processo di elaborazione dell’ordine. Ontrack invierà al Cliente un'etichetta di spedizione per il pacco insieme alle istruzioni di imballaggio e comunicherà il luogo in cui il Cliente potrà consegnare i suoi supporti per il ritiro da parte del corriere terzo.

5.2 Ontrack accetta solo unità di memoria dei Clienti e - a eccezione dei dispositivi definiti sopra - non l’hardware completo (ad es. laptop e desktop). Si prega il Cliente di rimuovere quindi i supporti dati (hard disk, SSD, ecc.) dall'hardware. Da questo obbligo, sono esclusi i telefoni cellulari o i tablet.

5.3 Tutti i supporti di memorizzazione devono essere imballati secondo le istruzioni riportate in https://www.ontrack.com/it-it/articoli/spedizione-supporto poiché Ontrack non è responsabile di eventuali danni alle apparecchiature durante il trasporto se i pacchi sono imballati in modo errato.

5.4 A seguito della diagnosi o del ripristino (vedere clausola 4), Ontrack invia i Dispositivi di Backup all’indirizzo del Cliente tramite un servizio di corriere accreditato. L'invio dei Dispositivi di Backup è solitamente gratuito, salvo accordi contrattuali diversi. Si prega di contattare Ontrack prima di completare l'ordine se non si desidera che Ontrack consegni i Dispositivi di Backup tramite corriere. Il Cliente può anche utilizzare un servizio di corriere di sua scelta a sue spese, ad esempio, o ritirare i Dispositivi di Backup di persona presso i locali commerciali di Ontrack durante gli orari di apertura (previo appuntamento).

5.5 I costi per la restituzione dei Supporti si basano sulle informazioni contenute nella relativa Offerta. I costi esatti vi saranno comunicati durante il processo di elaborazione dell’ordine.

6 I SERVIZI DI RECUPERO DATI

6.1 A fronte del pagamento del Corrispettivo, Ontrack procederà alla fornitura dei Servizi con la dovuta diligenza e le dovute capacità. I Servizi di recupero dati di solito includono i seguenti servizi: Valutazione o/e diagnosi, e – se possibile – il recupero dati.

Per una descrizione dettagliata di questi servizi, si prega di far riferimento alla Descrizione dei Servizi. La Descrizione dei Servizi è parte integrante delle presenti Condizioni.

6.2 Quando analizzerà i Supporti, Ontrack farà quanto ragionevolmente possibile per: (i) determinare i dati sul Supporto a cui è possibile accedere e che sono recuperabili; (ii) identificare il danno subito dal Supporto e/o dalle unità di memoria; (iii) rilevare quanti dati (se ve ne sono) possono essere probabilmente recuperati dal Supporto; e (iv) comunicare al Cliente i risultati attesi dal Servizio di recupero dati del Supporto. I Servizi di Recupero Dati di Ontrack possono includere il recupero dei dati in laboratorio, attraverso la fornitura di soluzioni software e, per i Clienti Business, attraverso il recupero dei dati a distanza.

6.3 Ontrack farà quanto ragionevolmente possibile per: (i) recuperare i Dati e restituire al Cliente i Dati recuperati su un Dispositivo di Backup criptato; o (ii) svolgere tutti gli altri servizi concordati per iscritto con il Cliente, quali ad esempio la cancellazione dei dati dal Dispositivo.

6.4 Ontrack svolge la maggior parte dei Servizi presso la sede di KLDiscovery Ontrack Srl, 21013 Gallarate (VA) - Italia. Tuttavia, Ontrack può inviare il Dispositivo ad altra società del gruppo situata nello Spazio economico europeo. Il recupero dati dei telefoni cellulari e dei tablet è svolto in uno dei centri esperti europei di Ontrack per i telefoni cellulari. Sulla base della Clausola 1.5, per la fornitura dei Servizi, Ontrack potrebbe domandare l’accesso da remoto ai Dati del Cliente che non sia ubicato nello Spazio economico europeo.

6.5 Al momento della stipulazione del Contratto, Ontrack può soltanto stimare il momento in cui il recupero dati sarà probabilmente completato. I termini indicati per lo svolgimento dei Servizi non sono termini essenziali e la data di consegna è puramente indicativa. Il Cliente prende atto e accetta che la natura stessa dei Servizi rende impossibile una pianificazione certa dei tempi di consegna. Il Cliente verrà informato della data prevista per la consegna in fase di elaborazione dell'Ordine. Dopo aver ricevuto da Ontrack il Dispositivo di Backup con i dati recuperati, il Cliente è invitato a controllare immediatamente la funzionalità tecnica del Dispositivo di Backup (disco rigido o chiavetta USB). Ontrack può sostituire i dati recuperati del Cliente solo in caso di guasto del dispositivo di consegna ed entro il periodo di conservazione dei dati personali recuperati previsto nel Data Processing Agreement (Nomina a responsabile del Trattamento) di Ontrack.

6.6 Si prega di notare che Ontrack non accetta tutti i prodotti Apple per il Servizio di Recupero dei Dati. I Servizi di Recupero Dati di Ontrack di solito non possono essere svolti su dispositivi Apple iMac o iPhone/iPad dopo il reset di fabbrica. Si prega di contattare il proprio servizio clienti prima di inviare prodotti Apple ad Ontrack.

6.7 Per alcuni servizi, Ontrack potrebbe richiedere certe informazioni al Cliente, come il nome utente, password o codici di accesso. Se il Cliente non fornisce a Ontrack queste informazioni entro un tempo ragionevole dalla richiesta, o se fornisce informazioni incomplete o incorrette, Ontrack potrà addebitare un ragionevole importo aggiuntivo per compensare il lavoro supplementare che ne deriva. Ontrack non sarà responsabile di eventuali ritardi o consegne parziali dei Servizi, qualora ciò sia dovuto alla mancata comunicazione delle informazioni richieste da parte del Cliente.

6.8 Ontrack potrebbe avere la necessità di sospendere la fornitura del Servizio per (i) risolvere problemi tecnici o apportare modifiche tecniche, o (ii) aggiornare il Servizio in seguito alle modifiche di legge e regolamenti pertinenti. Ontrack potrebbe inoltre sospendere la Fornitura dei Servizi, dopo averne dato comunicazione al Cliente, se quest’ultimo non provvede al pagamento.

6.9 Nella fornitura dei Servizi non vi è alcuna garanzia di successo. In particolare, Ontrack non garantisce che tutti o una parte dei dati del Cliente siano recuperabili o utilizzabili, che il telefono cellulare o il tablet, se del caso, possano essere utilizzati secondo il loro scopo originario o che Ontrack otterrà risultati garantiti.

6.10 La seguente disposizione trova applicazione soltanto per i Clienti Business:

Recupero Dati da Remoto. Qualora il Cliente Business richieda un recupero dei dati da remoto, non sarà necessario inviare alcun Dispositivo a Ontrack, il quale potrà svolgere il servizio da remoto. Nel caso di Recupero Dati da remoto, il Cliente Business riceverà il link a un Preventivo di diagnosi, che dovrà autorizzare elettronicamente. Dopo la diagnosi, il Cliente Business riceverà i dettagli dei file che sono probabilmente recuperabili. Sulla base di ciò, il Cliente Business riceverà una Offerta di Recupero Dati. Di solito, il Cliente Business può scegliere tra diversi livelli di prestazione del Servizio, i quali sono descritti nel dettaglio nella Descrizione del Servizio.

Per il servizio di recupero dati da remoto, il Cliente Business dovrà scaricare e installare il client software Ontrack RDR utilizzando il link fornito da Ontrack. Una volta installato, il software client consentirà all’utilizzatore di connettersi a Ontrack attraverso una connessione internet criptata. La connessione RDR è utilizzata da Ontrack solamente al fine di controllare gli strumenti di recupero Ontrack direttamente sulla macchina del Cliente Business. I dati di quest’ultimo non saranno trasferiti a Ontrack nel corso di tale processo. Una volta completato il Servizio di recupero dati da remoto, gli strumenti di recupero Ontrack saranno cancellati dal computer del Cliente Business.

Ontrack garantisce che il Software client (a) è privo di codici di programma o istruzioni di programma intenzionalmente progettati per interrompere, disabilitare, danneggiare, interferire con o altrimenti negativamente influenzare i programmi, file e le operazioni del Dispositivo del Cliente e (b) non contiene codici dannosi o nocivi tipicamente indicati come virus o descritti con termini simili tra cui Trojan horse, worm o backdoor.

7 DIRITTI DI PROPRIETÀ INTELLETTUALE

7.1 I Supporti e i Dati del Cliente sono e rimangono di proprietà di quest’ultimo. Ontrack non avrà alcun diritto, titolo o interesse in relazione ai Supporti e ai Dati, fatto salvo il diritto di possesso e di uso dei Supporti e dei Dati ai fini della prestazione dei Servizi. Il Cliente conserva tutti i diritti di proprietà intellettuali sui Dati.

7.2 Ontrack detiene per contro tutti i diritti di proprietà intellettuale relativi alla fornitura di Servizi, ivi compresi lo sviluppo, la creazione e la fornitura dei Servizi, le invenzioni, le opere protette da copyright, i metodi, i processi e il know-how utilizzato per sviluppare e compiere i Servizi, nonché qualsiasi hardware, firmware, piattaforma, software. Sono di proprietà di Ontrack anche gli aggiornamenti, i miglioramenti ai Servizi offerti, nonché i nuovi strumenti o funzionalità creati o utilizzati da Ontrack come parte dei Servizi offerti.

8 DIRITTO DI RECESSO

8.1 Il presente Articolo 8 riguarda esclusivamente i Contratti conclusi con i Clienti Privati.

8.2 Durante la Valutazione, il Cliente Privato ha per legge diritto di recedere dal Contratto in ogni momento. Il Cliente Privato che inoltra un Ordine, compresa anche la sola richiesta di diagnosi, può cancellarlo entro 14 (quattordici) giorni senza dover fornire alcuna motivazione. Il periodo di recesso è di quattordici giorni dal giorno della conclusione del contratto.

8.3 Per esercitare il diritto di recesso, il Cliente Privato deve informare Ontrack della sua decisione di recedere dal Contratto tramite una dichiarazione chiara (ad esempio tramite una lettera inviata per posta, fax, e-mail o telefono), utilizzando uno dei metodi indicati di seguito:

E-mail: recuperodati@ontrack.com;

Telefono: +39 0331 18 35 811;

Posta:

KLDiscovery Ontrack Srl
Via Marsala, 34/A
21013 Gallarate (VA)
Italia

8.4 Inoltre, il Cliente Privato può esercitare il proprio diritto di recesso attraverso il modello riportato alla fine delle presenti Condizioni. L’efficacia della revoca dal contratto non dipende dall’eventuale utilizzo del modulo di recesso. Ontrack invierà al Cliente Privato una conferma di ricezione della revoca del Cliente Privato (ad esempio, via e-mail).

8.5 Per rispettare la scadenza prevista per il recesso, è sufficiente inviare una richiesta in tal senso, come indicato nella presente clausola, entro il termine previsto per il recesso.

8.6 Se il Cliente Privato recede dal Contratto, Ontrack rimborserà al Cliente Privato gli eventuali pagamenti ricevuti, in tempi ragionevolmente brevi e in ogni caso non oltre il termine di 14 giorni dalla data di ricevimento della comunicazione di recesso. Autorizzando elettronicamente la richiesta di proposta di Ontrack (clausola 4.3), il Cliente Privato autorizza espressamente Ontrack ad avviare i Servizi immediatamente. In caso di recesso dopo l’inizio dei Servizi, il Cliente Privato sarà tenuto a pagare un corrispettivo a Ontrack per il valore dei Servizi forniti fino a quel momento. Una volta forniti i Servizi nella loro interezza, non è possibile al Cliente Privato revocare il contratto, anche se il periodo di revoca non fosse ancora scaduto.

8.7 Il rimborso verrà effettuato con le stesse modalità di pagamento utilizzate dal Cliente Privato per la transazione iniziale, salvo diversamente concordato tra le parti. In ogni caso al Cliente Privato non verrà addebitato alcun costo relativo al rimborso.

9 DIRITTO DI RECESSO (CLIENTI BUSINESS)

9.1 La clausola 8 non trova applicazione per i Clienti Business.

10 DIRITTO DI RISOLUZIONE

10.1 Fatto salvo qualsiasi altro diritto, ogni Parte potrà risolvere il Contratto per giusta causa, senza rispettare un periodo di preavviso, se esistono fatti in base ai quali non si può ragionevolmente ritenere che la parte risolvente possa proseguire il rapporto contrattuale fino al termine precedentemente concordato per la risoluzione del rapporto contrattuale, in particolare se:

(a) ai sensi dell’articolo 1454 del Codice civile, una delle parti viola in modo sostanziale una clausola del Contratto o delle presenti Condizioni e non pone rimedio a tale violazione entro un periodo di 15 (quindici) giorni dal momento in cui la parte ha ricevuto un avviso scritto per porvi rimedio; o

(b) ai sensi dell’articolo 1456 del Codice civile, il Contratto si risolve di diritto previa comunicazione di Ontrack della intenzione di esercitare il diritto alla risoluzione se il Cliente non provvede al pagamento del corrispettivo dovuto per la fornitura dei Servizi di recupero dati e/o

(c) una parte cessa (o minaccia di cessare) di svolgere la propria attività in tutto o in parte, o viene nominato un liquidatore, un curatore fallimentare o un curatore amministrativo nei suoi confronti, o nei confronti della sua impresa o dei suoi beni, o viene sciolta (a meno che allo scioglimento non segua una proposta di fusione o di ricostruzione solvente, in cui l'entità risultante si assume tutte le passività), o un tribunale competente emette un ordine di insolvenza, di liquidazione o un ordine simile, o la parte stipula un accordo con i suoi creditori, non è in grado di pagare i propri debiti alla scadenza o, qualora il Cliente sia una persona fisica, il Cliente diventi insolvente.

10.2 Ontrack può recedere dal Contratto o dalle presenti Condizioni se, nell’esecuzione del Contratto o delle presenti Condizioni, si trovi nella condizione di dover infrangere le leggi applicabili in materia di controllo delle esportazioni e sanzioni per il commercio con determinate imprese o individui, stabilite dalla Commissione Europea o da altre autorità nazionali, ivi comprese quelle degli Stati Uniti. Il Cliente accetta di fornire, su richiesta di Ontrack, una prova della sua identità allo scopo di verificare l’applicabilità delle leggi applicabili in materia di esportazioni e sanzioni.

10.3 Se la risoluzione del contratto da parte del Cliente avviene per un motivo non imputabile ad Ontrack, il Cliente è tenuto a pagare il compenso concordato per tutti i Servizi di recupero dati forniti da Ontrack fino al momento in cui la risoluzione avrà effetto.

11 DICHIARAZIONI DEL CLIENTE

11.1 Il Cliente dichiara e garantisce: (i) di essere legalmente capace a concludere contratti; (ii) di avere piena autorità, potere e capacità di accettare le presenti Condizioni e, nel caso di Clienti Business, di avere i poteri necessari per concludere il Contratto; (iii) che tutte le informazioni fornite a Ontrack con riferimento all'ordine sono veritiere, precise, complete e non fuorvianti; (iv) di essere il proprietario dei Supporti e/o di essere autorizzato dal proprietario dei Supporti a richiedere la prestazione dei Servizi; (v) che i Supporti e/o i Dati forniti a Ontrack non ledono in alcun modo i diritti o gli obblighi nei confronti di terzi; (vi) che la messa a disposizione di Ontrack dei Supporti e/o dei Dati non viola alcuna legge applicabile; (vii) di essere legalmente autorizzato a consentire l’accesso ai Dati; (viii) che i Supporti non contengono materiali (compreso a titolo esemplificativo qualsiasi Dato) che possano violare i diritti di proprietà intellettuale di terzi; e (ix) che i Supporti non contengono alcun materiale (compresi i Dati) che possa violare le leggi applicabili.

11.2 Ontrack si riserva il diritto (e il Cliente riconosce che Ontrack si riserva il diritto) di richiedere ulteriore documentazione a conferma della proprietà o della legale rappresentanza ai fini dell'autorizzazione all'esecuzione dei Servizi e di sospendere o non dare inizio ai Servizi in mancanza della suddetta documentazione. Il Cliente accetta di fornire, su richiesta, prove documentali della sua identità per consentire a Ontrack di verificare l'applicabilità di qualsiasi normativa in materia di esportazione e sanzioni, in conformità alla Clausola 10.2.

11.3 Il Cliente dichiara e accetta come condizione delle presenti Condizioni che i Supporti e/o i Dati potrebbero essere già danneggiati prima dell'invio a Ontrack ed è consapevole che l'esecuzione dei Servizi potrebbe portare alla distruzione dei Supporti e/o dei Dati, o comunque arrecare a essi ulteriori danni. Ontrack si impegna a usare tutta la ragionevole e necessaria diligenza nell'esecuzione dei Servizi, ma, fatto salvo quanto specificato alla clausola 13 delle presenti Condizioni, non si assume alcuna responsabilità per possibili danni, esistenti o ulteriori, cui potrebbero essere soggetti i Supporti e/o i Dati nell'esecuzione dei Servizi.

12 PREZZO E PAGAMENTI

12.1 Il prezzo dei Servizi (comprensivo di IVA, dove applicabile) è quello indicato nel Preventivo. Il pagamento potrà essere effettuato tramite addebito diretto SEPA, bonifico bancario, carta di credito/debito o, per i Clienti Business, anche tramite ordine su conto (numero d’ordine).

12.2 Nel caso di bonifico bancario anticipato, mandato di addebito diretto Sepa o pagamento con carta di credito, il corrispettivo può essere corrisposto dal Cliente prima dell'inizio dei Servizi (pagamento anticipato) o, ove possibile, al momento specificato nell'accordo di pagamento stipulato separatamente con Ontrack. In caso di mancato pagamento di qualsiasi importo dovuto a Ontrack ai sensi delle presenti Condizioni, Ontrack potrà trattenere i Supporti e/o i Dati fino all'avvenuto pagamento dell'intero importo dovuto. In caso di annullamento, ritardo o mancato pagamento, Ontrack invierà al Cliente un primo sollecito (in forma scritta) dopo la scadenza del termine per il pagamento. Se tuttavia il Cliente non provvederà nuovamente al pagamento, Ontrack invierà un altro sollecito prima di riservarsi il diritto di consegnare il credito alla agenzia di recupero crediti. Ontrack si riserva inoltre il diritto di richiedere interessi di mora o di emettere ulteriori richieste di risarcimento.

12.3 In caso di pagamento con carta di credito, Ontrack invia al Cliente un link a una piattaforma di pagamento sicura di terze parti per autorizzare il pagamento e completare il processo di pagamento. Il pagamento verrà effettuato dal Cliente dopo che il lavoro è stato completato ma prima che il Dispositivo di Backup venga inviato.

12.4 I Clienti Business ricevono una fattura. Se il Cliente Business non paga il corrispettivo indicato nella fattura, entro il periodo di pagamento concordato, Ontrack si riserva il diritto di inviare un sollecito (in forma scritta). Se il Cliente Business non provvede al pagamento dopo il primo sollecito, Ontrack invia un secondo sollecito, prima di affidare il credito alla agenzia di recupero crediti. In caso di ritardo nel pagamento, verranno addebitati gli interessi di mora al tasso consentito dalla legge secondo quanto previsto dall’articolo 5 del Decreto Legislativo n. 231/2002. Ontrack si riserva il diritto di far valere ulteriori diritti (ad esempio, per i danni causati dalla mora).

13 LA RESPONSABILITÀ DI ONTRACK PER DANNI O PERDITE DEL CLIENTE

13.1 Sono escluse le richieste di risarcimento danni da parte del Cliente, tranne le richieste di risarcimento danni da parte del Cliente derivanti da lesioni alla vita, all'incolumità fisica o alla salute o dalla violazione di obblighi contrattuali, nonché la responsabilità per altri danni per dolo o colpa grave di Ontrack o dei suoi rappresentanti legali o agenti vicari.

13.2 Con riguardo ai Clienti Business, a meno che il danno non sia stato causato con dolo o colpa grave o esista una responsabilità per lesioni alla vita, al corpo o alla salute, Ontrack sarà in ogni caso responsabile solo fino a un importo massimo di 20.000 euro. Il Cliente Business riconosce che il suddetto importo massimo di responsabilità supera il danno prevedibile tipico del Contratto.

13.3 Senza pregiudizio per la clausola 13.1 di cui sopra, Ontrack declina ogni responsabilità per eventuali alterazioni, danni fisici o altri danni, o distruzione dei Supporti o dei Dati del Cliente o per la decadenza di qualsiasi garanzia su questi apposta, nel corso della fornitura dei Servizi, se tali danni, distruzione, alterazione o invalidazione dovessero derivare dall'esecuzione dei Servizi da parte di Ontrack ai sensi del Contratto. Questa disposizione non trova applicazione per i danni dovuti a dolo o colpa grave di Ontrack e dei suoi rappresentanti legali o agenti.

13.4 Pur impegnandosi a occuparsi con ogni ragionevole cura dei Supporti o dei Dati a essa affidati dal Cliente per l'esecuzione dei Servizi, Ontrack declina ogni responsabilità nei confronti del Cliente nel caso in cui i Supporti o i Dati momentaneamente in suo possesso dovessero essere perduti, distrutti, alterati o altrimenti danneggiati per effetto di normali utilizzo e usura.

13.5 Nessuna delle Parti sarà ritenuta responsabile nei confronti dell'altra, a titolo contrattuale o extracontrattuale (anche per colpa), per le rispettive violazione di obblighi di legge, o per altre ipotesi di propria responsabilità derivanti o collegate alle presenti Condizioni o a qualsiasi Contratto, per eventuali danni indiretti o consequenziali, perdite di profitto, di fatturato o di affari.

13.6 Utilizzo di Corrieri. Coerentemente con le disposizioni di cui alla clausola 5, nel caso in cui Ontrack si affidi a corrieri terzi per consegnare i Dati recuperati e/o i Supporti originali al Cliente, per i Clienti Business Ontrack sarà responsabile solo nella misura del risarcimento offerto dal corriere terzo. Accettando le presenti Condizioni, il Cliente rinuncia sin d'ora a chiedere a Ontrack ogni possibile risarcimento per eventuali perdite o danni ai Dati o ai Supporti derivanti da colpa e/o violazione del contratto da parte del corriere, che eccedano i massimali previsti nelle condizioni generali del Corriere stesso. I termini e le condizioni del corriere terzo sono https://mydhl.express.dhl/it/it/help-and-support.html.

14 Manleva

14.1 Il Cliente è tenuto a manlevare Ontrack da ogni azione legale proveniente da terze parti come conseguenza della condotta illegale del Cliente. Questa manleva si applica in particolare alle richieste di risarcimento per violazione delle leggi sulla protezione dei dati personali, sulla concorrenza, o sul diritto d‘autore.

14.2 Nel caso in cui le dichiarazioni dei Clienti ai sensi della clausola 11.1 non siano accurate in tutto o in parte, il Cliente è tenuto a manlevare Ontrack da tutte le azioni di soggetti terzi che non sarebbero state presentate se le dichiarazioni fossero state accurate.

14.3 Il Cliente è tenuto a manlevare Ontrack rispetto a qualsiasi azione di soggetti terzi basata sulla proprietà dei Dispositivi o dei Dati, sull’autorità altamente limitata del Cliente a disporre dei Dispositivi e dei Dati, nonché alla raccolta, creazione, archiviazione o trattamento dei Dati in violazione di diritti di terzi o in modo illegale.

14.4 Oltre ai danni, la manleva di cui alla presente Clausola 14 comprenderà le sanzioni pecuniarie nonché le spese processuali ragionevoli e comprovate (comprese le spese per l'azione legale e la difesa).

15 DATA PROTECTION

15.1 Information on data protection can be found at the following link on our website: https://www.ontrack.com/it-it/informazioni-legali/informativa-privacy.

16 COME ONTRACK TRATTA I DATI PERSONALI (DATI RECUPERATI)

16.1 Nella misura in cui Ontrack tratta, utilizza e conserva i dati personali dei Clienti nel corso del recupero dei dati, trova applicazione il Data Processing Agreement - DPA (Nomina a responsabile del trattamento), disponibile all'indirizzo https://www.ontrack.com/it-it/informazioni-legali/recupero-dati-termini-condizioni#dpa.

17 INFORMAZIONI RISERVATE

17.1 La parte divulgante ha un interesse di riservatezza sulle Informazioni Riservate comunicate alla parte ricevente. La parte ricevente si impegna pertanto a trattare le Informazioni Riservate fornitele o altrimenti rese disponibili come strettamente riservate e a non renderle disponibili a terzi, in tutto o in parte, a meno che la parte che le ha comunicate non abbia dato il proprio consenso preventivo scritto alla divulgazione a terzi e che questi ultimi si siano impegnati a mantenere la riservatezza in modo coerente con le presenti Condizioni.

17.2 Gli obblighi di riservatezza non si estendono alle Informazioni Riservate per le quali la Parte ricevente può dimostrare che: (a) erano note alla parte ricevente prima che le venissero comunicate dalla parte divulgante, o (b) erano di pubblico dominio e accessibili liberamente da chiunque prima della comunicazione ad opera della parte divulgante, o lo sono diventate successivamente, o (c) sono diventate di dominio pubblico dopo la comunicazione senza colpa della Parte ricevente senza violazione delle presenti Condizioni, o (d) sono sostanzialmente identiche alle informazioni comunicate o rese disponibili alla Parte ricevente in qualsiasi momento da un soggetto terzo autorizzato, o (e) sono state sviluppate dalla Parte ricevente indipendentemente dalle Informazioni riservate, o (f) sono state espressamente autorizzate per iscritto in anticipo dalla Parte fornitrice per la divulgazione, o (g) il loro possesso, la loro detenzione o la loro conoscenza violano qualsiasi legge penale applicabile, o (h) la cui divulgazione è stata richiesta in base a un ordine governativo o giudiziario vincolante o a un requisito legale obbligatorio.

18 ALTRE IMPORTANTI CONDIZIONI

18.1 Il Contratto e le presenti Condizioni intercorrono esclusivamente tra Ontrack e il Cliente. Nessun altro soggetto avrà diritto di dare esecuzione alle condizioni in essi contenute. Ciascuna clausola del Contratto e delle presenti Condizioni ha efficacia singolarmente. Qualora un giudice o altra autorità competente accerti che una qualsiasi delle clausole qui contenute sia nulla e/o inefficace, le restanti clausole rimarranno pienamente valide ed efficaci. Il fatto che Ontrack non reagisca subito a eventuali violazioni del Contratto o delle presenti Condizioni commesse dal Cliente non pregiudica in alcun modo il suo diritto di intraprendere azioni nei confronti del Cliente stesso in un momento successivo.

18.2 Ontrack può modificare i Servizi per adeguarsi agli eventuali cambiamenti della normativa in vigore e per implementare accorgimenti tecnici e migliorie, ad esempio in risposta a una minaccia alla sicurezza. Tali cambiamenti non pregiudicheranno l'utilizzo dei Servizi da parte del Cliente. Qualora Ontrack dovesse apportare modifiche sostanziali alle Condizioni e ai Servizi, ne darà immediata notizia al Cliente, che avrà la facoltà di recedere dal Contratto prima dell'entrata in vigore delle modifiche e sarà rimborsato del costo degli eventuali Servizi pagati e non ricevuti.

18.3 Se il Cliente è residente in un Paese dell'Unione Europea, dispone della possibilità di presentare reclamo alla piattaforma europea per la risoluzione online delle controversie - Online Dispute Resolution (la “Piattaforma”) che facilita la risoluzione extragiudiziale delle controversie. Per maggiori informazioni, è possibile visitare la piattaforma all’indirizzo https://webgate.ec.europa.eu/odr/. Ontrack non intende ricorrere alla Piattaforma per la risoluzione delle eventuali controversie e il Cliente prende atto e accetta che Ontrack non ha alcun obbligo di far uso della Piattaforma per risolvere le controversie con il Cliente.

18.4 Le presenti Condizioni e ogni causa derivante dalla loro applicazione sono disciplinate dalla legge italiana. Per ogni controversia che dovesse insorgere tra le parti in relazione al Contratto, alle presenti Condizioni e ai Servizi forniti da Ontrack per i Clienti Business sarà competente in via esclusiva il Foro di Busto Arsizio (VA), oppure, nel caso di Clienti Privati sarà competente il Foro di residenza o domicilio del Cliente Privato.

Valido dal 1 agosto 2024

ALLEGATO

ESEMPIO DI MODULO DI RECESSO

(da compilare e restituire firmato solo se si desidera recedere dal contratto).

A

KLDiscovery Ontrack Srl

Via Marsala, 34/A

21013 Gallarate (VA)

Italia

recuperodati@ontrack.com;

numero di telefono: +39 0331 18 35 811;

Oggetto: Recesso dal Contratto per la fornitura dei Servizi

Il/i sottoscritto/i [*] con la presente comunica/no [*] che è sua/loro [*] intenzione cancellare l'ordine relativo ai seguenti articoli [*] / per la fornitura dei seguenti servizi [*]

Ordine emesso il [*]/ricevuto il [*],

Nome del/dei Cliente/i,

Indirizzo del/dei Cliente/i ,

Firma del/dei Cliente/i (solo nel caso in cui il documento venga inviato su supporto cartaceo),

Data

_______________________

(*) Cancellare se non pertinente

Descrizione dei servizi di Recupero Dati di Ontrack

1. Il processo di recupero dei dati, il servizio di Ontrack e limitazioni 

a) I servizi di recupero dati si svolgono in diverse fasi: 

• Valutazione- si veda la sezione 2 qui di seguito -; o/e
• Diagnosi - si veda la sezione 3 qui di seguito -; e 
• Recupero dei dati dopo la Valutazione o la Diagnosi si veda la sezione 4 qui di seguito -, o Recupero dei dati  da remoto RDR per i clienti aziendali - si veda la sezione 5 qui di seguito.

b) Ontrack recupererà il maggior numero possibile di dati da uno o più dispositivi danneggiati adottando le misure appropriate. Ontrack non esegue test di usabilità o compatibilità su alcun software applicativo.  

c) È possibile che i dati cancellati e/o danneggiati non possano essere letti anche utilizzando gli strumenti e le tecnologie di Ontrack. Pertanto, Ontrack non può garantire che i dati su dispositivi danneggiati possano essere recuperati, riparati o letti. 

d) Ontrack esamina i dispositivi per determinare quali danni devono essere superati per recuperare i dati e le strutture di dati tali da poterli leggere e utilizzare nuovamente nelle rispettive applicazioni. A tal fine, Ontrack applica i più elevati standard tecnici e processi proprietari, nonché strumenti software e hardware. A causa della natura del lavoro di Ontrack su dati o  dispositivi danneggiati, esiste un rischio generale che i dati presenti sui dispositivi danneggiati possano essere parzialmente o completamente persi o distrutti.   

e) Il Cliente riconosce che permane il rischio che: 

• qualora i dati esistenti non possano più essere recuperati, altri dati potrebbero andare persi; 
• i dati recuperati non possano essere utilizzati dal Cliente; 
• il contenuto informativo salvato nei dispositivi dei dati possa essere distrutto in tutto o in parte; e 
• i dispositivi su cui erano memorizzati i dati, il software e gli altri elementi forniti possano essere danneggiati, inutilizzabili o distrutti. 

2. Valutazione  

a) La Valutazione è una verifica iniziale da parte di un tecnico esperto in recupero dati che determina i danni visibili sul dispositivo per fornire una stima della quantità di dati che si prevede di recuperare. La valutazione può essere effettuata su HDD, SSD  e sistemi RAID/NAS. Sono esclusi dalla valutazionetelefoni cellulari, tablet e dispositivi flash, nonché dispositivi con dati cancellati, danni causati da acqua e fuoco e dispositivi di archiviazione già aperti. Durante la valutazione, il dispositivo del Cliente viene collegato ai nostri sistemi proprietari e, se necessario, aperto. Durante la valutazione non vengono copiati/backuppati (create immagini) o analizzati ulteriormente i dati. Non viene prodotto alcun elenco di dati recuperabili o indicazione di quali file possono essere recuperati. Ontrack non fornisce un rapporto separato sui danni. 

b) Ontrack informerà il Cliente dopo la valutazione se (i) il recupero dei dati è fattibile, (ii) è necessaria un'ulteriore Diagnosi a pagamento per determinare le opzioni di recupero dei dati, compresa la quantità di dati probabilmente recuperabili (vedere la sezione 3); (iii) oppure il recupero dei dati non può essere eseguito da Ontrack in queste circostanze.  

c) La stima del probabile successo di un recupero dei dati dopo la Valutazione viene effettuata sulla base delle seguenti classificazioni:  

• Eccellente -  Prevediamo che il 95-100% dei dati possa essere recuperato con successo.  
• Buono - Prevediamoche il 75-100% dei dati  possa essere recuperato con successo. 
• Parzialmente recuperabile – Prevediamo che una piccola parte dei dati possa essere recuperata, fino al 50%. 
• Complesso - A causa della complessità del danno, non possiamo ancora fornire una percentuale esatta di recuperabilità dei dati. Pertanto, in questo caso consigliamo di effettuare la Diagnosi estesa. 
• Non recuperabile - Non è possibile accedere ai dati sul dispositivo. 

d) La valutazione delle probabilità di successo di un recupero dei dati in base alla classificazione di cui sopra non garantisce il raggiungimento delle percentuali elencate nella sezione 2 lettera c), in quanto né i danni fisici né quelli strutturali dei dati vengono riparati nella fase di Valutazione.   

e) Se richiesto dal Cliente, Ontrack può, dopo la Valutazione, effettuare una Diagnosi, a pagamento, che include, ove possibile, la creazione di un elenco di Verifile, che può determinare con maggiore precisione la quantità di dati da recuperare (vedere la sezione 3 di seguito). Si noti che non è sempre possibile fornire un elenco di file nel caso in cui non sia possibile recuperare alcun dato. 
 
f) Se il Cliente effettua un ordine per la Diagnosi  o il Recupero dei dati sulla base dei risultati della Valutazione (vedere la sezione 4 di seguito), Ontrack eseguirà il servizio applicabile, sia di Diagnostiche di Recupero dei dati. 
 
g) Il Cliente può decidere di non eseguire il Recupero dati o la Diagnosi dopo la Valutazione. Se il Cliente lo desidera, i dispositivi gli verranno restituiti per il corrispettivo specificato nel modulo di preventivo. In caso contrario, i dispositivi saranno smaltiti in modo sicuro. 
 
h) Si prega di notare che le procedure applicate in fase di Valutazione possono danneggiare l'apparecchiatura del Cliente.  

3.Diagnosi 

a) Per il recupero dei dati da smartphone, tablet o dispositivi flash o in caso di danni specifici ai dati, Ontrack offre una Diagnosi a pagamento (e non una valutazione). Tuttavia, Ontrack può consigliare di effettuare la Diagnosi anche dopo aver effettuato la Valutazione, soprattutto in caso di danni complessi. La Diagnosi può essere richiesta anche senza l’attivazione della Valutazione.  

b) La Diagnosi determinerà il tipo e l'entità del danno subito dai dati, le reali possibilità di recupero dei dati dai dispositivi forniti dal Cliente e la quantità di file/dati che potrebbero essere recuperabili. Ontrack fornirà al Cliente l'accesso a una piattaforma proprietaria che consentirà al Cliente di monitorare lo stato della lavorazione e di fornire al Cliente un elenco finale dei file (Verifile) se il recupero dei dati è possibile. In alcuni casi, Ontrack potrebbe non essere in grado di accedere ai dati e quindi di fornire un elenco di file (Verifile). 

c)  I file contenuti nell’elenco (Verifile) vengono identificati in relazione alla loro prevista utilizzabilità, con indicazione semaforica 

• Verde -  I dati molto probabilmente saranno in grado di funzionare/aprirsi nei rispettivi programmi applicativi. 
• Giallo - I dati o i file sono parzialmente corrotti - ciò potrebbe comportare l’impossibilità di aprire e modificare i file nei rispettivi programmi applicativi. È possibile che i file danneggiati possano essere riparati - ma questo non rientra nell’offerta di recupero dati. Il referente commerciale di Ontrack può contattare direttamente l'utente se tale servizio può essere fornito da Ontrack nel caso specifico.  
• Rosso - I dati o i file sono danneggiati - con ogni probabilità ciò comporterà l’impossibilità di aprire e modificare i file nei rispettivi programmi applicativi. 

d) Nell’ambito della Diagnosi, Ontrack non è in grado di garantire l'utilizzabilità dei dati con le rispettive applicazioni dei clienti. Gli ingegneri di Ontrack forniranno indicazioni sullo stato generale dei dati recuperati, tuttavia queste previsioni non possono essere garantite in presenza di altri danni  che non possono essere identificati. Questo vale in particolare per i file di database di qualsiasi tipo. L'importazione dei set di dati, l’intervento necessario alla pulizia di tali setsecondo lo stato dell'arte del rispettivo software e applicazione di database e il coinvolgimento di ulteriori esperti sono di esclusiva responsabilità del Cliente.  Ontrack supporterà il Cliente e i suoi incaricati per quanto possibile. 

e) Esistono particolari scenari di perdita dati in cui le indicazioni semaforichenell'elenco dei file (Verifile) non hanno alcun significato. In caso di danni strutturali così gravi, Ontrack non garantisce la funzionalità dei file. Se questo caso esiste, viene indicato nel risultato della Diagnosi.  

f) La Diagnosi viene effettuata nel laboratorio di Ontrack. Di solito inviamo i telefoni cellulari e i tablet a uno dei centri europei di Ontrack specializzati in gestione dei  telefoni cellulari. 

g) A seconda del tipo di dispositivo, la Diagnosi può comportare il trasferimento dei dati su un altro dispositivo di memorizzazione e la distruzione del dispositivo originale del Cliente. 
 
h) Se il Cliente effettua un ordine per il Recupero dei dati sulla base dei risultati della Diagnosi (vedere la sezione 4 di seguito), Ontrack eseguirà il recupero dei dati. 
i) Il Cliente può decidere di non eseguire il Recupero dei dati dopo la Diagnosi. Su richiesta del Cliente, i dispositivi originali saranno restituiti per il corrispettivo specificato nel Modulo di offerta. In caso contrario, i dispositivi saranno smaltiti in modo sicuro.  

4) Recupero dei dati dopo la Diagnosi o la Valutazione

a) Offerta di Recupero dei dati dopo la Valutazione 

Il risultato della Valutazione viene inviato insieme a un'offerta per il Recupero dei dati. Viene trasmessa solo la valutazione di successo prevista Eccellente/Buono/Parziale/Complesso.  

Il preventivo per il Recupero dei dati contiene il prezzo del recupero dei dati in relazione ai livelli di servizio (vedi paragrafo c.), che indicano il tempo di elaborazione per il rispettivo processo di recupero dei dati e viene inviato al Cliente come descritto nelle nostre Condizioni Generali di Fornitura dei Servizi Ontrack.  

b.) Offerta per il Recupero dei dati dopo la Diagnosi 

Dopo la Diagnosi, Ontrack invierà al Cliente la lista Verifile, ove possibile, e informerà il Cliente sulla durata del processo di recupero dati e sui costi del servizio. Il Cliente riceverà un preventivo di Recupero dati come descritto nei nostri Termini e Condizioni, che includerà il prezzo del recupero dati in relazione ai Livelli di Servizio (vedere paragrafo c.) che indicano il tempo di elaborazione del rispettivo processo di recupero dati.  

c.) Livelli di servizio 

Per l'ordine di recupero dati, il Cliente può scegliere tra i seguenti livelli di servizio a seconda dell'urgenza: 

• Servizio Emergency  
  Il recupero dati sarà svolto subito dopo il ricevimento dell’ordine, 24 ore al giorno. 
• Servizio Express 
  Il recupero dati sarà svolto subito dopo il ricevimento dell’ordine, dal lunedì al venerdì, dalle 8.00 alle 18.00. La durata del processo di recupero dei dati è solitamente di 3-5 giorni lavorativi. 
• Servizio Standard
  Il dispositivo sarà sottoposto a intervento, dopo il ricevimento dell’ordine, dal lunedì al venerdì, dalle 9.00 alle 18.00. La lavorazione richiede in genere 7-10 giorni lavorativi. 
• Servizio Economy  
  Il dispostivo sarà sottoposto a intervento, dopo ricevimento dell’ordine, dal lunedì al venerdì, dalle 9.00 alle 18.00. La lavorazione richiede in genere 20 giorni lavorativi. 

d.) Accettazione del Recupero dei dati 

Il Cliente accetta l'offerta di recupero dati come descritto nelle nostreCondizioni Generali di Fornitura di Servizi Ontrack.  

Se il Cliente decide di non effettuare il Recupero dei dati sulla base dei risultati della Valutazioneo dell'elenco dei file (Verifile), l'ordine si considera annullato. Su richiesta del Cliente, i dispositivi saranno restituiti  per il corrispettivo indicato nel modulo di offerta. In caso contrario, i dispositivi saranno smaltiti in modo sicuro. 

e) Esecuzione del Recupero dei dati  

Se il Cliente effettua un ordine per il Recupero dei dati sulla base del preventivo di Recupero dei dati dopo aver esaminato i risultati della Valutazione e/o i risultati dellaDiagnsoi, Ontrack eseguirà il recupero dei dati.

Il Cliente riceve i dati recuperabili da Ontrack. Dopo la Diagnosi, generalmente si tratta dei dati mostrati nell'elenco dei file (Verifile).

I dati recuperati da Ontrack vengono memorizzati su un dispositivo di archiviazione esterno e inviati al Cliente. Oltre al dispoitivo separato contenente i dati recuperati, Ontrack può restituire il dispositivo danneggiato se richiesto dal Cliente al momento dell'ordine di recupero dati, previo pagamento delle spese di spedizione specificate. 
Su richiesta del Cliente, Ontrack può cancellare gratuitamente i dati dal dispositivo lavorato  e/o smaltirlo  in conformità alle normative vigenti. 

f) Variazioni sul risultato del Recupero dei dati  

Nel caso in cui la quantità di dati recuperati sia significativamente inferiore alla quantità di dati recuperabili stimata nellaValutazione , se non è stato precedentemente ordinato un elenco dei file, ne verrà fornito uno al Cliente senza alcun costo aggiuntivo per aiutarlo a decidere se procedere con la fase di recupero. Se è stato precedentemente ordinato e fornito un elenco dei file, il referente commerciale  si metterà in contatto con il Cliente per discutere i risultati e le opzioni e per il recupero dei dati.   

5 Servizio di recupero dati a distanza RDR  

a) RDR® è l'acronimo di Remote Data Recovery™ ("RDR"). RDR è una tecnologia brevettata che consente agli ingegneri di Ontrack di eseguire un recupero dati di qualità da laboratorio direttamente sul server, sul desktop o sul laptop del Cliente tramite una connessione Internet. L'unico requisito è che il disco sia funzionante. L'RDR di Ontrack è costituito da tre componenti principali: 

i) Comunicazione con il Cliente: il Cliente avvia una connessione a un server RDR di Ontrack utilizzando il software RDR Customer appositamente sviluppato. L'RDR Customer funziona con i sistemi operativi più comuni. Le unità da recuperare non devono necessariamente appartenere a un particolare sistema operativo.

ii) Server RDR: Ontrack dispone di diversi server in tutto il mondo.  

iii) Workstation RDR: Viene utilizzata dai tecnici di Ontrack per controllare in remoto gli strumenti sul computer del Cliente e recuperare i dati del Cliente. 

b) Per prima cosa, il Cliente scarica la versione RDR Customer appropriata e la installa sul server, sul desktop o sul laptop che verrà utilizzato per il recupero.  Successivamente, il software Ontrack Customer si connette come connessione TCP/IP in uscita dalla sede del Cliente al server Ontrack, creando un tunnel o una connessione punto-punto attraverso Internet. Poiché è probabile che la connessione utilizzi una connessione web, può passare attraverso la maggior parte dei firewall senza ulteriori requisiti di configurazione. La sicurezza dei dati è fondamentale grazie al protocollo di comunicazione proprietario di Ontrack, ai pacchetti criptati e alle strutture sicure di Ontrack.  

RDR protegge i dati dei clienti attraverso una connessione RDR in quattro modi: 
1. connessione diretta al server RDR: Il software del Cliente utilizza una connessione TCP diretta dal computer del Cliente al server RDR di Ontrack. RDR non utilizza un prodotto di hosting di terze parti. 
2. crittografia: il collegamento di comunicazione utilizza una crittografia a 256 bit su tutti i pacchetti. 
3. Protocollo proprietario: Le comunicazioni di RDR utilizzano un protocollo proprietario, ma non HTTP o altri protocolli comuni comprensibili ad altri. 
4. Nessun dato del Cliente viene trasmesso attraverso la connessione: la connessione RDR viene utilizzata solo dal tecnico Ontrack per controllare a distanza le utility Ontrack direttamente sul computer del Cliente. Gli aggiornamenti delle schermate e i pacchetti di tastiera (screen updates and keyboard packets) vengono inviati attraverso la connessione, ma non i file di dati del Cliente. Il tecnico Ontrack controlla invece gli strumenti di riparazione della struttura del file system per rendere i dati accessibili al Cliente. 

c) Non appena viene stabilita la connessione, inizia la Diagnosi o il processo di recupero, se è stato effettuato un ordine di Recupero dei dati. 

Data ultimo aggiornamento: xxxx 2023

Ultimo aggiornamento: Settembre 2023

Data Processing Agreement - DPA (Nomina a responsabile del trattamento)

Il presente DPA integra le Condizioni Generali di Fornitura dei Servizi Ontrack (“Termini”) e si applica: (i) a KLDiscovery Ontrack S.r.l. con sede legale in Via Marsala, 34/A - 21013 Gallarate (VA) - Italia, numero di partita I.V.A. e codice fiscale 02389900131 (“Ontrack”), e (ii) al Cliente interessato che conferisce un ordine avente per oggetto i servizi forniti ai sensi dei Termini.

Le Parti hanno convenuto che le previsioni del presente DPA si applicano al Trattamento dei Dati Personali (come di seguito definiti) necessario per consentire a Ontrack di fornire i servizi di recupero dati al Cliente interessato.

Definizioni

Nel presente DPA:

Disposizioni in materia di trattamento dei dati

1 Responsabile del Trattamento e Titolare del Trattamento

1.1 Le Parti convengono che, con riferimento ai Dati Personali, il Cliente sarà il Titolare del Trattamento e Ontrack sarà il Responsabile del Trattamento. Le Parti riconoscono altresì che il Cliente avrà la responsabilità esclusiva della precisione, qualità, integrità e affidabilità dei Dati Personali, nonché dei mezzi con cui lo stesso ha acquisito questi ultimi.

1.2 Il Cliente dichiara e garantisce, impegnandosi al riguardo, quanto segue: (i) che tutti i Dati Personali utilizzati in relazione ai servizi forniti ai sensi dei Termini rispetteranno sotto tutti gli aspetti la Normativa in materia di protezione dei dati, (ii) che tutte le istruzioni impartite dallo stesso a Ontrack con riferimento ai Dati Personali saranno in ogni momento conformi alla Normativa in materia di protezione dei dati, (iii) di aver ottenuto tutte le autorizzazioni necessarie da parte di ogni Interessato i cui Dati Personali sono inclusi nei Dati Personali, ovvero di essere altrimenti in possesso di un’adeguata autorizzazione legale per fornire i Dati Personali a Ontrack, e (iv) di rispettare le disposizioni del presente DPA.

1.3 Ontrack dichiara e garantisce, impegnandosi al riguardo, di: (i) trattare i Dati Personali soltanto nella misura necessaria in relazione ai Termini, e (ii) di sottoporre a trattamento i Dati Personali in conformità alle istruzioni documentate del Cliente e ai requisiti della Normativa in materia di protezione dei dati, (iii) di informare prontamente il Cliente nel caso in cui Ontrack ritenga che le istruzioni di quest’ultimo violino la Normativa in materia di protezione dei dati, ovvero nel caso in cui Ontrack non sia più in grado di rispettare le istruzioni del Cliente circa il Trattamento dei Dati Personali (in seguito a una modifica della legge applicabile, ovvero a una modifica delle istruzioni del Cliente), e (iv) di rispettare le previsioni del presente DPA.

1.4 Nell'ambito dell'elaborazione commissionata, vengono elaborati tutti i dati consegnati dal Cliente. Le categorie di dati personali e le categorie di persone interessate sono note al Cliente e sono specificate per l'incaricato del trattamento se ciò è necessario nel contesto dell'ordine. Nel caso del recupero dei dati, la conoscenza del contenuto dei dati del Cliente non è solitamente rilevante per l'incaricato del trattamento.

2 Istruzioni e dettagli del Trattamento

2.1 Il Trattamento dei Dati Personali che sarà effettuato da Ontrack ai sensi del presente DPA includerà le attività di Trattamento necessarie nell’ambito della fornitura dai servizi a opera di Ontrack.

3 Misure tecniche e organizzative

3.1 Ontrack si impegna a istituire e mantenere, a proprie spese, idonee misure tecniche e organizzative in relazione al Trattamento e alla sicurezza dei Dati Personali, in conformità alla Normativa in materia di protezione dei dati e, in particolare, agli Articoli 32-34 del GDPR. Ontrack si impegna altresì a garantire che tali misure tecniche e organizzative saranno adeguate ai rischi specifici connessi alle proprie attività di Trattamento, in particolare per salvaguardare i Dati Personali da potenziali Violazioni di dati personali.

4 Impiego di Personale e Sub-responsabili del trattamento

4.1 Fatte salve le disposizioni della clausola 4.2, Ontrack non potrà avvalersi di eventuali Sub-responsabili del trattamento per lo svolgimento di attività di Trattamento relative ai Dati Personali senza la previa autorizzazione scritta del Cliente. Qualora tale autorizzazione venga concessa, prima di divulgare un qualunque dato a un Sub-responsabile approvato, Ontrack dovrà concludere con tale Sub-responsabile un accordo scritto avente contenuto equivalente a quello del presente DPA. Le Parti riconoscono e accettano che, in deroga a qualsiasi disposizione contraria contenuta nel presente DPA, Ontrack rimarrà pienamente responsabile nei confronti del Cliente per l’adempimento degli obblighi da parte di ciascun Sub-responsabile. Ontrack si impegna a informare il Cliente in merito a qualsiasi modifica prevista avente ad oggetto l’aggiunta o la sostituzione di tali Sub-responsabili e a concedere al Cliente una ragionevole possibilità di opporsi, per fondati motivi, a tali modifiche o sostituzioni.

4.2 I Sub-responsabili approvati alla data del presente DPA sono indicati nell’Allegato 1.

4.3 Ontrack si impegna a garantire l’affidabilità del proprio Personale che avrà accesso ai Dati Personali, nonché a garantire che tale Personale tratterà i Dati Personali solamente nei casi in cui ciò sia strettamente necessario ai fini dei servizi, assicura che detto Personale è a perfetta conoscenza delle misure da mettere in atto e dei provvedimenti da adottare, tenuto conto della Normativa in materia di protezione dei dati, durante il Trattamento dei Dati Personali, e si è impegnato a proteggere la riservatezza dei Dati Personali, anche mediante l’assunzione di un idoneo obbligo di riservatezza (attraverso la conclusione di un contratto scritto o in altro modo) con riferimento ai Dati Personali.

5 Assistenza per la conformità del Cliente e i Diritti dell’Interessato

5.1 Ontrack si impegna a inoltrare prontamente al Cliente tutte le Richieste dell’Interessato dalla stessa ricevute. Ontrack si impegna altresì a fornire al Cliente tutta l’assistenza ragionevolmente richiesta da quest’ultimo (tenendo conto della natura del Trattamento e delle informazioni di cui dispone Ontrack) allo scopo di garantire il rispetto da parte del Cliente degli obblighi a suo carico previsti dalla Normativa in materia di protezione dei dati con riferimento a quanto segue: (i) sicurezza del Trattamento, (ii) valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (secondo la definizione data a tale locuzione nella Normativa in materia di protezione dei dati), (iii) consultazione preliminare con un’Autorità di controllo riguardo a un Trattamento ad alto rischio, e (iv) notifiche all’Autorità di controllo e/o comunicazioni agli Interessati da parte del Cliente a seguito di una qualunque Violazione di dati personali, a condizione che, qualora tale assistenza comporti per Ontrack uno sforzo sproporzionato in termini di tempo e risorse, il Cliente dovrà pagare a quest’ultima le tariffe applicate da Ontrack per la fornitura di tale assistenza.

6 Trasferimenti internazionali di dati

6.1 Cliente Il Cliente riconosce che, alla data del presente Accordo per il trattamento dei dati, Ontrack potrà trattare i dati personali nel Regno Unito, in Europa e negli Stati Uniti d'America durante la durata del presente Accordo.

6.2 Il Cliente riconosce che per quanto riguarda i Dati Personali soggetti al Data Protection Act 2018 (Regno Unito), Ontrack sarà autorizzata a trattare tutti o parte dei Dati Personali all'interno dello Spazio Economico Europeo ("SEE") ai sensi del paragrafo 5(1)(a) della Sch.21 del Data Protection Act 2018. Inoltre, il Regno Unito ha ricevuto dalla Commissione Europea una decisione di adeguatezza datata 28 giugno 2021, ai sensi dell'articolo 45(3) del GDPR, che conferma che i trasferimenti possono avvenire senza la necessità di ottenere ulteriori autorizzazioni ("Decisione di adeguatezza"). Nel caso in cui la Decisione di adeguatezza scada o sia altrimenti dichiarata non valida, le Parti inseriranno le Clausole contrattuali standard del Controllore e del Responsabile del trattamento dell'UE in vigore al momento applicabile per garantire il trattamento conforme dei Dati personali da parte di Ontrack nel Regno Unito.

6.3 Per quanto riguarda i trasferimenti di Dati Personali negli Stati Uniti d'America, le parti concordano che le Clausole Contrattuali Standard 2021 Controller to Processor (Modulo 2) approvate dalla Commissione Europea, con le modifiche applicabili richieste da S119A(1) del Data Protection Act 2018, e in conformità con i requisiti della Legge Federale Svizzera sulla Protezione dei Dati del 19 giugno 1992 ("FADP") e, dopo l'entrata in vigore, in conformità con l'art. 16(2)(d) del Codice Civile. 16, paragrafo 2, lettera d), della futura Legge federale sulla protezione dei dati riveduta del 25 settembre 2020 ("revDSG"), qui linkata, (" Clausole contrattuali standard") sono incorporate per riferimento nel presente Contratto di trattamento dei dati e che tutti i trasferimenti saranno soggetti ai termini delle Clausole contrattuali standard. Se le Clausole Contrattuali Standard vengono modificate, abrogate o sostituite dalla Commissione Europea o ai sensi delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati, le Parti collaboreranno in buona fede per stipulare una versione aggiornata del meccanismo di trasferimento dei dati, o per negoziare una soluzione alternativa che consenta trasferimenti conformi di Dati Personali negli Stati Uniti d'America.

6.4 Ai sensi della presente clausola 6 "Trasferimenti internazionali di dati", il Cliente autorizza il trasferimento dei Dati personali negli Stati Uniti d'America. Il consenso del Cliente al trasferimento dei Dati Personali negli Stati Uniti d'America può essere ritirato in qualsiasi momento ma, in tal caso, il Cliente riconosce che Ontrack potrebbe non essere in grado di completare l'Ordine e/o eseguire i Servizi se il Cliente ritira il consenso al trasferimento dei Dati Personali.

7 Registri, informazioni e controllo

7.1 Ontrack si impegna a: (i) creare, (ii) tenere aggiornati e (ii) conservare registri completi e accurati riguardanti tutte le attività di Trattamento dei Dati Personali.

7.2 Ontrack si impegna a concedere al Cliente il diritto di controllo, non più di una volta per anno civile e con un preavviso scritto minimo di 30 (trenta) giorni, durante il normale orario di lavoro e previa assunzione di un ragionevole impegno alla riservatezza, per accedere ai suddetti registri del Trattamento dei Dati Personali e acquisire copie degli stessi, fornendo al Cliente tutta l’assistenza ragionevolmente possibile nell’esercizio dei diritti di controllo di quest’ultimo. Il presente diritto di controllo non si estende a eventuali centri dati di parte terza né ad altre strutture di parte terza ospitanti apparecchiature server dove sarà consentita solamente un’ispezione visiva e scortata.

7.3 Ontrack si impegna a fornire prontamente al Cliente, su richiesta e spese di quest’ultimo, tutte le informazioni necessarie per consentire allo stesso di dimostrare la propria conformità agli obblighi cui è soggetto ai sensi del GDPR, nella misura in cui Ontrack è in grado di fornire tali informazioni.

8 Notifica delle Violazioni

8.1 In relazione a qualsiasi Violazione di dati personali, che coinvolga i Dati Personali, suscettibile di comportare un elevato rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche, Ontrack si impegna, senza indebito ritardo, a: (i) notificare la Violazione di dati personali al Cliente, e (ii) fornire al Cliente tutti i dettagli della Violazione di dati personali.

9 Cancellazione o restituzione dei Dati Personali e relative copie

9.1 Ontrack, su richiesta scritta del Cliente o allo scadere dei periodi di conservazione interni, si impegna a cancellare tutti i Dati Personali, ovvero a restituire gli stessi al Cliente nella forma ragionevolmente richiesta da quest’ultimo, entro un termine ragionevole decorrente (i) dalla fine della fornitura, ai sensi dei Termini, dei servizi pertinenti relativi al Trattamento ovvero, se precedente, (ii) dal momento in cui il Trattamento da parte di Ontrack di eventuali Dati Personali non sia più necessario ai fini dell’adempimento degli obblighi di Ontrack ai sensi del presente DPA, cancellando altresì tutte le copie esistenti (a meno che la conservazione di eventuali Dati Personali sia prevista ai sensi della legge applicabile, nel qual caso Ontrack si impegna a informare il Cliente dell’esistenza di tale obbligo). Ontrack si impegna a far sì che i propri Sub-responsabili del trattamento intraprendano le stesse azioni con riferimento ai Dati Personali.

9.2 Ontrack cancellerà gli eventuali Dati Personali che dovessero rimanere in suo possesso o sotto il suo controllo per un periodo di tempo superiore a 12 (dodici) mesi senza che, in tale periodo di tempo, siano state ricevute istruzioni operative da parte del Cliente.

10 Indennizzo

10.1 Ciascuna Parte (la “Parte indennizzante”) è tenuta a risarcire e tenere indenne l’altra Parte (la “Parte indennizzata”) in relazione a qualsivoglia pretesa, domanda, azione giudiziaria, transazione, interesse, addebito, procedimento, spesa, perdita e danni che la Parte Indennizzata subisca, sostenga, sia condannata a risarcire/pagare ovvero accetti di pagare in seguito o in relazione all’inadempimento del presente DPA e/o alla violazione della Normativa in materia di protezione dei dati da parte della Parte indennizzante.

11 Responsabilità

11.1 In nessun caso le responsabilità complessive di ciascuna delle Parti del presente DPA potranno superare i limiti contrattuali indicati e concordati nei Termini.

12 Durata e scioglimento anticipato del contratto

12.1 Salvo in caso di scioglimento anticipato mediante accordo delle Parti, il presente DPA comincerà a produrre effetti alla data del conferimento di un ordine avente per oggetto servizi forniti ai sensi dei Termini e continuerà ad avere efficacia per tutto il tempo durante il quale Ontrack sottoporrà a Trattamento i Dati Personali.

13 Scelta della legge applicabile al contratto

13.1 Il presente DPA è soggetto alle disposizioni in materia di scelta della legge applicabile di cui ai Termini.

Allegato 1 – Sub-responsabili e trasferimenti di dati

Allegato 2 – Tecnico e organizzativo misure - generiche

Nota sul documento:
di seguito vengono riportate le misure tecniche e organizzative generali di KLDiscovery Ontrack GmbH. Le misure a disposizione vengono elencate in forma generica all'interno del presente documento. Nei limiti del necessario e del possibile, tali misure vengono sempre attuate.

1. Riservatezza (art. 32 par. 1 lett. b del GDPR)

Controllo di accesso
Non è ammesso alcun accesso non autorizzato ai sistemi di elaborazione dati.

• Sicurezza in fabbrica nell'edificio
• Personale autorizzato per il servizio di chiusura
• Reception con personale durante l'orario di lavoro
• Carte magnetiche per l'accesso
• Chip di accesso alle camere (documentazione nel sistema)
• Diverse zone di sicurezza con diverse autorizzazioni di accesso
• Sicurezza della porta (chiudiporta elettrico, lettore di chip)
• Chiave principale
• Controllo chiave/chip
• Regole per il trattamento dei visitatori e del personale esterno
• Elenco visitatori
• I visitatori possono accedere alle sale server solo se accompagnati
• Solo che per la computer forensics
• Personale competente ha accesso al laboratorio di informatica forense.
• Sistema di allarme / impianto antifurto
• Sistema video (sala server)
  
  

Controllo di accesso al sistema
Nessun accesso/utilizzo non autorizzato ai sistemi di elaborazione dati;

• Metodi di autorizzazione e diritti di accesso basati sulla necessità
• Amministrazione centrale degli utenti
• Sicurezza delle procedure di password/criteri di password
• Autenticazione utente crittografata
• Meccanismi di blocco automatico dopo tentativi di accesso errati
• Autenticazione a due fattori
• Crittografia per file e supporti dati
• Utilizzo di firewall e protezione antivirus
• Utilizzo della Virtual Private Network (VPN)
• Registrazione degli accessi e dei tentativi di accesso (accesso agli uffici, VPN, ecc.)
  
  

Controllo di accesso ai dati
Nessuna lettura, copia, modifica o rimozione non autorizzata all'interno del sistema.

• Metodi di autorizzazione e diritti di accesso basati sulle esigenze per programmi e dati
• Amministrazione centrale degli utenti
• Disconnessione automatica dopo un determinato periodo di inattività
• Crittografia per file e supporti dati
• Registrazione di accessi e tentativi di accesso errati
  
  

Controllo della separazione
Trattamento separato dei dati raccolti per differenti finalità.

• Funzionalità multi-mandante
• La separazione per finalità diverse è garantita da sistemi/database differenti
• Separazione delle funzioni per produzione/test
• Crittografia diversa dei set di dati al fine di garantire la separazione per diversi scopi di elaborazione
• Implementazione di funzioni definite nei sistemi informativi: amministratore, auditor, utente.
• Metodi di autorizzazione e diritti di accesso basati sulle necessità per programmi e dati
• Utilizzo di processi sicuri, ad es. di "Challenge Response Procedures" per garantire un'applicazione autorizzata
  
  

Pseudonimizzazione (art. 32 par. 1 lett. a del GDPR, art. 25 par. 1 del GDPR)
Il trattamento dei dati personali è realizzato in modo tale che gli stessi dati non siano più attribuibili a un utente specifico senza ricorrere a informazioni aggiuntive, purché tali informazioni siano archiviate separatamente e soggette a misure tecniche e organizzative adeguate.
La pseudonimizzazione è concordata tra le parti all'interno del rispettivo ordine o contratto.

2. Integrità (art. 32 par. 1 lett. b del GDPR)

• Concetti di crittografia (crittografia di supporti di dati, crittografia di file, crittografia di e-mail)
• Uso della firma digitale
• Reti private virtuali (VPN)

• Accordi di lavorazione su commissione con i contraenti
• Gestione dei supporti dati e controllo dell'inventario
• Uso regolamentato di supporti dati esterni come chiavette USB, dischi rigidi esterni, schede di memoria SD, ecc.

• Rilascio dei supporti dati solo ai destinatari autorizzati (ad es. ricevuta d'ordine, carta di accompagnamento).
• Determinazione degli utenti autorizzati per l'accesso al supporto dati
• Istruzioni per l'imballaggio e la spedizione (metodo di spedizione, ad esempio in contenitori sigillati)
• Raccolta diretta, servizio di corriere, accompagnamento al trasporto
• Blocco separato dei supporti di dati riservati
• Regolamento sulla realizzazione di copie di dati
• Documentazione dei programmi di recupero e trasmissione
• Distruzione sicura dei documenti e cancellazione dei dati
• Cancellazione sicura dei dati prima dello scambio e del riutilizzo del supporto dati
• Smaltimento del supporto dati secondo DIN66399
• Ingresso protetto al data center per le consegne in entrata e in uscita
  
  

Controllo dell'input
Stabilire se e da chi i dati personali sono stati inseriti, modificati o rimossi nei sistemi di elaborazione dati.

• Responsabilità definite a livello organizzativo per l'inserimento dei dati
  
  
• Concetto di autorizzazione basato sui ruoli
• Registrazione degli input (dati modificati, utenti che hanno modificato i dati)
• Proteggere i protocolli da accessi non autorizzati
  
  
• L'elaborazione dei supporti informatici forensi viene effettuata solo sulle copie di lavoro, mentre i supporti originali vengono conservati in una busta per le prove.
• Sistemi di valutazione dei protocolli
• Principio dei quattro occhi per i dati particolarmente sensibili
  
  

3. Disponibilità e resilienza (art. 32 par. 1 lett. b del GDPR)

Controllo della disponibilità
Protezione contro la distruzione o la perdita accidentale o intenzionale.

• Sistemi di rilevazione di fuoco e fumo
• Estintore per sala server
• Climatizzazione della sala server
• Monitoraggio della temperatura della sala server
• Utilizzo di sistemi RAID
• Concetti di backup e ripristino
• Test regolari di recupero dati
• Gruppo di continuità (UPS)
• Protezione dai virus
• Firewall
• Protezione contro il "codice maligno
  
  
• Canali di segnalazione definiti (anche con il fornitore di servizi)
• Piani di emergenza
  
  

Ripristino rapido (art. 32 par. 1 lett. c del GDPR).

• Concetti di backup e ripristino
• Garantire un rapido approvvigionamento di hardware da parte di acquisti/partner.
  
  

4. Procedura di riesame e valutazione periodica (art. 32 par. 1 lett. d del GDPR; art. 25 par. 1 del GDPR)

Gestione della protezione dei dati

• Sistema di gestione della protezione dei dati
• Impegno dei dipendenti alla riservatezza
• Politiche e concetti di sicurezza e protezione dei dati (tra cui politica di sicurezza delle informazioni, politica delle risorse umane, concetto di gestione della protezione dei dati, sintesi della sicurezza delle informazioni).
  
  
• Gestione della risposta agli incidenti, piani di emergenza
• Risikobewertung
• Notfallpläne
  
  

Impostazioni predefinite favorevoli alla protezione dei dati (art. 25 par. 2 del GDPR)

• Valutazione del rischio
• Piani di emergenza
  
  

Controllo degli ordini
Ai sensi dell'articolo 28 del GDPR, non viene effettuato alcun trattamento dei dati dell'ordine in assenza delle corrispondenti indicazioni del Cliente .

• Contratti per il trattamento commissionato (art. 28 DSGVO)
• Progettazione di contratti chiari con le aziende partner
• gestione formalizzata degli ordini
• Selezione rigorosa dei fornitori di servizi
• Trasporto sicuro del vettore dati da parte di fornitori di servizi appropriati
• Obbligo di condanna preventiva
• Controlli di follow-up
• Cancellazione sicura dei dati al termine del lavoro
  
  
• Processi standardizzati per l'elaborazione dei dati degli ordini
• Processo di gestione del cambiamento standard (secondo ITIL)
  
  
• Monitoraggio dei processi
  
  

5. Ulteriori commenti/riferimenti/documenti

• Certificazione di KLDiscovery Ontrack GmbH secondo la norma ISO 27001
• Certificazioni di terze parti (ad es. centri dati secondo la norma ISO 27001)

Data Processing Agreement 6.3
Standard Contractual Clauses

 (Controller to Processor (Module Two)

SECTION I

Clause 1

Purpose and scope

(a) The purpose of these standard contractual clauses is to ensure compliance with the requirements of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (General Data Protection Regulation) for the transfer of personal data to a third country.

(b) The Parties:

(i) the natural or legal person(s), public authority/ies, agency/ies or other body/ies (hereinafter “entity/ies”) transferring the personal data, as listed in Annex I.A. (hereinafter each “data exporter”), and

(ii)   the entity/ies in a third country receiving the personal data from the data exporter, directly or indirectly via another entity also Party to these Clauses, as listed in Annex I.A. (hereinafter each “data importer”)

have agreed to these standard contractual clauses (hereinafter: “Clauses”).

(c) These Clauses apply with respect to the transfer of personal data as specified in Annex I.B.

(d) The Appendix to these Clauses containing the Annexes referred to therein forms an integral part of these Clauses.

Clause 2

Effect and invariability of the Clauses

(a)  These Clauses set out appropriate safeguards, including enforceable data subject rights and effective legal remedies, pursuant to Article 46(1) and Article 46 (2)(c) of Regulation (EU) 2016/679 and, with respect to data transfers from controllers to processors and/or processors to processors, standard contractual clauses pursuant to Article 28(7) of Regulation (EU) 2016/679, provided they are not modified, except select the appropriate Module(s) or to add or update information in the Appendix. This does not prevent the Parties from including the standard contractual clauses laid down in these Clauses in a wider contract and/or to add other clauses or additional safeguards, provided that they do not contradict, directly or indirectly, these Clauses or prejudice the fundamental rights or freedoms of data subjects.

(b) These Clauses are without prejudice to obligations to which the data exporter is subject by virtue of Regulation (EU) 2016/679.

Clause 3

Third-party beneficiaries

(a)   Data subjects may invoke and enforce these Clauses, as third-party beneficiaries, against the data exporter and/or data importer, with the following exceptions:

(i) Clause 1, Clause 2, Clause 3, Clause 6, Clause 7;

(ii) Clause 8.1(b), 8.9(a), (c), (d) and (e);

(iii) Clause 9(a), (c), (d) and (e);

(iv) Clause 12(a), (d) and (f);

(v) Clause 13;

(vi) Clause 15.1(c), (d) and (e);

(vii) Clause 16(e);

(viii) Clause 18(a) and (b).

(b)   Paragraph (a) is without prejudice to rights of data subjects under Regulation (EU) 2016/679.

Clause 4

Interpretation

(a)   Where these Clauses use terms that are defined in Regulation (EU) 2016/679, those terms shall have the same meaning as in that Regulation.

(b) These Clauses shall be read and interpreted in the light of the provisions of Regulation (EU) 2016/679.

(c)   These Clauses shall not be interpreted in a way that conflicts with rights and obligations provided for in Regulation (EU) 2016/679.

Clause 5

Hierarchy

In the event of a contradiction between these Clauses and the provisions of related agreements between the Parties, existing at the time these Clauses are agreed or entered into thereafter, these Clauses shall prevail.

Clause 6

Description of the transfer(s)

The details of the transfer(s), and in particular the categories of personal data that are transferred and the purpose(s) for which they are transferred, are specified in Annex I.B.

Clause 7

Docking clause

(a)   An entity that is not a Party to these Clauses may, with the agreement of the Parties, accede to these Clauses at any time, either as a data exporter or as a data importer, by completing the Appendix and signing Annex I.A.

(b) Once it has completed the Appendix and signed Annex I.A, the acceding entity shall become a Party to these Clauses and have the rights and obligations of a data exporter or data importer in accordance with its designation in Annex I.A.

(c)   The acceding entity shall have no rights or obligations arising under these Clauses from the period prior to becoming a Party.

SECTION II – OBLIGATIONS OF THE PARTIES

Clause 8

Data protection safeguards

The data exporter warrants that it has used reasonable efforts to determine that the data importer is able, through the implementation of appropriate technical and organisational measures, to satisfy its obligations under these Clauses.

8.1 Instructions

(a) The data importer shall process the personal data only on documented instructions from the data exporter. The data exporter may give such instructions throughout the duration of the contract.

(b) The data importer shall immediately inform the data exporter if it is unable to follow those instructions.

8.2 Purpose limitation

The data importer shall process the personal data only for the specific purpose(s) of the transfer, as set out in Annex I.B, unless on further instructions from the data exporter.

8.3 Transparency

On request, the data exporter shall make a copy of these Clauses, including the Appendix as completed by the Parties, available to the data subject free of charge. To the extent necessary to protect business secrets or other confidential information, including the measures described in Annex II and personal data, the data exporter may redact part of the text of the Appendix to these Clauses prior to sharing a copy, but shall provide a meaningful summary where the data subject would otherwise not be able to understand its content or exercise his/her rights. On request, the Parties shall provide the data subject with the reasons for the redactions, to the extent possible without revealing the redacted information. This Clause is without prejudice to the obligations of the data exporter under Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679.

8.4 Accuracy

If the data importer becomes aware that the personal data it has received is inaccurate, or has become outdated, it shall inform the data exporter without undue delay. In this case, the data importer shall cooperate with the data exporter to erase or rectify the data.

8.5 Duration of processing and erasure or return of data

Processing by the data importer shall only take place for the duration specified in Annex I.B. After the end of the provision of the processing services, the data importer shall, at the choice of the data exporter, delete all personal data processed on behalf of the data exporter and certify to the data exporter that it has done so, or return to the data exporter all personal data processed on its behalf and delete existing copies. Until the data is deleted or returned, the data importer shall continue to ensure compliance with these Clauses. In case of local laws applicable to the data importer that prohibit return or deletion of the personal data, the data importer warrants that it will continue to ensure compliance with these Clauses and will only process it to the extent and for as long as required under that local law. This is without prejudice to Clause 14, in particular the requirement for the data importer under Clause 14(e) to notify the data exporter throughout the duration of the contract if it has reason to believe that it is or has become subject to laws or practices not in line with the requirements under Clause 14(a).

8.6 Security of processing

(a) The data importer and, during transmission, also the data exporter shall implement appropriate technical and organisational measures to ensure the security of the data, including protection against a breach of security leading to accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure or access to that data (hereinafter “personal data breach”). In assessing the appropriate level of security, the Parties shall take due account of the state of the art, the costs of implementation, the nature, scope, context and purpose(s) of processing and the risks involved in the processing for the data subjects. The Parties shall in particular consider having recourse to encryption or pseudonymisation, including during transmission, where the purpose of processing can be fulfilled in that manner. In case of pseudonymisation, the additional information for attributing the personal data to a specific data subject shall, where possible, remain under the exclusive control of the data exporter. In complying with its obligations under this paragraph, the data importer shall at least implement the technical and organisational measures specified in Annex II. The data importer shall carry out regular checks to ensure that these measures continue to provide an appropriate level of security.

(b) The data importer shall grant access to the personal data to members of its personnel only to the extent strictly necessary for the implementation, management and monitoring of the contract. It shall ensure that persons authorised to process the personal data have committed themselves to confidentiality or are under an appropriate statutory obligation of confidentiality.

(c) In the event of a personal data breach concerning personal data processed by the data importer under these Clauses, the data importer shall take appropriate measures to address the breach, including measures to mitigate its adverse effects. The data importer shall also notify the data exporter without undue delay after having become aware of the breach. Such notification shall contain the details of a contact point where more information can be obtained, a description of the nature of the breach (including, where possible, categories and approximate number of data subjects and personal data records concerned), its likely consequences and the measures taken or proposed to address the breach including, where appropriate, measures to mitigate its possible adverse effects. Where, and in so far as, it is not possible to provide all information at the same time, the initial notification shall contain the information then available and further information shall, as it becomes available, subsequently be provided without undue delay.

(d) The data importer shall cooperate with and assist the data exporter to enable the data exporter to comply with its obligations under Regulation (EU) 2016/679, in particular to notify the competent supervisory authority and the affected data subjects, taking into account the nature of processing and the information available to the data importer.

8.7 Sensitive data

Where the transfer involves personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, genetic data, or biometric data for the purpose of uniquely identifying a natural person, data concerning health or a person’s sex life or sexual orientation, or data relating to criminal convictions and offences (hereinafter “sensitive data”), the data importer shall apply the specific restrictions and/or additional safeguards described in Annex I.B.

8.8 Onward transfers

The data importer shall only disclose the personal data to a third party on documented instructions from the data exporter. In addition, the data may only be disclosed to a third party located outside the European Union (in the same country as the data importer or in another third country, hereinafter “onward transfer”) if the third party is or agrees to be bound by these Clauses, or if:

(i) the onward transfer is to a country benefitting from an adequacy decision pursuant to Article 45 of Regulation (EU) 2016/679 that covers the onward transfer;

(ii)   the third party otherwise ensures appropriate safeguards pursuant to Articles 46 or 47 Regulation of (EU) 2016/679 with respect to the processing in question;

(iii) the onward transfer is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims in the context of specific administrative, regulatory or judicial proceedings; or

(iv) the onward transfer is necessary in order to protect the vital interests of the data subject or of another natural person.

Any onward transfer is subject to compliance by the data importer with all the other safeguards under these Clauses, in particular purpose limitation.

8.9 Documentation and compliance

(a)   The data importer shall promptly and adequately deal with enquiries from the data exporter that relate to the processing under these Clauses.

(b) The Parties shall be able to demonstrate compliance with these Clauses. In particular, the data importer shall keep appropriate documentation on the processing activities carried out on behalf of the data exporter.

(c)   The data importer shall make available to the data exporter all information necessary to demonstrate compliance with the obligations set out in these Clauses and at the data exporter’s request, allow for and contribute to audits of the processing activities covered by these Clauses, at reasonable intervals or if there are indications of non- compliance. In deciding on a review or audit, the data exporter may take into account relevant certifications held by the data importer.

(d) The data exporter may choose to conduct the audit by itself or mandate an independent auditor. Audits may include inspections at the premises or physical facilities of the data importer and shall, where appropriate, be carried out with reasonable notice.

(e)   The Parties shall make the information referred to in paragraphs (b) and (c), including the results of any audits, available to the competent supervisory authority on request.

Clause 9

Use of sub-processors

(a) GENERAL WRITTEN AUTHORISATION The data importer has the data exporter’s general authorisation for the engagement of sub-processor(s) from an agreed list. The data importer shall specifically inform the data exporter in writing of any intended changes to that list through the addition or replacement of sub- processors at least fourteen (14) days in advance, thereby giving the data exporter sufficient time to be able to object to such changes prior to the engagement of the sub-processor(s). The data importer shall provide the data exporter with the information necessary to enable the data exporter to exercise its right to object.

(b) Where the data importer engages a sub-processor to carry out specific processing activities (on behalf of the data exporter), it shall do so by way of a written contract that provides for, in substance, the same data protection obligations as those binding the data importer under these Clauses, including in terms of third-party beneficiary rights for data subjects. The Parties agree that, by complying with this Clause, the data importer fulfils its obligations under Clause 8.8. The data importer shall ensure that the sub-processor complies with the obligations to which the data importer is subject pursuant to these Clauses.

(c) The data importer shall provide, at the data exporter’s request, a copy of such a sub- processor agreement and any subsequent amendments to the data exporter. To the extent necessary to protect business secrets or other confidential information, including personal data, the data importer may redact the text of the agreement prior to sharing a copy.

(d) The data importer shall remain fully responsible to the data exporter for the performance of the sub-processor’s obligations under its contract with the data importer. The data importer shall notify the data exporter of any failure by the sub- processor to fulfil its obligations under that contract.

(e) The data importer shall agree a third-party beneficiary clause with the sub-processor whereby - in the event the data importer has factually disappeared, ceased to exist in law or has become insolvent - the data exporter shall have the right to terminate the sub-processor contract and to instruct the sub-processor to erase or return the personal data.

Clause 10

Data subject rights

(a)   The data importer shall promptly notify the data exporter of any request it has received from a data subject. It shall not respond to that request itself unless it has been authorised to do so by the data exporter.

(b) The data importer shall assist the data exporter in fulfilling its obligations to respond to data subjects’ requests for the exercise of their rights under Regulation (EU) 2016/679. In this regard, the Parties shall set out in Annex II the appropriate technical and organisational measures, taking into account the nature of the processing, by which the assistance shall be provided, as well as the scope and the extent of the assistance required.

(c)   In fulfilling its obligations under paragraphs (a) and (b), the data importer shall comply with the instructions from the data exporter.

Clause 11

Redress

(a) The data importer shall inform data subjects in a transparent and easily accessible format, through individual notice or on its website, of a contact point authorised to handle complaints. It shall deal promptly with any complaints it receives from a data subject.

(b) In case of a dispute between a data subject and one of the Parties as regards compliance with these Clauses, that Party shall use its best efforts to resolve the issue amicably in a timely fashion. The Parties shall keep each other informed about such disputes and, where appropriate, cooperate in resolving them.

(c) Where the data subject invokes a third-party beneficiary right pursuant to Clause 3, the data importer shall accept the decision of the data subject to:

(i) lodge a complaint with the supervisory authority in the Member State of his/her habitual residence or place of work, or the competent supervisory authority pursuant to Clause 13;

(ii)   refer the dispute to the competent courts within the meaning of Clause 18.

(d) The Parties accept that the data subject may be represented by a not-for-profit body, organisation or association under the conditions set out in Article 80(1) of Regulation (EU) 2016/679.

(e) The data importer shall abide by a decision that is binding under the applicable EU or Member State law.

(f) The data importer agrees that the choice made by the data subject will not prejudice his/her substantive and procedural rights to seek remedies in accordance with applicable laws.

Clause 12

Liability

(a)   Each Party shall be liable to the other Party/ies for any damages it causes the other Party/ies by any breach of these Clauses.

(b) The data importer shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data importer or its sub-processor causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses.

(c)   Notwithstanding paragraph (b), the data exporter shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data exporter or the data importer (or its sub-processor) causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses. This is without prejudice to the liability of the data exporter and, where the data exporter is a processor acting on behalf of a controller, to the liability of the controller under Regulation (EU) 2016/679 or Regulation (EU) 2018/1725, as applicable.

(d) The Parties agree that if the data exporter is held liable under paragraph (c) for damages caused by the data importer (or its sub-processor), it shall be entitled to claim back from the data importer that part of the compensation corresponding to the data importer’s responsibility for the damage.

(e)   Where more than one Party is responsible for any damage caused to the data subject as a result of a breach of these Clauses, all responsible Parties shall be jointly and severally liable and the data subject is entitled to bring an action in court against any of these Parties.

(f) The Parties agree that if one Party is held liable under paragraph (e), it shall be entitled to claim back from the other Party/ies that part of the compensation corresponding to its / their responsibility for the damage.

(g) The data importer may not invoke the conduct of a sub-processor to avoid its own liability.

Clause 13

Supervision

(a) [This section applies where the data exporter listed in Annex 1.A. is established in an EU Member State:] The supervisory authority with responsibility for ensuring compliance by the data exporter with Regulation (EU) 2016/679 as regards the data transfer, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

[This section applies where the data exporter listed in Annex 1.A. is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) and has appointed a representative pursuant to Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of the Member State in which the representative within the meaning of Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679 is established, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

[This section applies, where the data exporter listed in Annex 1.A. is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) without however having to appoint a representative pursuant to Article 27(2) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of one of the Member States in which the data subjects whose personal data is transferred under these Clauses in relation to the offering of goods or services to them, or whose behaviour is monitored, are located, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

(b) The data importer agrees to submit itself to the jurisdiction of and cooperate with the competent supervisory authority in any procedures aimed at ensuring compliance with these Clauses. In particular, the data importer agrees to respond to enquiries,

submit to audits and comply with the measures adopted by the supervisory authority, including remedial and compensatory measures. It shall provide the supervisory authority with written confirmation that the necessary actions have been taken.

SECTION III – LOCAL LAWS AND OBLIGATIONS IN CASE OF ACCESS BY PUBLIC AUTHORITIES

Clause 14

Local laws and practices affecting compliance with the Clauses

(where the EU processor combines the personal data received from the third country-controller with personal data collected by the processor in the EU)

(a) The Parties warrant that they have no reason to believe that the laws and practices in the third country of destination applicable to the processing of the personal data by the data importer, including any requirements to disclose personal data or measures authorising access by public authorities, prevent the data importer from fulfilling its obligations under these Clauses. This is based on the understanding that laws and practices that respect the essence of the fundamental rights and freedoms and do not exceed what is necessary and proportionate in a democratic society to safeguard one of the objectives listed in Article 23(1) of Regulation (EU) 2016/679, are not in contradiction with these Clauses.

(b) The Parties declare that in providing the warranty in paragraph (a), they have taken due account in particular of the following elements:

(i) the specific circumstances of the transfer, including the length of the processing chain, the number of actors involved and the transmission channels used; intended onward transfers; the type of recipient; the purpose of processing; the categories and format of the transferred personal data; the economic sector in which the transfer occurs; the storage location of the data transferred;

(ii)   the laws and practices of the third country of destination– including those requiring the disclosure of data to public authorities or authorising access by such authorities – relevant in light of the specific circumstances of the transfer, and the applicable limitations and safeguards;

(iii) any relevant contractual, technical or organisational safeguards put in place to supplement the safeguards under these Clauses, including measures applied during transmission and to the processing of the personal data in the country of destination.

(c) The data importer warrants that, in carrying out the assessment under paragraph (b), it has made its best efforts to provide the data exporter with relevant information and agrees that it will continue to cooperate with the data exporter in ensuring compliance with these Clauses.

(d) The Parties agree to document the assessment under paragraph (b) and make it available to the competent supervisory authority on request.

(e) The data importer agrees to notify the data exporter promptly if, after having agreed to these Clauses and for the duration of the contract, it has reason to believe that it is or has become subject to laws or practices not in line with the requirements under paragraph (a), including following a change in the laws of the third country or a measure (such as a disclosure request) indicating an application of such laws in practice that is not in line with the requirements in paragraph (a).

(f) Following a notification pursuant to paragraph (e), or if the data exporter otherwise has reason to believe that the data importer can no longer fulfil its obligations under these Clauses, the data exporter shall promptly identify appropriate measures (e.g. technical or organisational measures to ensure security and confidentiality) to be adopted by the data exporter and/or data importer to address the situation. The data exporter shall suspend the data transfer if it considers that no appropriate safeguards for such transfer can be ensured, or if instructed by the competent supervisory authority to do so. In this case, the data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses. If the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise. Where the contract is terminated pursuant to this Clause, Clause 16(d) and (e) shall apply.

Clause 15

Obligations of the data importer in case of access by public authorities

(where the EU processor combines the personal data received from the third country-controller with personal data collected by the processor in the EU)

15.1 Notification

(a) The data importer agrees to notify the data exporter and, where possible, the data subject promptly (if necessary with the help of the data exporter) if it:

(i) receives a legally binding request from a public authority, including judicial authorities, under the laws of the country of destination for the disclosure of personal data transferred pursuant to these Clauses; such notification shall include information about the personal data requested, the requesting authority, the legal basis for the request and the response provided; or

(ii) becomes aware of any direct access by public authorities to personal data transferred pursuant to these Clauses in accordance with the laws of the country of destination; such notification shall include all information available to the importer.

(b) If the data importer is prohibited from notifying the data exporter and/or the data subject under the laws of the country of destination, the data importer agrees to use its best efforts to obtain a waiver of the prohibition, with a view to communicating as much information as possible, as soon as possible. The data importer agrees to document its best efforts in order to be able to demonstrate them on request of the data exporter.

(c) Where permissible under the laws of the country of destination, the data importer agrees to provide the data exporter, at regular intervals for the duration of the contract, with as much relevant information as possible on the requests received (in particular, number of requests, type of data requested, requesting authority/ies, whether requests have been challenged and the outcome of such challenges, etc.).

(d) The data importer agrees to preserve the information pursuant to paragraphs (a) to (c) for the duration of the contract and make it available to the competent supervisory authority on request.

(e) Paragraphs (a) to (c) are without prejudice to the obligation of the data importer pursuant to Clause 14(e) and Clause 16 to inform the data exporter promptly where it is unable to comply with these Clauses.

15.2 Review of legality and data minimisation

(a)   The data importer agrees to review the legality of the request for disclosure, in particular whether it remains within the powers granted to the requesting public authority, and to challenge the request if, after careful assessment, it concludes that there are reasonable grounds to consider that the request is unlawful under the laws of the country of destination, applicable obligations under international law and principles of international comity. The data importer shall, under the same conditions, pursue possibilities of appeal. When challenging a request, the data importer shall seek interim measures with a view to suspending the effects of the request until the competent judicial authority has decided on its merits. It shall not disclose the personal data requested until required to do so under the applicable procedural rules. These requirements are without prejudice to the obligations of the data importer under Clause 14(e).

(b) The data importer agrees to document its legal assessment and any challenge to the request for disclosure and, to the extent permissible under the laws of the country of destination, make the documentation available to the data exporter. It shall also make it available to the competent supervisory authority on request.

(c)   The data importer agrees to provide the minimum amount of information permissible when responding to a request for disclosure, based on a reasonable interpretation of the request.

SECTION IV – FINAL PROVISIONS

Clause 16

Non-compliance with the Clauses and termination

(a)   The data importer shall promptly inform the data exporter if it is unable to comply with these Clauses, for whatever reason.

(b) In the event that the data importer is in breach of these Clauses or unable to comply with these Clauses, the data exporter shall suspend the transfer of personal data to the data importer until compliance is again ensured or the contract is terminated. This is without prejudice to Clause 14(f).

(c)   The data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses, where:

(i) the data exporter has suspended the transfer of personal data to the data importer pursuant to paragraph (b) and compliance with these Clauses is not restored within a reasonable time and in any event within one month of suspension;

(ii) the data importer is in substantial or persistent breach of these Clauses; or

(iii) the data importer fails to comply with a binding decision of a competent court or supervisory authority regarding its obligations under these Clauses.

In these cases, it shall inform the competent supervisory authority of such non-compliance. Where the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise.

(d) Personal data that has been transferred prior to the termination of the contract pursuant to paragraph (c) shall at the choice of the data exporter immediately be returned to the data exporter or deleted in its entirety. The same shall apply to any copies of the data. The data importer shall certify the deletion of the data to the data exporter. Until the data is deleted or returned, the data importer shall continue to ensure compliance with these Clauses. In case of local laws applicable to the data importer that prohibit the return or deletion of the transferred personal data, the data importer warrants that it will continue to ensure compliance with these Clauses and will only process the data to the extent and for as long as required under that local law.

(e)   Either Party may revoke its agreement to be bound by these Clauses where (i) the European Commission adopts a decision pursuant to Article 45(3) of Regulation (EU) 2016/679 that covers the transfer of personal data to which these Clauses apply; or (ii) Regulation (EU) 2016/679 becomes part of the legal framework of the country to which the personal data is transferred. This is without prejudice to other obligations applying to the processing in question under Regulation (EU) 2016/679.

Clause 17

Governing law

These Clauses shall be governed by the law of the EU Member State in which the data exporter is established. Where such law does not allow for third-party beneficiary rights, they shall be governed by the law of another EU Member State that does allow for third-party beneficiary rights. The Parties agree that this shall be the law of Ireland.

Clause 18

Choice of forum and jurisdiction

(a) Any dispute arising from these Clauses shall be resolved by the courts of an EU Member State.

(b) The Parties agree that those shall be the courts of Ireland.

(c) A data subject may also bring legal proceedings against the data exporter and/or data importer before the courts of the Member State in which he/she has his/her habitual residence.

(d) The Parties agree to submit themselves to the jurisdiction of such courts.

APPENDIX

EXPLANATORY NOTE:

It must be possible to clearly distinguish the information applicable to each transfer or category of transfers and, in this regard, to determine the respective role(s) of the Parties as data exporter(s) and/or data importer(s). This does not necessarily require completing and signing separate appendices for each transfer/category of transfers and/or contractual relationship, where this transparency can achieved through one appendix. However, where necessary to ensure sufficient clarity, separate appendices should be used.

ANNEX I 

LIST OF PARTIES

Data exporter(s): [Identity and contact details of the data exporter(s) and, where applicable, of its/their data protection officer and/or representative in the European Union]

1. Name: The customer that is stated in the Order is data exporter for the purpose of these SCC.

Address: Customer’s address stated in the Order

Contact person’s name, position and contact details: The customer that authorized the Order

Activities relevant to the data transferred under these Clauses: Processing and hosting of data for data recovery and related services as stated in the order…

Signature and date: as stated in the Order

Role (controller/processor): Controller

Data importer(s):

2. Name: KLDiscovery Ontrack, LLC

Address:  9023 Columbine Road, Eden Prairie, MN 55347, USA. 

Contact person’s name, position and contact details: Shannon Gaughan (Commercial Counsel) / Gideon Kaplan (Associate General Counsel): Shannon.guaghan@kldiscovery.com / Gideon.kaplan@kldiscovery.com

Activities relevant to the data transferred under these Clauses: Hosting and processing of Personal Data . 

Signature and date:  Data importer’s contact person stated above

Role (controller/processor): Processor

2. DESCRIPTION OF TRANSFER

Categories of data subjects whose personal data is transferred

Natural persons, such as Customers, Employees, Suppliers of Data Exporter or other data delivered by Data Exporter.

Categories of personal data transferred

Information relating to identified or identifiable natural persons, including pictures and photographs, contractual relationships and/or customer history, billing and payment data or other categories of data delivered by Data Exporter.

Sensitive data transferred (if applicable) and applied restrictions or safeguards that fully take into consideration the nature of the data and the risks involved, such as for instance strict purpose limitation, access restrictions (including access only for staff having followed specialised training), keeping a record of access to the data, restrictions for onward transfers or additional security measures.

If sensitive data should be transferred, it will be processed using the same processing methods as set out in these standard contractual clauses, using appropriate safeguards.

The frequency of the transfer (e.g. whether the data is transferred on a one-off or continuous basis).

One off, or as often as instructed by the data exporter.

Nature of the processing

The applicable Order content, mainly data recovery and connected services.

Purpose(s) of the data transfer and further processing

The purpose of the data transfer and processing results from the Service Terms and Service Description to the applicable Order, usually in connection with Data Recovery or related Services

The period for which the personal data will be retained, or, if that is not possible, the criteria used to determine that period

The term required to complete the Order and, if applicable, after termination of the Order, provided, that any such processing is carried out in connection with the services provided under the Order.

For transfers to (sub-) processors, also specify subject matter, nature and duration of the processing

./.

COMPETENT SUPERVISORY AUTHORITY

Identify the competent supervisory authority/ies in accordance with Clause 13

Supervisory Offices, depending on Data Exporter as defined in Clause 13:

https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm

ANNEX II - TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES INCLUDING TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES TO ENSURE THE SECURITY OF THE DATA

EXPLANATORY NOTE:

The technical and organisational measures must be described in specific (and not generic) terms. See also the general comment on the first page of the Appendix, in particular on the need to clearly indicate which measures apply to each transfer/set of transfers.

Description of the technical and organisational measures implemented by the data importer(s) (including any relevant certifications) to ensure an appropriate level of security, taking into account the nature, scope, context and purpose of the processing, and the risks for the rights and freedoms of natural persons.

For transfers to (sub-) processors, also describe the specific technical and organisational measures to be taken by the (sub-) processor to be able to provide assistance to the controller and, for transfers from a processor to a sub-processor, to the data exporter.

The technical and organizational measures at Data Importer’s location will be shared upon request of the Data Exporter.

ANNEX III – LIST OF SUB-PROCESSORS

EXPLANATORY NOTE:

This Annex must be completed, in case of the specific authorisation of sub-processors (Clause 9(a), Option 1).

The controller has authorised the use of the following sub-processors:

1. Name:  None

Address: Not applicable.

Contact person’s name, position and contact details:  Not applicable

Description of processing (including a clear delimitation of responsibilities in case several sub-processors are authorized):  Not applicable. 

ANNEX IV TO THE STANDARD CONTRACTUAL CLAUSES – SUPPLEMENTARY PROTECTIONS

In addition to the provisions of the Controller-to-Processor Standard Contractual Clauses, the following supplementary protections shall apply:

Definitions

For the purposes of this Annex IV, the following definitions apply:

(i) “Back Door” means any technical or organisational measures or mechanisms designed to enable any public authorities, or other third parties, to gain access to any of the data importer’s systems, or to any Relevant Personal Data, including by circumventing the data importer’s security measures;

(ii) “Disclosure Order” means any legally binding demand for access to, or disclosure of, any Relevant Personal Data, made by any public authority, in any jurisdiction, to the data importer;

(iii) “Group” means any legal entity under common control with, controlled by, or control the data importer;

(iv) “Relevant Authority” means a public authority that makes a Disclosure Order; and

(v) “Relevant Personal Data” means any personal data (as defined in these Controller-to-Processor Standard Contractual Clauses) received by the data importer, or any of its sub-processors, under these Clauses.

Supplementary Protections

1. No back doors

The data importer hereby confirms that:

(i) it has not created any Back Doors in any infrastructure, technical environment, review platforms or other system used to host and/or process Personal Data of the data exporter;

(ii) it has not intentionally created or changed its business processes in a manner that facilitates access to its infrastructure, technical environment, review platforms or others systems or to any Relevant Personal Data; and

(iii) to the best of the data importer’s knowledge, applicable laws and government policies applicable to the data importer:

(A) do not require the data importer to create or maintain any Back Doors; and

(B) do not require the importer to be in possession of, or to disclose or provide, any encryption keys in relation to any Relevant Personal Data.

2. Enhanced audit rights

In addition to, and without prejudice to, the audit rights afforded to the data exporter under the auditing provisions of the Data Processing Agreement, and Clause 8.9(c) these Controller-to-Processor Contractual Clauses, to the extent permitted by applicable law, the data exporter, or its appointed representatives, shall be permitted, on no less than 48 hours’ written notice, to conduct an audit of the data importer’s relevant systems (and the systems of any sub-processors where such sub-processors within the data importer’s Group), whether in person or, to the extent practicable, by remote means, for the sole purpose of determining whether any Relevant Personal Data have been disclosed in response to any Disclosure Order. This additional right to audit shall be at the sole cost and expense of the data exporter who shall determine whether and if such audit shall take place.  The data importer shall, where requested by the data exporter, take reasonable steps to assist the data exporter in conducting such audits including the provision of technical personnel to assist the data exporter in conducting the audit, supervised and controlled access to data importer’s infrastructure, technical environment, review platforms or other systems (provided such access does not impact any other client of the data importer or require the disclosure of confidential information relating to such clients) and copies of relevant documents that may assist the data exporter in conducting and assessing the findings of such audit.

3. Notification and Transparency

To the extent permitted by applicable law, the data importer shall regularly (and at least once every 24 hours) publish a message via a secure URL, accessible at https://www.kldiscovery.com/legal/transparency-report (“Transparency Page”) informing the data exporter that, as at the time of the published message, it has not received a Disclosure Order.  The data importer shall, for the term of processing of Relevant Personal Data under these Controller-to-Processor Contractual Clauses, continue to publish such information on the Transparency Page. 

4. Obligation to Challenge

In the event that the data importer receives a Disclosure Order, the data importer shall promptly review the validity and enforceability of such Disclosure Order under applicable law and if, after a careful assessment, the data importer concludes that there are plausible grounds for challenging the Disclosure Order, and that such a challenge has a reasonable likelihood of succeeding, the data importer shall use reasonable efforts to bring such a challenge (including, where appropriate, through interim proceedings). To the extent that, notwithstanding any challenge, the data importer is obliged to disclose any Relevant Personal Data to the Relevant Authority, the data importer shall take all reasonable measures to ensure that it discloses the minimum amount of Relevant Personal Data required by applicable law.

5. Obligation to Notify

In the event that the data importer receives a Disclosure Order, the data importer shall:

(i) to the extent that the Disclosure Order contradicts the requirements of these Controller-to-Processor Contractual Clauses, inform the Relevant Authority that the Disclosure Order is incompatible with its obligations under these Controller-to-Processor Contractual Clauses, and that the Disclosure Order therefore exposes the data importer to conflicting legal obligations;

(ii)   to the extent permitted by applicable law, notify the data exporter of the Disclosure Order; and

(iii) where the data importer is legally able to inform the data exporter of the Disclosure Order, provide all reasonable assistance to the data exporter to defend, challenge and/or limit the scope of the Disclosure Order and shall take all reasonable instructions from the data exporter regarding the Disclosure Order including choice of counsel by the data exporter.  Where the data importer is permitted to notify, and therefore take instructions from the data exporter regarding the Disclosure Order, the data exporter shall be responsible for any reasonable costs and expenses incurred by the data importer in carrying out the data exporter’s instructions.

6. Policies and procedures

The data importer shall implement and maintain adequate internal policies with clear allocation of responsibilities for data transfers, reporting channels and standard operating procedures for handling Disclosure Orders.

7. Disclosure of Records

The data importer shall create and maintain a written record of:

(i) each Disclosure Order; and

(ii) the response to each Disclosure Order, together with details of the analysis of the Disclosure Order, the reasons for any response to the Disclosure Order,

and shall make such records available to the data exporter on request, to the extent permitted by applicable law, subject to appropriate redactions.

8. Standards

The data importer shall adopt the security standards set out in Annex II, including but not limited to the ISO 27001 standard, and shall implement all appropriate security measures with due regard to the state of the art, in accordance with the levels of risk associated with the categories of Relevant Personal Data processed and the likelihood of Disclosure Orders in relation to such Relevant Personal Data.

9. Policy Review

The data importer shall implement a regular review of the measures it has taken to protect Relevant Personal Data, including its applicable policies and procedures, to assess the suitability of those measures, and identify and implement additional or alternative measures when reasonably necessary. 

10. Onward Transfers

Where the data exporter provides instructions to data importer for the onward transfer of Relevant Personal Data to a sub-processor, the data importer shall use commercially reasonable efforts to obtain, from that sub-processor, an agreement that provides an equivalent level of protection for Relevant Personal Data, as is set out in this Annex IV, prior to the onward transfer of Relevant Personal Data to that sub-processor.  Where the data importer is unable to obtain equivalent measures as those set out in this Annex IV, the data importer shall not transfer any Relevant Personal Data to the sub-processor without the prior written authorization of the data exporter.  It is acknowledged at all times that, where the data importer is unable to obtain equivalent measures as those set out in this Annex IV, any authorization by the data exporter shall be solely at the data exporter’s legal risk.

11. Compensation or other legal remedies

It is acknowledged and accepted by the data exporter and data importer that the decision to transfer any Relevant Personal Data shall be solely taken by the data exporter, or the data exporter’s end client, as the case may be, and nothing in this Annex IV or more generally following a data exporter decision to transfer Relevant Personal Data shall impose, or create, any liability on the data importer to any Data Subject or the data exporter arising from such a decision.

Provisions applicable in relation to transfers of Personal Data governed by the Data Protection Act 2018 (UK)

International Data Transfer Addendum to the EU Commission Standard Contractual Clauses

VERSION B1.0, in force 21 March 2022

ThisAddendum has been issued by the Information Commissioner for Parties making Restricted Transfers. The Information Commissioner considers that it provides Appropriate Safeguards for Restricted Transfers when it is entered into as a legally binding contract.

Part 1: Tables

Table 1: Parties 

Table 2: Selected SCCs, Modules and Selected Clauses

Table 3: Appendix Information

“Appendix Information” means the information which must be provided for the selected modules as set out in the Appendix of the Approved EU SCCs (other than the Parties), and which for this Addendum is set out in:

Table 4: Ending this Addendum when the Approved Addendum Changes

Part 2: Mandatory Clauses

Mandatory Clauses of the Approved Addendum, being the template Addendum B.1.0 issued by the ICO and laid before Parliament in accordance with s119A of the Data Protection Act 2018 on 2 February 2022, as it is revised under Section ‎‎18 of those Mandatory Clauses.