Condizioni Generali di Fornitura dei Servizi

In vigore dal 23 Gennaio 2023

Condizioni Generali di Fornitura dei Servizi Ontrack

1 CONDIZIONI GENERALI

1.1 Le presenti condizioni generali ("Condizioni") disciplinano la fornitura dei Servizi offerti da KLDiscovery Ontrack Srl, di seguito "Ontrack", con sede legale in Via Marsala, 34/A - 21013 Gallarate (VA) - Italia, Partita IVA e Codice Fiscale 02389900131, numero di REA VA340059. I Clienti sono pregati di leggere attentamente le presenti Condizioni prima di emettere un ordine. Le presenti Condizioni specificano chi è Ontrack, come opera, in che modo la nostra Azienda e il Cliente possono modificare o porre termine al Contratto, come agire in presenza di eventuali problemi e contengono altre importanti informazioni.

2 CONTATTI

2.1 Come contattare Ontrack. È possibile contattare Ontrack telefonando al nostro servizio clienti +39 0331 18 35 811, inviandoci una lettera all'indirizzo della nostra sede legale o un messaggio di posta elettronica recuperodati@ontrack.com, oppure contattando uno dei nostri rappresentanti sulla piattaforma 'Live Chat' disponibile sul nostro sito web.

3 DEFINIZIONI

3.1 Nelle presenti Condizioni i termini elencati di seguito hanno il seguente significato:

a) "Clienti Business" sono i clienti che usufruiscono dei servizi per scopi riferibili alla loro attività commerciale o professionale, ivi compresi, a titolo puramente esemplificativo, ditte individuali, imprese associate, società a responsabilità limitata o enti pubblici;

b) “Informazioni Riservate” sono tutte le informazioni di carattere confidenziale (comunque registrate o protette) che vengono divulgate da una Parte all'altra in relazione alla prestazione dei Servizi, ivi inclusi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, i Dati del Cliente, i Dati di Ontrack e, più in generale, tutte le informazioni da considerarsi riservate da entrambe le parti;

c) "Cliente Privato" è il consumatore finale ossia una persona fisica che usufruisce dei Servizi per scopi non riferibili alla propria attività commerciale o professionale (esclusi, a scanso di equivoci, tutti i Clienti Business);

d) "Contratto" come definito al successivo Articolo 4.3;

e) “Cliente” si riferisce, a seconda dei casi, al Cliente Business e/o al Cliente Privato;

f) "Dati" sono tutti i dati in forma elettronica, ivi compresi i 'dati personali' come definiti dal Regolamento generale sulla protezione dei dati GDPR UE 2016/679;

g) "Supporti" sono i Dispositivi del Cliente e, laddove applicabile, il Telefono Cellulare;

h) "Corrispettivo" è l'importo che il Cliente deve pagare per la fruizione dei Servizi, come specificato nel Preventivo;

i) "Dispositivi" sono i supporti di memoria quali hard disk, chiavette USB, laptop, computer o altri device;

j) "Telefono Cellulare" qualsiasi telefono cellulare;

k) "Ordine" come definito al successivo Articolo 4.2;

l) "Preventivo" come definito al successivo Articolo 4.1;

m) “Descrizione dei Servizi” si riferisce agli specifici processi applicati da Ontrack come meglio descritto al seguente link https://www.ontrack.com/it-it/termini-condizioni/recupero-dati#descrizione-dei-servizi e contiene l’indicazione, tra le altre, delle limitazioni, dei livelli e dei risultati attesi dei Servizi;

n) "Servizi" sono i servizi forniti al Cliente da Ontrack, come descritti ai successivi Articoli 4 (Elaborazione degli Ordini) e 5 (I Servizi) delle presenti Condizioni, nonché nella Descrizione dei Servizi; e

o) "Sito web" è il sito disponibile all'indirizzo www.ontrack.com/it-it o qualsiasi altro sito web da noi eventualmente tempo per tempo utilizzato per la prestazione dei Servizi.

4 ELABORAZIONE DEGLI ORDINI

4.1 Per il recupero dati standard, facendo seguito a un primo contatto telefonico, all'invio di una richiesta tramite il Sito web o a uno scambio di comunicazioni di posta elettronica, il Cliente dovrà inviare a Ontrack il proprio Supporto. Successivamente, Ontrack svolgerà i Servizi ordinati in conformità alla Descrizione dei Servizi. Eccezion fatta per il caso del servizio di Valutazione Preventiva (come definito nella Descrizione dei Servizi), Ontrack fornirà al Cliente un preventivo scritto (“Preventivo”) relativo ai Servizi richiesti. Il suddetto Preventivo conterrà la descrizione dei Servizi offerti e il relativo Corrispettivo.

4.2 Per gli altri Servizi, come il recupero dati da remoto (“RDR”) per il quale il Cliente non deve inviare a Ontrack alcun Supporto, o per la smagnetizzazione, il Preventivo riguarderà il lavoro che Ontrack riterrà di dover svolgere per portare a compimento i Servizi.

4.3 Una volta ricevuto il Preventivo via email, il Cliente può scegliere se: (i) accettare e sottoscrivere il Preventivo o la relativa descrizione per inoltrare un ordine (“Ordine”) relativo ai Servizi in oggetto, indicando contestualmente la propria scelta in merito alla distruzione o alla restituzione del Supporto (se applicabile) previo pagamento di un contributo; (ii) non inoltrare un Ordine a Ontrack e: (a) chiedere la restituzione del Supporto previo pagamento del contributo previsto, o (b) richiedere a Ontrack di distruggere immediatamente il Supporto, in conformità alla vigente normativa sulla privacy. Nel caso in cui Ontrack non dovesse ricevere un Ordine o una richiesta di restituzione del Supporto entro il termine di 90 (novanta) giorni di calendario dalla data del Preventivo, Ontrack si riterrà autorizzata a disporre del Supporto, provvedendo al suo smaltimento nel rispetto della normativa vigente.

4.4 L'Ordine si intende accettato da Ontrack solo dopo il ricevimento da parte del Cliente di una email di conferma; solo in quel momento si considererà concluso un contratto legalmente vincolante tra Ontrack e il Cliente, disciplinato dalle presenti Condizioni (“Contratto”). Ontrack assegnerà un numero all'Ordine inoltrato dal Cliente, che servirà a identificare la pratica del Cliente ogniqualvolta questi contatterà Ontrack. In nessun caso le condizioni generali del Cliente saranno applicabili ai Servizi forniti da Ontrack.

5 I SERVIZI

5.1 A fronte del pagamento del Corrispettivo, Ontrack procederà alla fornitura dei Servizi in conformità alla Descrizione dei Servizi e con la dovuta diligenza. A seconda dei casi, una volta accettato un Ordine, Ontrack farà quanto ragionevolmente possibile per: (i) trovare, riprodurre, ricostruire, fornire accesso a, convertire, recuperare e restituire al Cliente i Dati recuperati su un hard disk criptato o su una chiavetta USB (o eventuali altri supporti forniti dal Cliente); (ii) se richiesto, riparare il Telefono Cellulare; e (iii) svolgere tutti gli altri servizi concordati per iscritto con il Cliente, quali ad esempio la smagnetizzazione del Dispositivo o il RDR. I termini indicati per lo svolgimento dei Servizi non sono termini essenziali e la data di consegna è puramente indicativa. Il Cliente prende atto e accetta che la natura stessa dei Servizi rende impossibile una pianificazione certa dei tempi di consegna. Il Cliente verrà informato della data prevista per la consegna in fase di elaborazione dell'Ordine. Gli eventuali costi di restituzione dei Supporti saranno specificati nel relativo Preventivo.

5.2 Se il recupero dei dati ha esito positivo, come specificato nel precedente Articolo 5.1 (si veda la Descrizione dei Servizi), i Dati recuperati verranno salvati su un apposito dispositivo di backup (quale, a titolo puramente esemplificativo e non esaustivo, un hard disk esterno o una chiavetta USB). I backup Windows NTFS fino a 2TeraByte e con un numero totale massimo di file pari a 1.000.000 restituiti su hard disk di backup saranno criptati con un algoritmo da 128bit AES, salvo impossibilità per motivi tecnici. I backup su dispositivi diversi dagli hard disk, i backup Mac e i backup superiori a 2TB non potranno essere criptati. La password necessaria per aprire i file criptati verrà comunicata al Cliente con un messaggio di posta elettronica. Ontrack non fornisce alcuna garanzia con riguardo ai dischi esterni, che saranno disciplinati dalle condizioni dei relativi produttori. Dopo aver ricevuto da Ontrack l’hard-disk o la chiavetta USB con i dati recuperati, il Cliente è invitato a controllare immediatamente la funzionalità tecnica dell’hard-disk o della chiavetta USB. Fatta salva la possibilità per il Cliente di richiedere una copia di back-up dei dati nei termini dell’articolo 5.3 che segue, Ontrack può sostituire i dati recuperati del Cliente solo in caso di guasto del dispositivo di consegna ed entro il periodo di conservazione dei dati personali recuperati previsto nel Data Processing Agreement (Nomina a responsabile del Trattamento) di Ontrack.

5.3 Fatto salvo quanto disposto nel precedente Articolo 5.2, Ontrack tratterrà una copia di backup dei Dati recuperati per un periodo di 30 (trenta) giorni dalla data di spedizione al Cliente dei Dati stessi. A meno che, in questo lasso di tempo, il Cliente richieda una copia del backup, Ontrack procederà alla cancellazione definitiva dei Dati recuperati. Ontrack non svolge alcun controllo anti-virus sui Dati recuperati e declina conseguentemente ogni responsabilità per il rilevamento di eventuali virus e per i danni che potrebbero derivare ai Dati per tale ragione.

5.4 Recupero Dati da Remoto. Qualora il Cliente richieda un recupero dei dati in casi in cui non sia necessario inviare alcun Dispositivo, Ontrack potrà svolgere il servizio da remoto. Il Cliente dovrà scaricare e installare il client software Ontrack RDR utilizzando il link fornito da Ontrack. Una volta installato, il software client consentirà all’utilizzatore di connettersi a Ontrack attraverso una connessione internet criptata. La connessione RDR è utilizzata da Ontrack solamente al fine di controllare gli strumenti di recupero Ontrack direttamente sulla macchina del Cliente. I dati di quest’ultimo non saranno trasferiti a Ontrack nel corso di tale processo.

5.5 Smagnetizzazione. Ontrack inserirà il Supporto del Cliente in una unità di smagnetizzazione, costituita da una macchina che cripta in modo effettivo e sicuro i dati magnetici contenuti su un Supporto. A seguito del processo di smagnetizzazione, i Dati non saranno più leggibili e saranno stati distrutti in modo sicuro.

5.6 Ontrack si riserva il diritto di provvedere, in tutto o in parte, alla fornitura dei Servizi richiesti dal Cliente in qualunque sua sede operativa, in Italia o all'estero.

5.7 Riparazione del Telefono Cellulare. Il servizio principale offerto da Ontrack è il recupero dei Dati dal Telefono Cellulare e Ontrack non fornisce un autonomo servizio di riparazione del Telefono Cellulare. Tuttavia, se la riparazione fosse possibile, Ontrack procederà agli interventi necessari per la riparazione e il ripristino delle funzionalità del Telefono Cellulare, così da consentire al Cliente di servirsene nelle sue normali condizioni d’uso-.

5.8 Ai fini della prestazione di alcuni Servizi, Ontrack potrebbe avere bisogno di informazioni specifiche quali user name, password e/o codici di accesso. In caso di mancata comunicazione di tali informazioni in tempi ragionevoli dal momento della richiesta, o nell'eventualità di informazioni errate o incomplete, Ontrack si riserva di addebitare al Cliente un compenso di ragionevole entità per il lavoro aggiuntivo reso necessario dalla mancata comunicazione dei dati richiesti. Ontrack non sarà responsabile di eventuali ritardi o incompletezze dei Servizi forniti dovuti alla mancata comunicazione delle necessarie informazioni richieste da parte del Cliente.

5.9 Ontrack potrebbe trovarsi nella necessità di sospendere la fornitura dei Servizi al fine di: (i) risolvere problemi di natura tecnica o effettuare modifiche tecniche; (ii) aggiornare i Servizi per adeguarsi a eventuali cambiamenti delle leggi e dei regolamenti applicabili; (iii) apportare modifiche ai Servizi in risposta a richieste specifiche del Cliente. Ontrack si riserva inoltre di sospendere la fornitura dei Servizi in caso di mancato pagamento.

5.10 Lo svolgimento, da parte di Ontrack, dei Servizi richiesti non deve essere in alcun modo inteso come una garanzia della riuscita degli interventi stessi, della possibilità che i Dati del Cliente siano in tutto o in parte recuperabili e utilizzabili, del fatto che il Telefono Cellulare, se è questo il caso, sia di nuovo utilizzabile, ovvero che sia possibile ottenere qualunque altro risultato dai Servizi svolti. Per quanto riguarda in particolare le riparazioni del Telefono Cellulare, pur utilizzando per gli interventi pezzi originali approvati dal produttore, Ontrack non garantisce in alcun modo che i Servizi siano conformi alle eventuali garanzie offerte dal produttore medesimo. Per quanto concerne i singoli file, Ontrack potrebbe non disporre di tutte le applicazioni necessarie per la lettura dei file in oggetto. I Servizi NON includono la verifica dell'utilizzabilità dei singoli file soggetti a recupero o della loro elaborazione tramite le applicazioni normalmente utilizzate dal Cliente.

5.11 Ontrack garantisce che il client software RDR: (a) è privo di codici programma o istruzioni di programmazione intenzionalmente finalizzati a distruggere, disabilitare, danneggiare, interferire con o influenzare negativamente in altro modo il funzionamento dei programmi del computer del Cliente, i file di dati o l’operatività degli stessi; e (b) non contiene alcun codice maligno o dannoso tipicamente descritto come virus o termini analoghi, inclusi trojan horse, worme o backdoor.

6 DIRITTI DI PROPRIETÀ INTELLETTUALE

6.1 I Supporti e i Dati del Cliente sono e rimangono di proprietà di quest'ultimo. Ontrack non avrà alcun diritto, titolo o interesse in relazione ai Supporti e ai Dati (fatto salvo il diritto di possesso e di uso dei Supporti e dei Dati ai fini della prestazione dei Servizi). Ontrack detiene per contro ogni diritto, titolo e interesse relativi alla fornitura dei Servizi, ivi compresi possibili aggiornamenti o miglioramenti apportati agli stessi.

7 DIRITTO DI RECESSO (CLIENTI PRIVATI)

7.1 Il presente Articolo 7 riguarda esclusivamente i Contratti conclusi con i Clienti Privati. Successivamente all’inoltro del l'Ordine, il Cliente Privato ha per legge diritto di recedere dal Contratto. Tale diritto, in virtù del disposto dall'Articolo 52 del Codice del Consumo italiano (D.lgs. 6 settembre 2005, n. 206), è illustrato più dettagliatamente di seguito.

7.2 Il Cliente Privato che inoltra un Ordine può cancellarlo entro 14 (quattordici) giorni dalla data di ricevimento della email di conferma dell'accettazione dell'Ordine da parte di Ontrack, senza dover fornire alcuna motivazione. Qualora la richiesta di cancellazione dell'Ordine sia presentata dopo che i Servizi hanno avuto inizio dietro richiesta esplicita del Cliente Privato, quest'ultimo sarà tenuto al pagamento di un importo proporzionale ai Servizi svolti fino al momento in cui il Cliente Privato avrà informato Ontrack dell'esercizio del diritto di recesso, rispetto a tutte le prestazioni previste dal Contratto. Ontrack comunicherà il suddetto importo dopo la richiesta di cancellazione dell'Ordine. Tuttavia, se, al momento dell’invio dell'Ordine, il Cliente Privato richiede espressamente a Ontrack di iniziare immediatamente i Servizi, il Cliente Privato non avrà più la facoltà di recedere dal Contratto, anche qualora il periodo di 14 giorni non sia ancora trascorso, dopo il completamento dei Servizi da parte di Ontrack .

7.3 Per cancellare l'Ordine, il Cliente Privato può utilizzare uno dei metodi indicati di seguito, comunicando il numero dell'Ordine, il proprio nome, indirizzo e richiesta di cancellazione:
(a) Telefono o email: chiamando il Customer Service al numero +39 0331 18 35 811 o scrivendo all'indirizzo di posta elettronica recuperodati@ontrack.com;
(b) Posta: inviando una comunicazione scritta all'indirizzo Via Marsala 34/A, 21013 Gallarate (VA); oppure
(c) Modulo di recesso: compilando e inviando all’indirizzo di Ontrack l'apposito modulo di recesso allegato alle presenti Condizioni.

Per rispettare la scadenza prevista per la cancellazione, è sufficiente inviare una richiesta in tal senso, come indicato nel presente Articolo entro il termine previsto per il recesso.

7.4 Effetti del recesso. Fatto salvo quanto previsto all'Articolo 7.2, se il Cliente Privato recede dal Contratto, Ontrack rimborserà al Cliente gli eventuali pagamenti ricevuti, in tempi ragionevolmente brevi e in ogni caso non oltre il termine di 14 giorni dalla data di ricevimento della comunicazione di recesso. Il rimborso verrà effettuato con le stesse modalità di pagamento utilizzate dal Cliente per la transazione iniziale, salvo diversamente concordato tra le parti; in ogni caso al Cliente non verrà addebitato alcun costo relativo al rimborso.

8 DIRITTO DI RECESSO (CLIENTI BUSINESS)

8.1 Il presente Articolo 8 riguarda esclusivamente i Contratti conclusi con i Clienti Business. Successivamente all'inoltro dell'Ordine, il Cliente non avrà la facoltà di recedere dal Contratto relativo ai Servizi, fatto salvo quanto previsto nel successivo Articolo 9.

9 DIRITTI DI RISOLUZIONE E RECESSO DI ENTRAMBE LE PARTI

9.1 Fatto salvo qualsiasi altro diritto o rimedio a disposizione di ciascuna Parte, ogni Parte potrà risolvere il Contratto ai sensi dell’articolo 1454 del Codice Civile italiano, previa comunicazione scritta, qualora l’altra Parte commetta una grave violazione di qualsiasi disposizione del Contratto e non vi ponga rimedio entro il termine di 15(quindici) giorni dal ricevimento della relativa contestazione scritta. Sono da considerarsi violazioni gravi del Contratto il mancato pagamento dei Servizi da parte del Cliente e la mancata fornitura dei Servizi da parte di Ontrack.

9.2 Ontrack può recedere dal Contratto se, svolgendo i Servizi, si trovi nella condizione di dover infrangere le leggi applicabili in materia di controllo delle esportazioni e sanzioni per il commercio con determinate imprese o individui, stabilite dalla Commissione Europea o da altre autorità nazionali, ivi comprese quelle degli Stati Uniti.

9.3 A seguito della cessazione del Contratto, il Cliente sarà tenuto al pagamento di tutti gli importi dovuti a Ontrack, che diverranno immediatamente esigibili.

10 DICHIARAZIONI DEL CLIENTE

10.1 Il Cliente dichiara e garantisce: (i) di essere legalmente capace a concludere contratti; (ii) di avere piena autorità, potere e capacità di accettare le presenti Condizioni e, nel caso di Clienti Business, di avere i poteri necessari per concludere il Contratto; (iii) che tutte le informazioni fornite a Ontrack con riferimento all'Ordine sono veritiere, precise, complete e non fuorvianti; (iv) di essere il proprietario dei Supporti e/o di essere autorizzato dal proprietario dei Supporti a richiedere la prestazione dei Servizi; (v) che i Supporti e/o i Dati forniti a Ontrack non ledono in alcun modo i diritti o gli obblighi nei confronti di terzi; (vi) che la messa a disposizione di Ontrack dei Supporti e/o dei Dati non viola alcuna legge applicabile; (vii) di essere legalmente autorizzato a consentire l’accesso ai Dati; (viii) che i Supporti non contengono materiali (compreso a titolo esemplificativo qualsiasi Dato) che possano violare i diritti di proprietà intellettuale di terzi; e (ix) che i Supporti non contengono alcun materiale che possa violare le leggi applicabili. Ontrack si riserva il diritto di richiedere ulteriore documentazione a conferma della proprietà o della legale rappresentanza ai fini dell'autorizzazione all'esecuzione dei Servizi e di sospendere o non dare inizio ai Servizi in mancanza della suddetta documentazione.

10.2 Il Cliente dichiara che i Supporti e/o i Dati potrebbero essere già danneggiati prima dell'invio a Ontrack ed è consapevole che l'esecuzione dei Servizi potrebbe portare alla distruzione dei Supporti e/o dei Dati, o comunque arrecare ad essi ulteriori danni. Ontrack si impegna a usare tutta la ragionevole e necessaria diligenza nell'esecuzione dei Servizi, ma, fatto salvo quanto specificato all'Articolo 12 delle presenti Condizioni, non si assume alcuna responsabilità per possibili danni, esistenti o ulteriori, cui potrebbero essere soggetti i Supporti e/o i Dati nell'esecuzione dei Servizi.

11 PREZZO E PAGAMENTI

11.1 Il prezzo dei Servizi (comprensivo di IVA) è quello indicato nel Preventivo. Il pagamento dovrà essere effettuato prima dell'inizio dei Servizi o, se così concordato, Ontrack emetterà la fattura per il Corrispettivo una volta terminata l'esecuzione dei Servizi e prima della consegna dei risultati al Cliente. Le fatture emesse da Ontrack dovranno essere pagate alla scadenza indicata sulla fattura stessa.

11.2 Modalità di pagamento. Il pagamento potrà essere effettuato in bonifico bancario, carta di credito/debito o PO/ODA. Se il Cliente paga tramite carta di credito/debito, Ontrack invierà un link di pagamento ad una piattaforma di pagamento sicura di terze parti per completare il processo di pagamento una volta che il lavoro è completato.

11.3 In caso di mancato pagamento di qualsiasi importo dovuto a Ontrack ai sensi delle presenti Condizioni, Ontrack potrà trattenere i Supporti e/o i Dati fino all'avvenuto pagamento dell'intero importo dovuto. Se il pagamento del Corrispettivo totale non avviene entro 90 (novanta) giorni di calendario dalla data stabilita, Ontrack potrà, senza incorrere in alcuna responsabilità e senza bisogno di chiedere ulteriori autorizzazioni al Cliente, disporre dei Supporti e/o dei Dati nel rispetto delle leggi applicabili. In caso di ritardo nei pagamenti, Ontrack addebiterà al Cliente Privato interessi di mora in misura pari agli interessi legali ai sensi dell’articolo 5 del Decreto Legislativo 9 ottobre 2002, n. 231.

12 LA RESPONSABILITA' DI ONTRACK PER DANNI O PERDITE DEL CLIENTE

12.1 Ontrack declina ogni responsabilità per eventuali alterazioni, danni fisici o altri danni, o distruzione dei Supporti del Cliente, dei Dati o di ogni altro possibile strumento, ovvero per invalidazioni della garanzia relativa ai Supporti del Cliente o ad altri strumenti, in ognuno dei seguenti casi: se i suddetti danni siano preesistenti all'invio da parte del Cliente a Ontrack dei Supporti, dei Dati, o di altri strumenti; ovvero qualora tali danni, distruzione, alterazione o invalidazione dovessero derivare dall'esecuzione dei Servizi da parte di Ontrack ai sensi delle presenti Condizioni.

12.2 Pur impegnandosi a occuparsi con ogni ragionevole cura dei Supporti o dei Dati ad essa affidati dal Cliente per l'esecuzione dei Servizi, Ontrack declina ogni responsabilità nei confronti del Cliente nel caso in cui i Supporti o i Dati momentaneamente in suo possesso dovessero essere perduti, distrutti, alterati o altrimenti danneggiati per effetto di normali utilizzo e usura.

12.3 Ontrack non intende escludere né limitare in alcun modo le proprie responsabilità nei confronti del Cliente, laddove ciò non sia ammesso dalle leggi applicabili. Quanto precede si applica anche alla responsabilità di Ontrack nel caso di decesso o lesione personale causati da negligenza di Ontrack o dei suoi dipendenti, agenti o subappaltatori; nonché a responsabilità per frode o dichiarazione fraudolenta; e nei casi di colpa e dolo.

12.4 Fermo restando quanto disposto nel presente Articolo 12, la responsabilità complessiva di Ontrack nei confronti dei l Clienti , sia essa a titolo contrattuale o extracontrattuale (anche per colpa), per violazione di obblighi di legge, o altre ipotesi di responsabilità derivante o collegata al Contratto, sarà limitata (i) nei casi di violazione della riservatezza, della normativa privacy o della proprietà intellettuale, a un massimo di € 10.000 o, se più alto, al valore del Corrispettivo previsto dal Contratto applicabile; o (ii) in tutti gli altri casi, al valore del Corrispettivo previsto dal Contratto.

12.5 Nessuna delle Parti sarà ritenuta responsabile nei confronti dell'altra, a titolo contrattuale o extracontrattuale (anche per colpa), per le rispettive violazione di obblighi di legge, o per altre ipotesi di propria responsabilità derivanti o collegate alle presenti Condizioni o a qualsiasi Contratto, per eventuali danni indiretti o consequenziali, perdite di profitto, di fatturato o di affari.

12.6 Utilizzo di Corrieri – Articolo applicabile ai Clienti Business. Per ritirare i Supporti presso il Cliente prima dell'inizio dell'esecuzione dei Servizi, o per consegnare i Dati recuperati e/o i Supporti originali al termine dei Servizi stessi, Ontrack si affida a corrieri di comprovata reputazione a livello nazionale. Accettando l’utilizzo da parte di Ontrack dei corrieri per il ritiro dei Supporti, il Cliente accetta che gli eventuali danni o perdite relativi ai Supporti o ai Dati saranno espressamente regolati dalle condizioni generali del corriere utilizzato, ivi comprese le limitazioni di responsabilità e i massimali di risarcimento. Accettando le presenti Condizioni, il Cliente rinuncia sin d'ora a chiedere a Ontrack ogni possibile risarcimento per eventuali perdite o danni ai Dati o ai Supporti derivanti da colpa e/o violazione del contratto da parte del corriere, che eccedano i massimali previsti nelle condizioni generali del Corriere stesso. È facoltà del Cliente chiedere una polizza assicurativa per il trasporto. I costi di tale polizza saranno interamente a carico del Cliente.

12.7 Utilizzo di Corrieri – Articolo applicabile ai Clienti Privati. Per ritirare i Supporti presso il Cliente prima dell'inizio dell'esecuzione dei Servizi, o per consegnare i Dati recuperati e/o i Supporti originali al termine dei Servizi stessi, Ontrack si affida a corrieri di comprovata reputazione a livello nazionale. È facoltà del Cliente chiedere una polizza assicurativa per il trasporto. I costi di tale polizza saranno interamente a carico del Cliente.

13 INDENNIZZO

13.1 Il Cliente è tenuto a rimborsare integralmente e a manlevare Ontrack da richieste di risarcimento, costi, danni, responsabilità, spese (ivi incluse a titolo esemplificativo le spese legali), nonché eventuali richieste e sentenze emesse nei confronti di Ontrack, per effetto o in relazione - a qualsiasi titolo - ad azioni, mancato intervento e/o omissioni del Cliente riferibili al Contratto e alle presenti Condizioni.

14 QUALE USO PUÒ ESSERE FATTO IN RELAZIONE AI DATI PERSONALI DEI CLIENTI (CLIENTI PRIVATI E DATI DI CONTATTO DEI CLIENTI BUSINESS)

14.1 Ontrack utilizzerà i dati personali forniti dal Cliente per l'esecuzione dei Servizi e per la gestione delle operazioni di pagamento degli stessi. Sebbene la comunicazione dei dati personali sia volontaria, Ontrack potrebbe non essere in grado di fornire i Servizi se il Cliente rifiutasse di comunicare i suoi dati personali o ritirasse il consenso al loro utilizzo in qualsiasi momento. Ontrack raccoglie i dati personali del Cliente: (i) quando il Cliente contatta Ontrack per posta elettronica, telefono o altre modalità e (ii) nel corso dell’ordinaria relazione con il Cliente per l'esecuzione dei Servizi (ad esempio i dati personali raccolti da Ontrack per processare i pagamenti del Cliente).

14.2 Ontrack tratta i dati personali del Cliente per le seguenti finalità: (i) fornire i Servizi ed evadere l'Ordine; (ii) conoscere l'opinione del Cliente sui Servizi, e (iii) compiere operazioni di direct marketing in presenza dell’appropriata base legale.

14.3 Ontrack potrà comunicare i dati personali del Cliente ad altri soggetti del Gruppo KLDiscovery (di cui Ontrack è parte), che sono elencati dettagliatamente nella Privacy Policy, nonché a (i) soggetti pubblici e autorità giudiziarie con la finalità di riferire qualsiasi violazione, attuale o sospetta, di leggi e regolamenti applicabili; (ii) ai propri consulenti contabili, auditor, consulenti legali e altri consulenti professionali esterni; (iii) a soggetti terzi responsabili del trattamento (quali fornitori di servizi di pagamento; corrieri/spedizionieri; fornitori di tecnologia, consulenti che forniscono servizi di compliance). I dati verranno comunicati da Ontrack a soggetti terzi con l'esclusiva finalità di adempiere agli obblighi contrattuali nei confronti del Cliente o per motivi riferibili all'esecuzione dei Servizi, nel rispetto della normativa vigente in materia. Ontrack ha implementato misure di sicurezza, la cui descrizione è contenuta nella Privacy Policy. Tutti i soggetti sopra indicati sono tenuti ad attuare a loro volta misure di sicurezza atte a garantire un elevato livello di protezione dei dati.

14.4 Senza pregiudicare ogni altro diritto stabilito per legge, è facoltà del Cliente in qualunque momento: (i) accedere e ottenere informazioni circa la natura, il trattamento o la divulgazione dei propri dati personali; (ii) chiedere la rettifica dei propri dati personali; (iii) richiedere, per motivi legittimi, la cancellazione o la limitazione del trattamento dei propri dati personali; (iv) opporsi, per motivi legittimi, al trattamento dei propri dati personali; (v) richiedere di trasferire i dati personali ad altro titolare; (vi) ritirare il consenso al trattamento dei propri dati personali; e (vii) presentare reclami presso il competente Garante per la protezione dei dati (Piazza Venezia n. 11, 00187, Roma - +39 06696771 - email protocollo@gdpp.it).

14.5 Accettando le presenti Condizioni, il Cliente dichiara altresì di aver preso visione della Privacy Policy di Ontrack, nella quale sono incluse maggiori informazioni sul trattamento dei propri dati personali, disponibile all'indirizzo https://www.ontrack.com/it-it/informazioni-legali/informativa-privacy.

15 COME ONTRACK TRATTA I DATI PERSONALI (DATI RECUPERATI)

15.1 Accettando le presenti Condizioni, i Clienti accettano altresì, con riferimento a qualsiasi Dato recuperato, le modalità di conservazione e utilizzo dei dati personali forniti per i Servizi di Ontrack come previsto nel Data Processing Agreement - DPA (Nomina a responsabile del trattamento), disponibile all'indirizzo https://www.ontrack.com/it-it/informazioni-legali/recupero-dati-termini-condizioni#dpa.

16 INFORMAZIONI RISERVATE

16.1 Ciascuna parte si impegna a non divulgare a terzi qualsiasi Informazione Riservata dell'altra parte senza la previa autorizzazione scritta della parte divulgante e a: (i) utilizzare le suddette Informazioni Riservate unicamente per finalità riconducibili all'esecuzione del Contratto; (ii) impedire la divulgazione delle Informazioni Riservate adottando le stesse precauzioni e la stessa diligenza che userebbe per impedire la divulgazione delle proprie informazioni riservate, e usando comunque un livello di attenzione non inferiore al ragionevole; e (iii) comunicare le Informazioni Riservate ai propri dipendenti e ai terzi autorizzati solo nella misura in cui ciò sia strettamente necessario e a condizione che tali soggetti siano a loro volta vincolati da obblighi di riservatezza non meno stringenti di quelli qui previsti.

16.2 Gli obblighi di riservatezza non riguardano le Informazioni Riservate che: (i) divengano di dominio pubblico per motivi non imputabili alla parte ricevente; (ii) erano note alla parte ricevente prima che le venissero comunicate dalla parte divulgante; (iii) sono state comunicate alla parte ricevente da un soggetto terzo (esclusi i dipendenti o gli agenti di entrambe le parti) in circostanze che escludono la violazione degli obblighi di riservatezza nei confronti della parte divulgante; ovvero (iv) sono state sviluppate indipendentemente dalla parte ricevente senza fare ricorso alle Informazioni Riservate.

17 ALTRE IMPORTANTI CONDIZIONI

17.1 Il presente Contratto intercorre esclusivamente tra Ontrack e il Cliente. Nessun altro soggetto avrà diritto di dare esecuzione alle condizioni in esso contenute. Ciascuna clausola delle presenti Condizioni ha efficacia singolarmente. Qualora un giudice o altra autorità competente accerti che una qualsiasi delle clausole qui contenute sia nulla e/o inefficace, le restanti clausole rimarranno pienamente valide ed efficaci. Il fatto che Ontrack non reagisca subito a eventuali violazioni del Contratto commesse dal Cliente non pregiudica in alcun modo il suo diritto di intraprendere azioni nei confronti del Cliente stesso in un momento successivo.

17.2 Ontrack può modificare i Servizi per adeguarsi agli eventuali cambiamenti della normativa in vigore e per implementare accorgimenti tecnici e migliorie, ad esempio in risposta a una minaccia alla sicurezza. Tali cambiamenti non pregiudicheranno l'utilizzo dei Servizi da parte del Cliente. Qualora Ontrack dovesse apportare modifiche sostanziali alle Condizioni e ai Servizi, ne darà immediata notizia al Cliente, che avrà la facoltà di recedere dal Contratto prima dell'entrata in vigore delle modifiche e sarà rimborsato del costo degli eventuali Servizi pagati e non ricevuti.

17.3 Come per tutti i diritti che spettano per legge al Cliente, se quest'ultimo è residente in un Paese dell'Unione Europea, dispone della possibilità di presentare reclamo alla piattaforma europea per la risoluzione online delle controversie - Online Dispute Resolution (la “Piattaforma”) che facilita la risoluzione extragiudiziale delle controversie. Per maggiori informazioni, è possibile visitare la Piattaforma all'indirizzo https://webgate.ec.europa.eu/odr/. Ontrack non intende ricorrere alla Piattaforma per la risoluzione delle eventuali controversie e il Cliente prende atto e accetta che Ontrack non ha alcun obbligo di far uso della Piattaforma per risolvere le controversie con il Cliente.

17.4 Le presenti Condizioni sono disciplinate dalla legge italiana, con esclusione delle relative norme di conflitto. Per ogni controversia che dovesse insorgere tra le parti in relazione alle presenti Condizioni e ai Servizi forniti da Ontrack sarà competente in via esclusiva il Foro di Busto Arsizio (VA), oppure, nel caso di clienti consumatori ai sensi del Codice del Consumo italiano (Decreto legge 206/2005), prevarrà il Foro di residenza o domicilio eletto del Cliente Privato.

MODULO DI RECESSO

(da compilare e restituire firmato solo se si desidera recedere dal contratto)

A [NOME DELL'AZIENDA, INDIRIZZO, NUMERO DI TELEFONO E, SE ESISTENTE, NUMERO DI FAX E INDIRIZZO DI POSTA ELETTRONICA DA INSERIRE A CURA DELL'AZIENDA]

Il/i sottoscritto/i [*] con la presente comunica/no [*] che è sua/loro [*] intenzione cancellare l'ordine relativo ai seguenti articoli [*] / per la fornitura dei seguenti servizi [*]

Ordine emesso il [*]/ricevuto il [*],

Nome del/dei Cliente/i,

Indirizzo del/dei Cliente/i ,

Firma del/dei Cliente/i (solo nel caso in cui il documento venga inviato su supporto cartaceo), Data

[*] Cancellare se non pertinente

1 Maggio 2021

Descrizione dei servizi di Recupero Dati di Ontrack

1. Il processo di recupero dei dati, il servizio di Ontrack e limitazioni 

a) I servizi di recupero dati si svolgono in diverse fasi: 

• Valutazione- si veda la sezione 2 qui di seguito -; o/e
• Diagnosi - si veda la sezione 3 qui di seguito -; e 
• Recupero dei dati dopo la Valutazione o la Diagnosi si veda la sezione 4 qui di seguito -, o Recupero dei dati  da remoto RDR per i clienti aziendali - si veda la sezione 5 qui di seguito.

b) Ontrack recupererà il maggior numero possibile di dati da uno o più dispositivi danneggiati adottando le misure appropriate. Ontrack non esegue test di usabilità o compatibilità su alcun software applicativo.  

c) È possibile che i dati cancellati e/o danneggiati non possano essere letti anche utilizzando gli strumenti e le tecnologie di Ontrack. Pertanto, Ontrack non può garantire che i dati su dispositivi danneggiati possano essere recuperati, riparati o letti. 

d) Ontrack esamina i dispositivi per determinare quali danni devono essere superati per recuperare i dati e le strutture di dati tali da poterli leggere e utilizzare nuovamente nelle rispettive applicazioni. A tal fine, Ontrack applica i più elevati standard tecnici e processi proprietari, nonché strumenti software e hardware. A causa della natura del lavoro di Ontrack su dati o  dispositivi danneggiati, esiste un rischio generale che i dati presenti sui dispositivi danneggiati possano essere parzialmente o completamente persi o distrutti.   

e) Il Cliente riconosce che permane il rischio che: 

• qualora i dati esistenti non possano più essere recuperati, altri dati potrebbero andare persi; 
• i dati recuperati non possano essere utilizzati dal Cliente; 
• il contenuto informativo salvato nei dispositivi dei dati possa essere distrutto in tutto o in parte; e 
• i dispositivi su cui erano memorizzati i dati, il software e gli altri elementi forniti possano essere danneggiati, inutilizzabili o distrutti. 

2. Valutazione  

a) La Valutazione è una verifica iniziale da parte di un tecnico esperto in recupero dati che determina i danni visibili sul dispositivo per fornire una stima della quantità di dati che si prevede di recuperare. La valutazione può essere effettuata su HDD, SSD  e sistemi RAID/NAS. Sono esclusi dalla valutazionetelefoni cellulari, tablet e dispositivi flash, nonché dispositivi con dati cancellati, danni causati da acqua e fuoco e dispositivi di archiviazione già aperti. Durante la valutazione, il dispositivo del Cliente viene collegato ai nostri sistemi proprietari e, se necessario, aperto. Durante la valutazione non vengono copiati/backuppati (create immagini) o analizzati ulteriormente i dati. Non viene prodotto alcun elenco di dati recuperabili o indicazione di quali file possono essere recuperati. Ontrack non fornisce un rapporto separato sui danni. 

b) Ontrack informerà il Cliente dopo la valutazione se (i) il recupero dei dati è fattibile, (ii) è necessaria un'ulteriore Diagnosi a pagamento per determinare le opzioni di recupero dei dati, compresa la quantità di dati probabilmente recuperabili (vedere la sezione 3); (iii) oppure il recupero dei dati non può essere eseguito da Ontrack in queste circostanze.  

c) La stima del probabile successo di un recupero dei dati dopo la Valutazione viene effettuata sulla base delle seguenti classificazioni:  

• Eccellente -  Prevediamo che il 95-100% dei dati possa essere recuperato con successo.  
• Buono - Prevediamoche il 75-100% dei dati  possa essere recuperato con successo. 
• Parzialmente recuperabile – Prevediamo che una piccola parte dei dati possa essere recuperata, fino al 50%. 
• Complesso - A causa della complessità del danno, non possiamo ancora fornire una percentuale esatta di recuperabilità dei dati. Pertanto, in questo caso consigliamo di effettuare la Diagnosi estesa. 
• Non recuperabile - Non è possibile accedere ai dati sul dispositivo. 

d) La valutazione delle probabilità di successo di un recupero dei dati in base alla classificazione di cui sopra non garantisce il raggiungimento delle percentuali elencate nella sezione 2 lettera c), in quanto né i danni fisici né quelli strutturali dei dati vengono riparati nella fase di Valutazione.   

e) Se richiesto dal Cliente, Ontrack può, dopo la Valutazione, effettuare una Diagnosi, a pagamento, che include, ove possibile, la creazione di un elenco di Verifile, che può determinare con maggiore precisione la quantità di dati da recuperare (vedere la sezione 3 di seguito). Si noti che non è sempre possibile fornire un elenco di file nel caso in cui non sia possibile recuperare alcun dato. 
 
f) Se il Cliente effettua un ordine per la Diagnosi  o il Recupero dei dati sulla base dei risultati della Valutazione (vedere la sezione 4 di seguito), Ontrack eseguirà il servizio applicabile, sia di Diagnostiche di Recupero dei dati. 
 
g) Il Cliente può decidere di non eseguire il Recupero dati o la Diagnosi dopo la Valutazione. Se il Cliente lo desidera, i dispositivi gli verranno restituiti per il corrispettivo specificato nel modulo di preventivo. In caso contrario, i dispositivi saranno smaltiti in modo sicuro. 
 
h) Si prega di notare che le procedure applicate in fase di Valutazione possono danneggiare l'apparecchiatura del Cliente.  

3.Diagnosi 

a) Per il recupero dei dati da smartphone, tablet o dispositivi flash o in caso di danni specifici ai dati, Ontrack offre una Diagnosi a pagamento (e non una valutazione). Tuttavia, Ontrack può consigliare di effettuare la Diagnosi anche dopo aver effettuato la Valutazione, soprattutto in caso di danni complessi. La Diagnosi può essere richiesta anche senza l’attivazione della Valutazione.  

b) La Diagnosi determinerà il tipo e l'entità del danno subito dai dati, le reali possibilità di recupero dei dati dai dispositivi forniti dal Cliente e la quantità di file/dati che potrebbero essere recuperabili. Ontrack fornirà al Cliente l'accesso a una piattaforma proprietaria che consentirà al Cliente di monitorare lo stato della lavorazione e di fornire al Cliente un elenco finale dei file (Verifile) se il recupero dei dati è possibile. In alcuni casi, Ontrack potrebbe non essere in grado di accedere ai dati e quindi di fornire un elenco di file (Verifile). 

c)  I file contenuti nell’elenco (Verifile) vengono identificati in relazione alla loro prevista utilizzabilità, con indicazione semaforica 

• Verde -  I dati molto probabilmente saranno in grado di funzionare/aprirsi nei rispettivi programmi applicativi. 
• Giallo - I dati o i file sono parzialmente corrotti - ciò potrebbe comportare l’impossibilità di aprire e modificare i file nei rispettivi programmi applicativi. È possibile che i file danneggiati possano essere riparati - ma questo non rientra nell’offerta di recupero dati. Il referente commerciale di Ontrack può contattare direttamente l'utente se tale servizio può essere fornito da Ontrack nel caso specifico.  
• Rosso - I dati o i file sono danneggiati - con ogni probabilità ciò comporterà l’impossibilità di aprire e modificare i file nei rispettivi programmi applicativi. 

d) Nell’ambito della Diagnosi, Ontrack non è in grado di garantire l'utilizzabilità dei dati con le rispettive applicazioni dei clienti. Gli ingegneri di Ontrack forniranno indicazioni sullo stato generale dei dati recuperati, tuttavia queste previsioni non possono essere garantite in presenza di altri danni  che non possono essere identificati. Questo vale in particolare per i file di database di qualsiasi tipo. L'importazione dei set di dati, l’intervento necessario alla pulizia di tali setsecondo lo stato dell'arte del rispettivo software e applicazione di database e il coinvolgimento di ulteriori esperti sono di esclusiva responsabilità del Cliente.  Ontrack supporterà il Cliente e i suoi incaricati per quanto possibile. 

e) Esistono particolari scenari di perdita dati in cui le indicazioni semaforichenell'elenco dei file (Verifile) non hanno alcun significato. In caso di danni strutturali così gravi, Ontrack non garantisce la funzionalità dei file. Se questo caso esiste, viene indicato nel risultato della Diagnosi.  

f) La Diagnosi viene effettuata nel laboratorio di Ontrack. Di solito inviamo i telefoni cellulari e i tablet a uno dei centri europei di Ontrack specializzati in gestione dei  telefoni cellulari. 

g) A seconda del tipo di dispositivo, la Diagnosi può comportare il trasferimento dei dati su un altro dispositivo di memorizzazione e la distruzione del dispositivo originale del Cliente. 
 
h) Se il Cliente effettua un ordine per il Recupero dei dati sulla base dei risultati della Diagnosi (vedere la sezione 4 di seguito), Ontrack eseguirà il recupero dei dati. 
i) Il Cliente può decidere di non eseguire il Recupero dei dati dopo la Diagnosi. Su richiesta del Cliente, i dispositivi originali saranno restituiti per il corrispettivo specificato nel Modulo di offerta. In caso contrario, i dispositivi saranno smaltiti in modo sicuro.  

4) Recupero dei dati dopo la Diagnosi o la Valutazione

a) Offerta di Recupero dei dati dopo la Valutazione 

Il risultato della Valutazione viene inviato insieme a un'offerta per il Recupero dei dati. Viene trasmessa solo la valutazione di successo prevista Eccellente/Buono/Parziale/Complesso.  

Il preventivo per il Recupero dei dati contiene il prezzo del recupero dei dati in relazione ai livelli di servizio (vedi paragrafo c.), che indicano il tempo di elaborazione per il rispettivo processo di recupero dei dati e viene inviato al Cliente come descritto nelle nostre Condizioni Generali di Fornitura dei Servizi Ontrack.  

b.) Offerta per il Recupero dei dati dopo la Diagnosi 

Dopo la Diagnosi, Ontrack invierà al Cliente la lista Verifile, ove possibile, e informerà il Cliente sulla durata del processo di recupero dati e sui costi del servizio. Il Cliente riceverà un preventivo di Recupero dati come descritto nei nostri Termini e Condizioni, che includerà il prezzo del recupero dati in relazione ai Livelli di Servizio (vedere paragrafo c.) che indicano il tempo di elaborazione del rispettivo processo di recupero dati.  

c.) Livelli di servizio 

Per l'ordine di recupero dati, il Cliente può scegliere tra i seguenti livelli di servizio a seconda dell'urgenza: 

• Servizio Emergency  
  Il recupero dati sarà svolto subito dopo il ricevimento dell’ordine, 24 ore al giorno. 
• Servizio Express 
  Il recupero dati sarà svolto subito dopo il ricevimento dell’ordine, dal lunedì al venerdì, dalle 8.00 alle 18.00. La durata del processo di recupero dei dati è solitamente di 3-5 giorni lavorativi. 
• Servizio Standard
  Il dispositivo sarà sottoposto a intervento, dopo il ricevimento dell’ordine, dal lunedì al venerdì, dalle 9.00 alle 18.00. La lavorazione richiede in genere 7-10 giorni lavorativi. 
• Servizio Economy  
  Il dispostivo sarà sottoposto a intervento, dopo ricevimento dell’ordine, dal lunedì al venerdì, dalle 9.00 alle 18.00. La lavorazione richiede in genere 20 giorni lavorativi. 

d.) Accettazione del Recupero dei dati 

Il Cliente accetta l'offerta di recupero dati come descritto nelle nostreCondizioni Generali di Fornitura di Servizi Ontrack.  

Se il Cliente decide di non effettuare il Recupero dei dati sulla base dei risultati della Valutazioneo dell'elenco dei file (Verifile), l'ordine si considera annullato. Su richiesta del Cliente, i dispositivi saranno restituiti  per il corrispettivo indicato nel modulo di offerta. In caso contrario, i dispositivi saranno smaltiti in modo sicuro. 

e) Esecuzione del Recupero dei dati  

Se il Cliente effettua un ordine per il Recupero dei dati sulla base del preventivo di Recupero dei dati dopo aver esaminato i risultati della Valutazione e/o i risultati dellaDiagnsoi, Ontrack eseguirà il recupero dei dati.

Il Cliente riceve i dati recuperabili da Ontrack. Dopo la Diagnosi, generalmente si tratta dei dati mostrati nell'elenco dei file (Verifile).

I dati recuperati da Ontrack vengono memorizzati su un dispositivo di archiviazione esterno e inviati al Cliente. Oltre al dispoitivo separato contenente i dati recuperati, Ontrack può restituire il dispositivo danneggiato se richiesto dal Cliente al momento dell'ordine di recupero dati, previo pagamento delle spese di spedizione specificate. 
Su richiesta del Cliente, Ontrack può cancellare gratuitamente i dati dal dispositivo lavorato  e/o smaltirlo  in conformità alle normative vigenti. 

f) Variazioni sul risultato del Recupero dei dati  

Nel caso in cui la quantità di dati recuperati sia significativamente inferiore alla quantità di dati recuperabili stimata nellaValutazione , se non è stato precedentemente ordinato un elenco dei file, ne verrà fornito uno al Cliente senza alcun costo aggiuntivo per aiutarlo a decidere se procedere con la fase di recupero. Se è stato precedentemente ordinato e fornito un elenco dei file, il referente commerciale  si metterà in contatto con il Cliente per discutere i risultati e le opzioni e per il recupero dei dati.   

5 Servizio di recupero dati a distanza RDR  

a) RDR® è l'acronimo di Remote Data Recovery™ ("RDR"). RDR è una tecnologia brevettata che consente agli ingegneri di Ontrack di eseguire un recupero dati di qualità da laboratorio direttamente sul server, sul desktop o sul laptop del Cliente tramite una connessione Internet. L'unico requisito è che il disco sia funzionante. L'RDR di Ontrack è costituito da tre componenti principali: 

i) Comunicazione con il Cliente: il Cliente avvia una connessione a un server RDR di Ontrack utilizzando il software RDR Customer appositamente sviluppato. L'RDR Customer funziona con i sistemi operativi più comuni. Le unità da recuperare non devono necessariamente appartenere a un particolare sistema operativo.

ii) Server RDR: Ontrack dispone di diversi server in tutto il mondo.  

iii) Workstation RDR: Viene utilizzata dai tecnici di Ontrack per controllare in remoto gli strumenti sul computer del Cliente e recuperare i dati del Cliente. 

b) Per prima cosa, il Cliente scarica la versione RDR Customer appropriata e la installa sul server, sul desktop o sul laptop che verrà utilizzato per il recupero.  Successivamente, il software Ontrack Customer si connette come connessione TCP/IP in uscita dalla sede del Cliente al server Ontrack, creando un tunnel o una connessione punto-punto attraverso Internet. Poiché è probabile che la connessione utilizzi una connessione web, può passare attraverso la maggior parte dei firewall senza ulteriori requisiti di configurazione. La sicurezza dei dati è fondamentale grazie al protocollo di comunicazione proprietario di Ontrack, ai pacchetti criptati e alle strutture sicure di Ontrack.  

RDR protegge i dati dei clienti attraverso una connessione RDR in quattro modi: 
1. connessione diretta al server RDR: Il software del Cliente utilizza una connessione TCP diretta dal computer del Cliente al server RDR di Ontrack. RDR non utilizza un prodotto di hosting di terze parti. 
2. crittografia: il collegamento di comunicazione utilizza una crittografia a 256 bit su tutti i pacchetti. 
3. Protocollo proprietario: Le comunicazioni di RDR utilizzano un protocollo proprietario, ma non HTTP o altri protocolli comuni comprensibili ad altri. 
4. Nessun dato del Cliente viene trasmesso attraverso la connessione: la connessione RDR viene utilizzata solo dal tecnico Ontrack per controllare a distanza le utility Ontrack direttamente sul computer del Cliente. Gli aggiornamenti delle schermate e i pacchetti di tastiera (screen updates and keyboard packets) vengono inviati attraverso la connessione, ma non i file di dati del Cliente. Il tecnico Ontrack controlla invece gli strumenti di riparazione della struttura del file system per rendere i dati accessibili al Cliente. 

c) Non appena viene stabilita la connessione, inizia la Diagnosi o il processo di recupero, se è stato effettuato un ordine di Recupero dei dati. 

Data ultimo aggiornamento: xxxx 2023

Ultimo aggiornamento: Settembre 2023

Data Processing Agreement - DPA (Nomina a responsabile del trattamento)

Il presente DPA integra le Condizioni Generali di Fornitura dei Servizi Ontrack (“Termini”) e si applica: (i) a KLDiscovery Ontrack S.r.l. con sede legale in Via Marsala, 34/A - 21013 Gallarate (VA) - Italia, numero di partita I.V.A. e codice fiscale 02389900131 (“Ontrack”), e (ii) al Cliente interessato che conferisce un ordine avente per oggetto i servizi forniti ai sensi dei Termini.

Le Parti hanno convenuto che le previsioni del presente DPA si applicano al Trattamento dei Dati Personali (come di seguito definiti) necessario per consentire a Ontrack di fornire i servizi di recupero dati al Cliente interessato.

Definizioni

Nel presente DPA:

Disposizioni in materia di trattamento dei dati

1 Responsabile del Trattamento e Titolare del Trattamento

1.1 Le Parti convengono che, con riferimento ai Dati Personali, il Cliente sarà il Titolare del Trattamento e Ontrack sarà il Responsabile del Trattamento. Le Parti riconoscono altresì che il Cliente avrà la responsabilità esclusiva della precisione, qualità, integrità e affidabilità dei Dati Personali, nonché dei mezzi con cui lo stesso ha acquisito questi ultimi.

1.2 Il Cliente dichiara e garantisce, impegnandosi al riguardo, quanto segue: (i) che tutti i Dati Personali utilizzati in relazione ai servizi forniti ai sensi dei Termini rispetteranno sotto tutti gli aspetti la Normativa in materia di protezione dei dati, (ii) che tutte le istruzioni impartite dallo stesso a Ontrack con riferimento ai Dati Personali saranno in ogni momento conformi alla Normativa in materia di protezione dei dati, (iii) di aver ottenuto tutte le autorizzazioni necessarie da parte di ogni Interessato i cui Dati Personali sono inclusi nei Dati Personali, ovvero di essere altrimenti in possesso di un’adeguata autorizzazione legale per fornire i Dati Personali a Ontrack, e (iv) di rispettare le disposizioni del presente DPA.

1.3 Ontrack dichiara e garantisce, impegnandosi al riguardo, di: (i) trattare i Dati Personali soltanto nella misura necessaria in relazione ai Termini, e (ii) di sottoporre a trattamento i Dati Personali in conformità alle istruzioni documentate del Cliente e ai requisiti della Normativa in materia di protezione dei dati, (iii) di informare prontamente il Cliente nel caso in cui Ontrack ritenga che le istruzioni di quest’ultimo violino la Normativa in materia di protezione dei dati, ovvero nel caso in cui Ontrack non sia più in grado di rispettare le istruzioni del Cliente circa il Trattamento dei Dati Personali (in seguito a una modifica della legge applicabile, ovvero a una modifica delle istruzioni del Cliente), e (iv) di rispettare le previsioni del presente DPA.

1.4 Nell'ambito dell'elaborazione commissionata, vengono elaborati tutti i dati consegnati dal Cliente. Le categorie di dati personali e le categorie di persone interessate sono note al Cliente e sono specificate per l'incaricato del trattamento se ciò è necessario nel contesto dell'ordine. Nel caso del recupero dei dati, la conoscenza del contenuto dei dati del Cliente non è solitamente rilevante per l'incaricato del trattamento.

2 Istruzioni e dettagli del Trattamento

2.1 Il Trattamento dei Dati Personali che sarà effettuato da Ontrack ai sensi del presente DPA includerà le attività di Trattamento necessarie nell’ambito della fornitura dai servizi a opera di Ontrack.

3 Misure tecniche e organizzative

3.1 Ontrack si impegna a istituire e mantenere, a proprie spese, idonee misure tecniche e organizzative in relazione al Trattamento e alla sicurezza dei Dati Personali, in conformità alla Normativa in materia di protezione dei dati e, in particolare, agli Articoli 32-34 del GDPR. Ontrack si impegna altresì a garantire che tali misure tecniche e organizzative saranno adeguate ai rischi specifici connessi alle proprie attività di Trattamento, in particolare per salvaguardare i Dati Personali da potenziali Violazioni di dati personali.

4 Impiego di Personale e Sub-responsabili del trattamento

4.1 Fatte salve le disposizioni della clausola 4.2, Ontrack non potrà avvalersi di eventuali Sub-responsabili del trattamento per lo svolgimento di attività di Trattamento relative ai Dati Personali senza la previa autorizzazione scritta del Cliente. Qualora tale autorizzazione venga concessa, prima di divulgare un qualunque dato a un Sub-responsabile approvato, Ontrack dovrà concludere con tale Sub-responsabile un accordo scritto avente contenuto equivalente a quello del presente DPA. Le Parti riconoscono e accettano che, in deroga a qualsiasi disposizione contraria contenuta nel presente DPA, Ontrack rimarrà pienamente responsabile nei confronti del Cliente per l’adempimento degli obblighi da parte di ciascun Sub-responsabile. Ontrack si impegna a informare il Cliente in merito a qualsiasi modifica prevista avente ad oggetto l’aggiunta o la sostituzione di tali Sub-responsabili e a concedere al Cliente una ragionevole possibilità di opporsi, per fondati motivi, a tali modifiche o sostituzioni.

4.2 I Sub-responsabili approvati alla data del presente DPA sono indicati nell’Allegato 1.

4.3 Ontrack si impegna a garantire l’affidabilità del proprio Personale che avrà accesso ai Dati Personali, nonché a garantire che tale Personale tratterà i Dati Personali solamente nei casi in cui ciò sia strettamente necessario ai fini dei servizi, assicura che detto Personale è a perfetta conoscenza delle misure da mettere in atto e dei provvedimenti da adottare, tenuto conto della Normativa in materia di protezione dei dati, durante il Trattamento dei Dati Personali, e si è impegnato a proteggere la riservatezza dei Dati Personali, anche mediante l’assunzione di un idoneo obbligo di riservatezza (attraverso la conclusione di un contratto scritto o in altro modo) con riferimento ai Dati Personali.

5 Assistenza per la conformità del Cliente e i Diritti dell’Interessato

5.1 Ontrack si impegna a inoltrare prontamente al Cliente tutte le Richieste dell’Interessato dalla stessa ricevute. Ontrack si impegna altresì a fornire al Cliente tutta l’assistenza ragionevolmente richiesta da quest’ultimo (tenendo conto della natura del Trattamento e delle informazioni di cui dispone Ontrack) allo scopo di garantire il rispetto da parte del Cliente degli obblighi a suo carico previsti dalla Normativa in materia di protezione dei dati con riferimento a quanto segue: (i) sicurezza del Trattamento, (ii) valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (secondo la definizione data a tale locuzione nella Normativa in materia di protezione dei dati), (iii) consultazione preliminare con un’Autorità di controllo riguardo a un Trattamento ad alto rischio, e (iv) notifiche all’Autorità di controllo e/o comunicazioni agli Interessati da parte del Cliente a seguito di una qualunque Violazione di dati personali, a condizione che, qualora tale assistenza comporti per Ontrack uno sforzo sproporzionato in termini di tempo e risorse, il Cliente dovrà pagare a quest’ultima le tariffe applicate da Ontrack per la fornitura di tale assistenza.

6 Trasferimenti internazionali di dati

6.1 Cliente Il Cliente riconosce che, alla data del presente Accordo per il trattamento dei dati, Ontrack potrà trattare i dati personali nel Regno Unito, in Europa e negli Stati Uniti d'America durante la durata del presente Accordo.

6.2 Il Cliente riconosce che per quanto riguarda i Dati Personali soggetti al Data Protection Act 2018 (Regno Unito), Ontrack sarà autorizzata a trattare tutti o parte dei Dati Personali all'interno dello Spazio Economico Europeo ("SEE") ai sensi del paragrafo 5(1)(a) della Sch.21 del Data Protection Act 2018. Inoltre, il Regno Unito ha ricevuto dalla Commissione Europea una decisione di adeguatezza datata 28 giugno 2021, ai sensi dell'articolo 45(3) del GDPR, che conferma che i trasferimenti possono avvenire senza la necessità di ottenere ulteriori autorizzazioni ("Decisione di adeguatezza"). Nel caso in cui la Decisione di adeguatezza scada o sia altrimenti dichiarata non valida, le Parti inseriranno le Clausole contrattuali standard del Controllore e del Responsabile del trattamento dell'UE in vigore al momento applicabile per garantire il trattamento conforme dei Dati personali da parte di Ontrack nel Regno Unito.

6.3 Per quanto riguarda i trasferimenti di Dati Personali negli Stati Uniti d'America, le parti concordano che le Clausole Contrattuali Standard 2021 Controller to Processor (Modulo 2) approvate dalla Commissione Europea, con le modifiche applicabili richieste da S119A(1) del Data Protection Act 2018, e in conformità con i requisiti della Legge Federale Svizzera sulla Protezione dei Dati del 19 giugno 1992 ("FADP") e, dopo l'entrata in vigore, in conformità con l'art. 16(2)(d) del Codice Civile. 16, paragrafo 2, lettera d), della futura Legge federale sulla protezione dei dati riveduta del 25 settembre 2020 ("revDSG"), qui linkata, (" Clausole contrattuali standard") sono incorporate per riferimento nel presente Contratto di trattamento dei dati e che tutti i trasferimenti saranno soggetti ai termini delle Clausole contrattuali standard. Se le Clausole Contrattuali Standard vengono modificate, abrogate o sostituite dalla Commissione Europea o ai sensi delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati, le Parti collaboreranno in buona fede per stipulare una versione aggiornata del meccanismo di trasferimento dei dati, o per negoziare una soluzione alternativa che consenta trasferimenti conformi di Dati Personali negli Stati Uniti d'America.

6.4 Ai sensi della presente clausola 6 "Trasferimenti internazionali di dati", il Cliente autorizza il trasferimento dei Dati personali negli Stati Uniti d'America. Il consenso del Cliente al trasferimento dei Dati Personali negli Stati Uniti d'America può essere ritirato in qualsiasi momento ma, in tal caso, il Cliente riconosce che Ontrack potrebbe non essere in grado di completare l'Ordine e/o eseguire i Servizi se il Cliente ritira il consenso al trasferimento dei Dati Personali.

7 Registri, informazioni e controllo

7.1 Ontrack si impegna a: (i) creare, (ii) tenere aggiornati e (ii) conservare registri completi e accurati riguardanti tutte le attività di Trattamento dei Dati Personali.

7.2 Ontrack si impegna a concedere al Cliente il diritto di controllo, non più di una volta per anno civile e con un preavviso scritto minimo di 30 (trenta) giorni, durante il normale orario di lavoro e previa assunzione di un ragionevole impegno alla riservatezza, per accedere ai suddetti registri del Trattamento dei Dati Personali e acquisire copie degli stessi, fornendo al Cliente tutta l’assistenza ragionevolmente possibile nell’esercizio dei diritti di controllo di quest’ultimo. Il presente diritto di controllo non si estende a eventuali centri dati di parte terza né ad altre strutture di parte terza ospitanti apparecchiature server dove sarà consentita solamente un’ispezione visiva e scortata.

7.3 Ontrack si impegna a fornire prontamente al Cliente, su richiesta e spese di quest’ultimo, tutte le informazioni necessarie per consentire allo stesso di dimostrare la propria conformità agli obblighi cui è soggetto ai sensi del GDPR, nella misura in cui Ontrack è in grado di fornire tali informazioni.

8 Notifica delle Violazioni

8.1 In relazione a qualsiasi Violazione di dati personali, che coinvolga i Dati Personali, suscettibile di comportare un elevato rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche, Ontrack si impegna, senza indebito ritardo, a: (i) notificare la Violazione di dati personali al Cliente, e (ii) fornire al Cliente tutti i dettagli della Violazione di dati personali.

9 Cancellazione o restituzione dei Dati Personali e relative copie

9.1 Ontrack, su richiesta scritta del Cliente o allo scadere dei periodi di conservazione interni, si impegna a cancellare tutti i Dati Personali, ovvero a restituire gli stessi al Cliente nella forma ragionevolmente richiesta da quest’ultimo, entro un termine ragionevole decorrente (i) dalla fine della fornitura, ai sensi dei Termini, dei servizi pertinenti relativi al Trattamento ovvero, se precedente, (ii) dal momento in cui il Trattamento da parte di Ontrack di eventuali Dati Personali non sia più necessario ai fini dell’adempimento degli obblighi di Ontrack ai sensi del presente DPA, cancellando altresì tutte le copie esistenti (a meno che la conservazione di eventuali Dati Personali sia prevista ai sensi della legge applicabile, nel qual caso Ontrack si impegna a informare il Cliente dell’esistenza di tale obbligo). Ontrack si impegna a far sì che i propri Sub-responsabili del trattamento intraprendano le stesse azioni con riferimento ai Dati Personali.

9.2 Ontrack cancellerà gli eventuali Dati Personali che dovessero rimanere in suo possesso o sotto il suo controllo per un periodo di tempo superiore a 12 (dodici) mesi senza che, in tale periodo di tempo, siano state ricevute istruzioni operative da parte del Cliente.

10 Indennizzo

10.1 Ciascuna Parte (la “Parte indennizzante”) è tenuta a risarcire e tenere indenne l’altra Parte (la “Parte indennizzata”) in relazione a qualsivoglia pretesa, domanda, azione giudiziaria, transazione, interesse, addebito, procedimento, spesa, perdita e danni che la Parte Indennizzata subisca, sostenga, sia condannata a risarcire/pagare ovvero accetti di pagare in seguito o in relazione all’inadempimento del presente DPA e/o alla violazione della Normativa in materia di protezione dei dati da parte della Parte indennizzante.

11 Responsabilità

11.1 In nessun caso le responsabilità complessive di ciascuna delle Parti del presente DPA potranno superare i limiti contrattuali indicati e concordati nei Termini.

12 Durata e scioglimento anticipato del contratto

12.1 Salvo in caso di scioglimento anticipato mediante accordo delle Parti, il presente DPA comincerà a produrre effetti alla data del conferimento di un ordine avente per oggetto servizi forniti ai sensi dei Termini e continuerà ad avere efficacia per tutto il tempo durante il quale Ontrack sottoporrà a Trattamento i Dati Personali.

13 Scelta della legge applicabile al contratto

13.1 Il presente DPA è soggetto alle disposizioni in materia di scelta della legge applicabile di cui ai Termini.

Allegato 1 – Sub-responsabili e trasferimenti di dati

Allegato 2 – Tecnico e organizzativo misure - generiche

Nota sul documento:
di seguito vengono riportate le misure tecniche e organizzative generali di KLDiscovery Ontrack GmbH. Le misure a disposizione vengono elencate in forma generica all'interno del presente documento. Nei limiti del necessario e del possibile, tali misure vengono sempre attuate.

1. Riservatezza (art. 32 par. 1 lett. b del GDPR)

Controllo di accesso
Non è ammesso alcun accesso non autorizzato ai sistemi di elaborazione dati.

• Sicurezza in fabbrica nell'edificio
• Personale autorizzato per il servizio di chiusura
• Reception con personale durante l'orario di lavoro
• Carte magnetiche per l'accesso
• Chip di accesso alle camere (documentazione nel sistema)
• Diverse zone di sicurezza con diverse autorizzazioni di accesso
• Sicurezza della porta (chiudiporta elettrico, lettore di chip)
• Chiave principale
• Controllo chiave/chip
• Regole per il trattamento dei visitatori e del personale esterno
• Elenco visitatori
• I visitatori possono accedere alle sale server solo se accompagnati
• Solo che per la computer forensics
• Personale competente ha accesso al laboratorio di informatica forense.
• Sistema di allarme / impianto antifurto
• Sistema video (sala server)
  
  

Controllo di accesso al sistema
Nessun accesso/utilizzo non autorizzato ai sistemi di elaborazione dati;

• Metodi di autorizzazione e diritti di accesso basati sulla necessità
• Amministrazione centrale degli utenti
• Sicurezza delle procedure di password/criteri di password
• Autenticazione utente crittografata
• Meccanismi di blocco automatico dopo tentativi di accesso errati
• Autenticazione a due fattori
• Crittografia per file e supporti dati
• Utilizzo di firewall e protezione antivirus
• Utilizzo della Virtual Private Network (VPN)
• Registrazione degli accessi e dei tentativi di accesso (accesso agli uffici, VPN, ecc.)
  
  

Controllo di accesso ai dati
Nessuna lettura, copia, modifica o rimozione non autorizzata all'interno del sistema.

• Metodi di autorizzazione e diritti di accesso basati sulle esigenze per programmi e dati
• Amministrazione centrale degli utenti
• Disconnessione automatica dopo un determinato periodo di inattività
• Crittografia per file e supporti dati
• Registrazione di accessi e tentativi di accesso errati
  
  

Controllo della separazione
Trattamento separato dei dati raccolti per differenti finalità.

• Funzionalità multi-mandante
• La separazione per finalità diverse è garantita da sistemi/database differenti
• Separazione delle funzioni per produzione/test
• Crittografia diversa dei set di dati al fine di garantire la separazione per diversi scopi di elaborazione
• Implementazione di funzioni definite nei sistemi informativi: amministratore, auditor, utente.
• Metodi di autorizzazione e diritti di accesso basati sulle necessità per programmi e dati
• Utilizzo di processi sicuri, ad es. di "Challenge Response Procedures" per garantire un'applicazione autorizzata
  
  

Pseudonimizzazione (art. 32 par. 1 lett. a del GDPR, art. 25 par. 1 del GDPR)
Il trattamento dei dati personali è realizzato in modo tale che gli stessi dati non siano più attribuibili a un utente specifico senza ricorrere a informazioni aggiuntive, purché tali informazioni siano archiviate separatamente e soggette a misure tecniche e organizzative adeguate.
La pseudonimizzazione è concordata tra le parti all'interno del rispettivo ordine o contratto.

2. Integrità (art. 32 par. 1 lett. b del GDPR)

• Concetti di crittografia (crittografia di supporti di dati, crittografia di file, crittografia di e-mail)
• Uso della firma digitale
• Reti private virtuali (VPN)

• Accordi di lavorazione su commissione con i contraenti
• Gestione dei supporti dati e controllo dell'inventario
• Uso regolamentato di supporti dati esterni come chiavette USB, dischi rigidi esterni, schede di memoria SD, ecc.

• Rilascio dei supporti dati solo ai destinatari autorizzati (ad es. ricevuta d'ordine, carta di accompagnamento).
• Determinazione degli utenti autorizzati per l'accesso al supporto dati
• Istruzioni per l'imballaggio e la spedizione (metodo di spedizione, ad esempio in contenitori sigillati)
• Raccolta diretta, servizio di corriere, accompagnamento al trasporto
• Blocco separato dei supporti di dati riservati
• Regolamento sulla realizzazione di copie di dati
• Documentazione dei programmi di recupero e trasmissione
• Distruzione sicura dei documenti e cancellazione dei dati
• Cancellazione sicura dei dati prima dello scambio e del riutilizzo del supporto dati
• Smaltimento del supporto dati secondo DIN66399
• Ingresso protetto al data center per le consegne in entrata e in uscita
  
  

Controllo dell'input
Stabilire se e da chi i dati personali sono stati inseriti, modificati o rimossi nei sistemi di elaborazione dati.

• Responsabilità definite a livello organizzativo per l'inserimento dei dati
  
  
• Concetto di autorizzazione basato sui ruoli
• Registrazione degli input (dati modificati, utenti che hanno modificato i dati)
• Proteggere i protocolli da accessi non autorizzati
  
  
• L'elaborazione dei supporti informatici forensi viene effettuata solo sulle copie di lavoro, mentre i supporti originali vengono conservati in una busta per le prove.
• Sistemi di valutazione dei protocolli
• Principio dei quattro occhi per i dati particolarmente sensibili
  
  

3. Disponibilità e resilienza (art. 32 par. 1 lett. b del GDPR)

Controllo della disponibilità
Protezione contro la distruzione o la perdita accidentale o intenzionale.

• Sistemi di rilevazione di fuoco e fumo
• Estintore per sala server
• Climatizzazione della sala server
• Monitoraggio della temperatura della sala server
• Utilizzo di sistemi RAID
• Concetti di backup e ripristino
• Test regolari di recupero dati
• Gruppo di continuità (UPS)
• Protezione dai virus
• Firewall
• Protezione contro il "codice maligno
  
  
• Canali di segnalazione definiti (anche con il fornitore di servizi)
• Piani di emergenza
  
  

Ripristino rapido (art. 32 par. 1 lett. c del GDPR).

• Concetti di backup e ripristino
• Garantire un rapido approvvigionamento di hardware da parte di acquisti/partner.
  
  

4. Procedura di riesame e valutazione periodica (art. 32 par. 1 lett. d del GDPR; art. 25 par. 1 del GDPR)

Gestione della protezione dei dati

• Sistema di gestione della protezione dei dati
• Impegno dei dipendenti alla riservatezza
• Politiche e concetti di sicurezza e protezione dei dati (tra cui politica di sicurezza delle informazioni, politica delle risorse umane, concetto di gestione della protezione dei dati, sintesi della sicurezza delle informazioni).
  
  
• Gestione della risposta agli incidenti, piani di emergenza
• Risikobewertung
• Notfallpläne
  
  

Impostazioni predefinite favorevoli alla protezione dei dati (art. 25 par. 2 del GDPR)

• Valutazione del rischio
• Piani di emergenza
  
  

Controllo degli ordini
Ai sensi dell'articolo 28 del GDPR, non viene effettuato alcun trattamento dei dati dell'ordine in assenza delle corrispondenti indicazioni del Cliente .

• Contratti per il trattamento commissionato (art. 28 DSGVO)
• Progettazione di contratti chiari con le aziende partner
• gestione formalizzata degli ordini
• Selezione rigorosa dei fornitori di servizi
• Trasporto sicuro del vettore dati da parte di fornitori di servizi appropriati
• Obbligo di condanna preventiva
• Controlli di follow-up
• Cancellazione sicura dei dati al termine del lavoro
  
  
• Processi standardizzati per l'elaborazione dei dati degli ordini
• Processo di gestione del cambiamento standard (secondo ITIL)
  
  
• Monitoraggio dei processi
  
  

5. Ulteriori commenti/riferimenti/documenti

• Certificazione di KLDiscovery Ontrack GmbH secondo la norma ISO 27001
• Certificazioni di terze parti (ad es. centri dati secondo la norma ISO 27001)

Data Processing Agreement 6.3
Standard Contractual Clauses

 (Controller to Processor (Module Two)

SECTION I

Clause 1

Purpose and scope

(a) The purpose of these standard contractual clauses is to ensure compliance with the requirements of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (General Data Protection Regulation) for the transfer of personal data to a third country.

(b) The Parties:

(i) the natural or legal person(s), public authority/ies, agency/ies or other body/ies (hereinafter “entity/ies”) transferring the personal data, as listed in Annex I.A. (hereinafter each “data exporter”), and

(ii)   the entity/ies in a third country receiving the personal data from the data exporter, directly or indirectly via another entity also Party to these Clauses, as listed in Annex I.A. (hereinafter each “data importer”)

have agreed to these standard contractual clauses (hereinafter: “Clauses”).

(c) These Clauses apply with respect to the transfer of personal data as specified in Annex I.B.

(d) The Appendix to these Clauses containing the Annexes referred to therein forms an integral part of these Clauses.

Clause 2

Effect and invariability of the Clauses

(a)  These Clauses set out appropriate safeguards, including enforceable data subject rights and effective legal remedies, pursuant to Article 46(1) and Article 46 (2)(c) of Regulation (EU) 2016/679 and, with respect to data transfers from controllers to processors and/or processors to processors, standard contractual clauses pursuant to Article 28(7) of Regulation (EU) 2016/679, provided they are not modified, except select the appropriate Module(s) or to add or update information in the Appendix. This does not prevent the Parties from including the standard contractual clauses laid down in these Clauses in a wider contract and/or to add other clauses or additional safeguards, provided that they do not contradict, directly or indirectly, these Clauses or prejudice the fundamental rights or freedoms of data subjects.

(b) These Clauses are without prejudice to obligations to which the data exporter is subject by virtue of Regulation (EU) 2016/679.

Clause 3

Third-party beneficiaries

(a)   Data subjects may invoke and enforce these Clauses, as third-party beneficiaries, against the data exporter and/or data importer, with the following exceptions:

(i) Clause 1, Clause 2, Clause 3, Clause 6, Clause 7;

(ii) Clause 8.1(b), 8.9(a), (c), (d) and (e);

(iii) Clause 9(a), (c), (d) and (e);

(iv) Clause 12(a), (d) and (f);

(v) Clause 13;

(vi) Clause 15.1(c), (d) and (e);

(vii) Clause 16(e);

(viii) Clause 18(a) and (b).

(b)   Paragraph (a) is without prejudice to rights of data subjects under Regulation (EU) 2016/679.

Clause 4

Interpretation

(a)   Where these Clauses use terms that are defined in Regulation (EU) 2016/679, those terms shall have the same meaning as in that Regulation.

(b) These Clauses shall be read and interpreted in the light of the provisions of Regulation (EU) 2016/679.

(c)   These Clauses shall not be interpreted in a way that conflicts with rights and obligations provided for in Regulation (EU) 2016/679.

Clause 5

Hierarchy

In the event of a contradiction between these Clauses and the provisions of related agreements between the Parties, existing at the time these Clauses are agreed or entered into thereafter, these Clauses shall prevail.

Clause 6

Description of the transfer(s)

The details of the transfer(s), and in particular the categories of personal data that are transferred and the purpose(s) for which they are transferred, are specified in Annex I.B.

Clause 7

Docking clause

(a)   An entity that is not a Party to these Clauses may, with the agreement of the Parties, accede to these Clauses at any time, either as a data exporter or as a data importer, by completing the Appendix and signing Annex I.A.

(b) Once it has completed the Appendix and signed Annex I.A, the acceding entity shall become a Party to these Clauses and have the rights and obligations of a data exporter or data importer in accordance with its designation in Annex I.A.

(c)   The acceding entity shall have no rights or obligations arising under these Clauses from the period prior to becoming a Party.

SECTION II – OBLIGATIONS OF THE PARTIES

Clause 8

Data protection safeguards

The data exporter warrants that it has used reasonable efforts to determine that the data importer is able, through the implementation of appropriate technical and organisational measures, to satisfy its obligations under these Clauses.

8.1 Instructions

(a) The data importer shall process the personal data only on documented instructions from the data exporter. The data exporter may give such instructions throughout the duration of the contract.

(b) The data importer shall immediately inform the data exporter if it is unable to follow those instructions.

8.2 Purpose limitation

The data importer shall process the personal data only for the specific purpose(s) of the transfer, as set out in Annex I.B, unless on further instructions from the data exporter.

8.3 Transparency

On request, the data exporter shall make a copy of these Clauses, including the Appendix as completed by the Parties, available to the data subject free of charge. To the extent necessary to protect business secrets or other confidential information, including the measures described in Annex II and personal data, the data exporter may redact part of the text of the Appendix to these Clauses prior to sharing a copy, but shall provide a meaningful summary where the data subject would otherwise not be able to understand its content or exercise his/her rights. On request, the Parties shall provide the data subject with the reasons for the redactions, to the extent possible without revealing the redacted information. This Clause is without prejudice to the obligations of the data exporter under Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679.

8.4 Accuracy

If the data importer becomes aware that the personal data it has received is inaccurate, or has become outdated, it shall inform the data exporter without undue delay. In this case, the data importer shall cooperate with the data exporter to erase or rectify the data.

8.5 Duration of processing and erasure or return of data

Processing by the data importer shall only take place for the duration specified in Annex I.B. After the end of the provision of the processing services, the data importer shall, at the choice of the data exporter, delete all personal data processed on behalf of the data exporter and certify to the data exporter that it has done so, or return to the data exporter all personal data processed on its behalf and delete existing copies. Until the data is deleted or returned, the data importer shall continue to ensure compliance with these Clauses. In case of local laws applicable to the data importer that prohibit return or deletion of the personal data, the data importer warrants that it will continue to ensure compliance with these Clauses and will only process it to the extent and for as long as required under that local law. This is without prejudice to Clause 14, in particular the requirement for the data importer under Clause 14(e) to notify the data exporter throughout the duration of the contract if it has reason to believe that it is or has become subject to laws or practices not in line with the requirements under Clause 14(a).

8.6 Security of processing

(a) The data importer and, during transmission, also the data exporter shall implement appropriate technical and organisational measures to ensure the security of the data, including protection against a breach of security leading to accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure or access to that data (hereinafter “personal data breach”). In assessing the appropriate level of security, the Parties shall take due account of the state of the art, the costs of implementation, the nature, scope, context and purpose(s) of processing and the risks involved in the processing for the data subjects. The Parties shall in particular consider having recourse to encryption or pseudonymisation, including during transmission, where the purpose of processing can be fulfilled in that manner. In case of pseudonymisation, the additional information for attributing the personal data to a specific data subject shall, where possible, remain under the exclusive control of the data exporter. In complying with its obligations under this paragraph, the data importer shall at least implement the technical and organisational measures specified in Annex II. The data importer shall carry out regular checks to ensure that these measures continue to provide an appropriate level of security.

(b) The data importer shall grant access to the personal data to members of its personnel only to the extent strictly necessary for the implementation, management and monitoring of the contract. It shall ensure that persons authorised to process the personal data have committed themselves to confidentiality or are under an appropriate statutory obligation of confidentiality.

(c) In the event of a personal data breach concerning personal data processed by the data importer under these Clauses, the data importer shall take appropriate measures to address the breach, including measures to mitigate its adverse effects. The data importer shall also notify the data exporter without undue delay after having become aware of the breach. Such notification shall contain the details of a contact point where more information can be obtained, a description of the nature of the breach (including, where possible, categories and approximate number of data subjects and personal data records concerned), its likely consequences and the measures taken or proposed to address the breach including, where appropriate, measures to mitigate its possible adverse effects. Where, and in so far as, it is not possible to provide all information at the same time, the initial notification shall contain the information then available and further information shall, as it becomes available, subsequently be provided without undue delay.

(d) The data importer shall cooperate with and assist the data exporter to enable the data exporter to comply with its obligations under Regulation (EU) 2016/679, in particular to notify the competent supervisory authority and the affected data subjects, taking into account the nature of processing and the information available to the data importer.

8.7 Sensitive data

Where the transfer involves personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, genetic data, or biometric data for the purpose of uniquely identifying a natural person, data concerning health or a person’s sex life or sexual orientation, or data relating to criminal convictions and offences (hereinafter “sensitive data”), the data importer shall apply the specific restrictions and/or additional safeguards described in Annex I.B.

8.8 Onward transfers

The data importer shall only disclose the personal data to a third party on documented instructions from the data exporter. In addition, the data may only be disclosed to a third party located outside the European Union (in the same country as the data importer or in another third country, hereinafter “onward transfer”) if the third party is or agrees to be bound by these Clauses, or if:

(i) the onward transfer is to a country benefitting from an adequacy decision pursuant to Article 45 of Regulation (EU) 2016/679 that covers the onward transfer;

(ii)   the third party otherwise ensures appropriate safeguards pursuant to Articles 46 or 47 Regulation of (EU) 2016/679 with respect to the processing in question;

(iii) the onward transfer is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims in the context of specific administrative, regulatory or judicial proceedings; or

(iv) the onward transfer is necessary in order to protect the vital interests of the data subject or of another natural person.

Any onward transfer is subject to compliance by the data importer with all the other safeguards under these Clauses, in particular purpose limitation.

8.9 Documentation and compliance

(a)   The data importer shall promptly and adequately deal with enquiries from the data exporter that relate to the processing under these Clauses.

(b) The Parties shall be able to demonstrate compliance with these Clauses. In particular, the data importer shall keep appropriate documentation on the processing activities carried out on behalf of the data exporter.

(c)   The data importer shall make available to the data exporter all information necessary to demonstrate compliance with the obligations set out in these Clauses and at the data exporter’s request, allow for and contribute to audits of the processing activities covered by these Clauses, at reasonable intervals or if there are indications of non- compliance. In deciding on a review or audit, the data exporter may take into account relevant certifications held by the data importer.

(d) The data exporter may choose to conduct the audit by itself or mandate an independent auditor. Audits may include inspections at the premises or physical facilities of the data importer and shall, where appropriate, be carried out with reasonable notice.

(e)   The Parties shall make the information referred to in paragraphs (b) and (c), including the results of any audits, available to the competent supervisory authority on request.

Clause 9

Use of sub-processors

(a) GENERAL WRITTEN AUTHORISATION The data importer has the data exporter’s general authorisation for the engagement of sub-processor(s) from an agreed list. The data importer shall specifically inform the data exporter in writing of any intended changes to that list through the addition or replacement of sub- processors at least fourteen (14) days in advance, thereby giving the data exporter sufficient time to be able to object to such changes prior to the engagement of the sub-processor(s). The data importer shall provide the data exporter with the information necessary to enable the data exporter to exercise its right to object.

(b) Where the data importer engages a sub-processor to carry out specific processing activities (on behalf of the data exporter), it shall do so by way of a written contract that provides for, in substance, the same data protection obligations as those binding the data importer under these Clauses, including in terms of third-party beneficiary rights for data subjects. The Parties agree that, by complying with this Clause, the data importer fulfils its obligations under Clause 8.8. The data importer shall ensure that the sub-processor complies with the obligations to which the data importer is subject pursuant to these Clauses.

(c) The data importer shall provide, at the data exporter’s request, a copy of such a sub- processor agreement and any subsequent amendments to the data exporter. To the extent necessary to protect business secrets or other confidential information, including personal data, the data importer may redact the text of the agreement prior to sharing a copy.

(d) The data importer shall remain fully responsible to the data exporter for the performance of the sub-processor’s obligations under its contract with the data importer. The data importer shall notify the data exporter of any failure by the sub- processor to fulfil its obligations under that contract.

(e) The data importer shall agree a third-party beneficiary clause with the sub-processor whereby - in the event the data importer has factually disappeared, ceased to exist in law or has become insolvent - the data exporter shall have the right to terminate the sub-processor contract and to instruct the sub-processor to erase or return the personal data.

Clause 10

Data subject rights

(a)   The data importer shall promptly notify the data exporter of any request it has received from a data subject. It shall not respond to that request itself unless it has been authorised to do so by the data exporter.

(b) The data importer shall assist the data exporter in fulfilling its obligations to respond to data subjects’ requests for the exercise of their rights under Regulation (EU) 2016/679. In this regard, the Parties shall set out in Annex II the appropriate technical and organisational measures, taking into account the nature of the processing, by which the assistance shall be provided, as well as the scope and the extent of the assistance required.

(c)   In fulfilling its obligations under paragraphs (a) and (b), the data importer shall comply with the instructions from the data exporter.

Clause 11

Redress

(a) The data importer shall inform data subjects in a transparent and easily accessible format, through individual notice or on its website, of a contact point authorised to handle complaints. It shall deal promptly with any complaints it receives from a data subject.

(b) In case of a dispute between a data subject and one of the Parties as regards compliance with these Clauses, that Party shall use its best efforts to resolve the issue amicably in a timely fashion. The Parties shall keep each other informed about such disputes and, where appropriate, cooperate in resolving them.

(c) Where the data subject invokes a third-party beneficiary right pursuant to Clause 3, the data importer shall accept the decision of the data subject to:

(i) lodge a complaint with the supervisory authority in the Member State of his/her habitual residence or place of work, or the competent supervisory authority pursuant to Clause 13;

(ii)   refer the dispute to the competent courts within the meaning of Clause 18.

(d) The Parties accept that the data subject may be represented by a not-for-profit body, organisation or association under the conditions set out in Article 80(1) of Regulation (EU) 2016/679.

(e) The data importer shall abide by a decision that is binding under the applicable EU or Member State law.

(f) The data importer agrees that the choice made by the data subject will not prejudice his/her substantive and procedural rights to seek remedies in accordance with applicable laws.

Clause 12

Liability

(a)   Each Party shall be liable to the other Party/ies for any damages it causes the other Party/ies by any breach of these Clauses.

(b) The data importer shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data importer or its sub-processor causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses.

(c)   Notwithstanding paragraph (b), the data exporter shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data exporter or the data importer (or its sub-processor) causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses. This is without prejudice to the liability of the data exporter and, where the data exporter is a processor acting on behalf of a controller, to the liability of the controller under Regulation (EU) 2016/679 or Regulation (EU) 2018/1725, as applicable.

(d) The Parties agree that if the data exporter is held liable under paragraph (c) for damages caused by the data importer (or its sub-processor), it shall be entitled to claim back from the data importer that part of the compensation corresponding to the data importer’s responsibility for the damage.

(e)   Where more than one Party is responsible for any damage caused to the data subject as a result of a breach of these Clauses, all responsible Parties shall be jointly and severally liable and the data subject is entitled to bring an action in court against any of these Parties.

(f) The Parties agree that if one Party is held liable under paragraph (e), it shall be entitled to claim back from the other Party/ies that part of the compensation corresponding to its / their responsibility for the damage.

(g) The data importer may not invoke the conduct of a sub-processor to avoid its own liability.

Clause 13

Supervision

(a) [This section applies where the data exporter listed in Annex 1.A. is established in an EU Member State:] The supervisory authority with responsibility for ensuring compliance by the data exporter with Regulation (EU) 2016/679 as regards the data transfer, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

[This section applies where the data exporter listed in Annex 1.A. is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) and has appointed a representative pursuant to Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of the Member State in which the representative within the meaning of Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679 is established, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

[This section applies, where the data exporter listed in Annex 1.A. is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) without however having to appoint a representative pursuant to Article 27(2) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of one of the Member States in which the data subjects whose personal data is transferred under these Clauses in relation to the offering of goods or services to them, or whose behaviour is monitored, are located, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

(b) The data importer agrees to submit itself to the jurisdiction of and cooperate with the competent supervisory authority in any procedures aimed at ensuring compliance with these Clauses. In particular, the data importer agrees to respond to enquiries,

submit to audits and comply with the measures adopted by the supervisory authority, including remedial and compensatory measures. It shall provide the supervisory authority with written confirmation that the necessary actions have been taken.

SECTION III – LOCAL LAWS AND OBLIGATIONS IN CASE OF ACCESS BY PUBLIC AUTHORITIES

Clause 14

Local laws and practices affecting compliance with the Clauses

(where the EU processor combines the personal data received from the third country-controller with personal data collected by the processor in the EU)

(a) The Parties warrant that they have no reason to believe that the laws and practices in the third country of destination applicable to the processing of the personal data by the data importer, including any requirements to disclose personal data or measures authorising access by public authorities, prevent the data importer from fulfilling its obligations under these Clauses. This is based on the understanding that laws and practices that respect the essence of the fundamental rights and freedoms and do not exceed what is necessary and proportionate in a democratic society to safeguard one of the objectives listed in Article 23(1) of Regulation (EU) 2016/679, are not in contradiction with these Clauses.

(b) The Parties declare that in providing the warranty in paragraph (a), they have taken due account in particular of the following elements:

(i) the specific circumstances of the transfer, including the length of the processing chain, the number of actors involved and the transmission channels used; intended onward transfers; the type of recipient; the purpose of processing; the categories and format of the transferred personal data; the economic sector in which the transfer occurs; the storage location of the data transferred;

(ii)   the laws and practices of the third country of destination– including those requiring the disclosure of data to public authorities or authorising access by such authorities – relevant in light of the specific circumstances of the transfer, and the applicable limitations and safeguards;

(iii) any relevant contractual, technical or organisational safeguards put in place to supplement the safeguards under these Clauses, including measures applied during transmission and to the processing of the personal data in the country of destination.

(c) The data importer warrants that, in carrying out the assessment under paragraph (b), it has made its best efforts to provide the data exporter with relevant information and agrees that it will continue to cooperate with the data exporter in ensuring compliance with these Clauses.

(d) The Parties agree to document the assessment under paragraph (b) and make it available to the competent supervisory authority on request.

(e) The data importer agrees to notify the data exporter promptly if, after having agreed to these Clauses and for the duration of the contract, it has reason to believe that it is or has become subject to laws or practices not in line with the requirements under paragraph (a), including following a change in the laws of the third country or a measure (such as a disclosure request) indicating an application of such laws in practice that is not in line with the requirements in paragraph (a).

(f) Following a notification pursuant to paragraph (e), or if the data exporter otherwise has reason to believe that the data importer can no longer fulfil its obligations under these Clauses, the data exporter shall promptly identify appropriate measures (e.g. technical or organisational measures to ensure security and confidentiality) to be adopted by the data exporter and/or data importer to address the situation. The data exporter shall suspend the data transfer if it considers that no appropriate safeguards for such transfer can be ensured, or if instructed by the competent supervisory authority to do so. In this case, the data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses. If the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise. Where the contract is terminated pursuant to this Clause, Clause 16(d) and (e) shall apply.

Clause 15

Obligations of the data importer in case of access by public authorities

(where the EU processor combines the personal data received from the third country-controller with personal data collected by the processor in the EU)

15.1 Notification

(a) The data importer agrees to notify the data exporter and, where possible, the data subject promptly (if necessary with the help of the data exporter) if it:

(i) receives a legally binding request from a public authority, including judicial authorities, under the laws of the country of destination for the disclosure of personal data transferred pursuant to these Clauses; such notification shall include information about the personal data requested, the requesting authority, the legal basis for the request and the response provided; or

(ii) becomes aware of any direct access by public authorities to personal data transferred pursuant to these Clauses in accordance with the laws of the country of destination; such notification shall include all information available to the importer.

(b) If the data importer is prohibited from notifying the data exporter and/or the data subject under the laws of the country of destination, the data importer agrees to use its best efforts to obtain a waiver of the prohibition, with a view to communicating as much information as possible, as soon as possible. The data importer agrees to document its best efforts in order to be able to demonstrate them on request of the data exporter.

(c) Where permissible under the laws of the country of destination, the data importer agrees to provide the data exporter, at regular intervals for the duration of the contract, with as much relevant information as possible on the requests received (in particular, number of requests, type of data requested, requesting authority/ies, whether requests have been challenged and the outcome of such challenges, etc.).

(d) The data importer agrees to preserve the information pursuant to paragraphs (a) to (c) for the duration of the contract and make it available to the competent supervisory authority on request.

(e) Paragraphs (a) to (c) are without prejudice to the obligation of the data importer pursuant to Clause 14(e) and Clause 16 to inform the data exporter promptly where it is unable to comply with these Clauses.

15.2 Review of legality and data minimisation

(a)   The data importer agrees to review the legality of the request for disclosure, in particular whether it remains within the powers granted to the requesting public authority, and to challenge the request if, after careful assessment, it concludes that there are reasonable grounds to consider that the request is unlawful under the laws of the country of destination, applicable obligations under international law and principles of international comity. The data importer shall, under the same conditions, pursue possibilities of appeal. When challenging a request, the data importer shall seek interim measures with a view to suspending the effects of the request until the competent judicial authority has decided on its merits. It shall not disclose the personal data requested until required to do so under the applicable procedural rules. These requirements are without prejudice to the obligations of the data importer under Clause 14(e).

(b) The data importer agrees to document its legal assessment and any challenge to the request for disclosure and, to the extent permissible under the laws of the country of destination, make the documentation available to the data exporter. It shall also make it available to the competent supervisory authority on request.

(c)   The data importer agrees to provide the minimum amount of information permissible when responding to a request for disclosure, based on a reasonable interpretation of the request.

SECTION IV – FINAL PROVISIONS

Clause 16

Non-compliance with the Clauses and termination

(a)   The data importer shall promptly inform the data exporter if it is unable to comply with these Clauses, for whatever reason.

(b) In the event that the data importer is in breach of these Clauses or unable to comply with these Clauses, the data exporter shall suspend the transfer of personal data to the data importer until compliance is again ensured or the contract is terminated. This is without prejudice to Clause 14(f).

(c)   The data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses, where:

(i) the data exporter has suspended the transfer of personal data to the data importer pursuant to paragraph (b) and compliance with these Clauses is not restored within a reasonable time and in any event within one month of suspension;

(ii) the data importer is in substantial or persistent breach of these Clauses; or

(iii) the data importer fails to comply with a binding decision of a competent court or supervisory authority regarding its obligations under these Clauses.

In these cases, it shall inform the competent supervisory authority of such non-compliance. Where the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise.

(d) Personal data that has been transferred prior to the termination of the contract pursuant to paragraph (c) shall at the choice of the data exporter immediately be returned to the data exporter or deleted in its entirety. The same shall apply to any copies of the data. The data importer shall certify the deletion of the data to the data exporter. Until the data is deleted or returned, the data importer shall continue to ensure compliance with these Clauses. In case of local laws applicable to the data importer that prohibit the return or deletion of the transferred personal data, the data importer warrants that it will continue to ensure compliance with these Clauses and will only process the data to the extent and for as long as required under that local law.

(e)   Either Party may revoke its agreement to be bound by these Clauses where (i) the European Commission adopts a decision pursuant to Article 45(3) of Regulation (EU) 2016/679 that covers the transfer of personal data to which these Clauses apply; or (ii) Regulation (EU) 2016/679 becomes part of the legal framework of the country to which the personal data is transferred. This is without prejudice to other obligations applying to the processing in question under Regulation (EU) 2016/679.

Clause 17

Governing law

These Clauses shall be governed by the law of the EU Member State in which the data exporter is established. Where such law does not allow for third-party beneficiary rights, they shall be governed by the law of another EU Member State that does allow for third-party beneficiary rights. The Parties agree that this shall be the law of Ireland.

Clause 18

Choice of forum and jurisdiction

(a) Any dispute arising from these Clauses shall be resolved by the courts of an EU Member State.

(b) The Parties agree that those shall be the courts of Ireland.

(c) A data subject may also bring legal proceedings against the data exporter and/or data importer before the courts of the Member State in which he/she has his/her habitual residence.

(d) The Parties agree to submit themselves to the jurisdiction of such courts.

APPENDIX

EXPLANATORY NOTE:

It must be possible to clearly distinguish the information applicable to each transfer or category of transfers and, in this regard, to determine the respective role(s) of the Parties as data exporter(s) and/or data importer(s). This does not necessarily require completing and signing separate appendices for each transfer/category of transfers and/or contractual relationship, where this transparency can achieved through one appendix. However, where necessary to ensure sufficient clarity, separate appendices should be used.

ANNEX I 

LIST OF PARTIES

Data exporter(s): [Identity and contact details of the data exporter(s) and, where applicable, of its/their data protection officer and/or representative in the European Union]

1. Name: The customer that is stated in the Order is data exporter for the purpose of these SCC.

Address: Customer’s address stated in the Order

Contact person’s name, position and contact details: The customer that authorized the Order

Activities relevant to the data transferred under these Clauses: Processing and hosting of data for data recovery and related services as stated in the order…

Signature and date: as stated in the Order

Role (controller/processor): Controller

Data importer(s):

2. Name: KLDiscovery Ontrack, LLC

Address:  9023 Columbine Road, Eden Prairie, MN 55347, USA. 

Contact person’s name, position and contact details: Shannon Gaughan (Commercial Counsel) / Gideon Kaplan (Associate General Counsel): Shannon.guaghan@kldiscovery.com / Gideon.kaplan@kldiscovery.com

Activities relevant to the data transferred under these Clauses: Hosting and processing of Personal Data . 

Signature and date:  Data importer’s contact person stated above

Role (controller/processor): Processor

2. DESCRIPTION OF TRANSFER

Categories of data subjects whose personal data is transferred

Natural persons, such as Customers, Employees, Suppliers of Data Exporter or other data delivered by Data Exporter.

Categories of personal data transferred

Information relating to identified or identifiable natural persons, including pictures and photographs, contractual relationships and/or customer history, billing and payment data or other categories of data delivered by Data Exporter.

Sensitive data transferred (if applicable) and applied restrictions or safeguards that fully take into consideration the nature of the data and the risks involved, such as for instance strict purpose limitation, access restrictions (including access only for staff having followed specialised training), keeping a record of access to the data, restrictions for onward transfers or additional security measures.

If sensitive data should be transferred, it will be processed using the same processing methods as set out in these standard contractual clauses, using appropriate safeguards.

The frequency of the transfer (e.g. whether the data is transferred on a one-off or continuous basis).

One off, or as often as instructed by the data exporter.

Nature of the processing

The applicable Order content, mainly data recovery and connected services.

Purpose(s) of the data transfer and further processing

The purpose of the data transfer and processing results from the Service Terms and Service Description to the applicable Order, usually in connection with Data Recovery or related Services

The period for which the personal data will be retained, or, if that is not possible, the criteria used to determine that period

The term required to complete the Order and, if applicable, after termination of the Order, provided, that any such processing is carried out in connection with the services provided under the Order.

For transfers to (sub-) processors, also specify subject matter, nature and duration of the processing

./.

COMPETENT SUPERVISORY AUTHORITY

Identify the competent supervisory authority/ies in accordance with Clause 13

Supervisory Offices, depending on Data Exporter as defined in Clause 13:

https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm

ANNEX II - TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES INCLUDING TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES TO ENSURE THE SECURITY OF THE DATA

EXPLANATORY NOTE:

The technical and organisational measures must be described in specific (and not generic) terms. See also the general comment on the first page of the Appendix, in particular on the need to clearly indicate which measures apply to each transfer/set of transfers.

Description of the technical and organisational measures implemented by the data importer(s) (including any relevant certifications) to ensure an appropriate level of security, taking into account the nature, scope, context and purpose of the processing, and the risks for the rights and freedoms of natural persons.

For transfers to (sub-) processors, also describe the specific technical and organisational measures to be taken by the (sub-) processor to be able to provide assistance to the controller and, for transfers from a processor to a sub-processor, to the data exporter.

The technical and organizational measures at Data Importer’s location will be shared upon request of the Data Exporter.

ANNEX III – LIST OF SUB-PROCESSORS

EXPLANATORY NOTE:

This Annex must be completed, in case of the specific authorisation of sub-processors (Clause 9(a), Option 1).

The controller has authorised the use of the following sub-processors:

1. Name:  None

Address: Not applicable.

Contact person’s name, position and contact details:  Not applicable

Description of processing (including a clear delimitation of responsibilities in case several sub-processors are authorized):  Not applicable. 

ANNEX IV TO THE STANDARD CONTRACTUAL CLAUSES – SUPPLEMENTARY PROTECTIONS

In addition to the provisions of the Controller-to-Processor Standard Contractual Clauses, the following supplementary protections shall apply:

Definitions

For the purposes of this Annex IV, the following definitions apply:

(i) “Back Door” means any technical or organisational measures or mechanisms designed to enable any public authorities, or other third parties, to gain access to any of the data importer’s systems, or to any Relevant Personal Data, including by circumventing the data importer’s security measures;

(ii) “Disclosure Order” means any legally binding demand for access to, or disclosure of, any Relevant Personal Data, made by any public authority, in any jurisdiction, to the data importer;

(iii) “Group” means any legal entity under common control with, controlled by, or control the data importer;

(iv) “Relevant Authority” means a public authority that makes a Disclosure Order; and

(v) “Relevant Personal Data” means any personal data (as defined in these Controller-to-Processor Standard Contractual Clauses) received by the data importer, or any of its sub-processors, under these Clauses.

Supplementary Protections

1. No back doors

The data importer hereby confirms that:

(i) it has not created any Back Doors in any infrastructure, technical environment, review platforms or other system used to host and/or process Personal Data of the data exporter;

(ii) it has not intentionally created or changed its business processes in a manner that facilitates access to its infrastructure, technical environment, review platforms or others systems or to any Relevant Personal Data; and

(iii) to the best of the data importer’s knowledge, applicable laws and government policies applicable to the data importer:

(A) do not require the data importer to create or maintain any Back Doors; and

(B) do not require the importer to be in possession of, or to disclose or provide, any encryption keys in relation to any Relevant Personal Data.

2. Enhanced audit rights

In addition to, and without prejudice to, the audit rights afforded to the data exporter under the auditing provisions of the Data Processing Agreement, and Clause 8.9(c) these Controller-to-Processor Contractual Clauses, to the extent permitted by applicable law, the data exporter, or its appointed representatives, shall be permitted, on no less than 48 hours’ written notice, to conduct an audit of the data importer’s relevant systems (and the systems of any sub-processors where such sub-processors within the data importer’s Group), whether in person or, to the extent practicable, by remote means, for the sole purpose of determining whether any Relevant Personal Data have been disclosed in response to any Disclosure Order. This additional right to audit shall be at the sole cost and expense of the data exporter who shall determine whether and if such audit shall take place.  The data importer shall, where requested by the data exporter, take reasonable steps to assist the data exporter in conducting such audits including the provision of technical personnel to assist the data exporter in conducting the audit, supervised and controlled access to data importer’s infrastructure, technical environment, review platforms or other systems (provided such access does not impact any other client of the data importer or require the disclosure of confidential information relating to such clients) and copies of relevant documents that may assist the data exporter in conducting and assessing the findings of such audit.

3. Notification and Transparency

To the extent permitted by applicable law, the data importer shall regularly (and at least once every 24 hours) publish a message via a secure URL, accessible at https://www.kldiscovery.com/legal/transparency-report (“Transparency Page”) informing the data exporter that, as at the time of the published message, it has not received a Disclosure Order.  The data importer shall, for the term of processing of Relevant Personal Data under these Controller-to-Processor Contractual Clauses, continue to publish such information on the Transparency Page. 

4. Obligation to Challenge

In the event that the data importer receives a Disclosure Order, the data importer shall promptly review the validity and enforceability of such Disclosure Order under applicable law and if, after a careful assessment, the data importer concludes that there are plausible grounds for challenging the Disclosure Order, and that such a challenge has a reasonable likelihood of succeeding, the data importer shall use reasonable efforts to bring such a challenge (including, where appropriate, through interim proceedings). To the extent that, notwithstanding any challenge, the data importer is obliged to disclose any Relevant Personal Data to the Relevant Authority, the data importer shall take all reasonable measures to ensure that it discloses the minimum amount of Relevant Personal Data required by applicable law.

5. Obligation to Notify

In the event that the data importer receives a Disclosure Order, the data importer shall:

(i) to the extent that the Disclosure Order contradicts the requirements of these Controller-to-Processor Contractual Clauses, inform the Relevant Authority that the Disclosure Order is incompatible with its obligations under these Controller-to-Processor Contractual Clauses, and that the Disclosure Order therefore exposes the data importer to conflicting legal obligations;

(ii)   to the extent permitted by applicable law, notify the data exporter of the Disclosure Order; and

(iii) where the data importer is legally able to inform the data exporter of the Disclosure Order, provide all reasonable assistance to the data exporter to defend, challenge and/or limit the scope of the Disclosure Order and shall take all reasonable instructions from the data exporter regarding the Disclosure Order including choice of counsel by the data exporter.  Where the data importer is permitted to notify, and therefore take instructions from the data exporter regarding the Disclosure Order, the data exporter shall be responsible for any reasonable costs and expenses incurred by the data importer in carrying out the data exporter’s instructions.

6. Policies and procedures

The data importer shall implement and maintain adequate internal policies with clear allocation of responsibilities for data transfers, reporting channels and standard operating procedures for handling Disclosure Orders.

7. Disclosure of Records

The data importer shall create and maintain a written record of:

(i) each Disclosure Order; and

(ii) the response to each Disclosure Order, together with details of the analysis of the Disclosure Order, the reasons for any response to the Disclosure Order,

and shall make such records available to the data exporter on request, to the extent permitted by applicable law, subject to appropriate redactions.

8. Standards

The data importer shall adopt the security standards set out in Annex II, including but not limited to the ISO 27001 standard, and shall implement all appropriate security measures with due regard to the state of the art, in accordance with the levels of risk associated with the categories of Relevant Personal Data processed and the likelihood of Disclosure Orders in relation to such Relevant Personal Data.

9. Policy Review

The data importer shall implement a regular review of the measures it has taken to protect Relevant Personal Data, including its applicable policies and procedures, to assess the suitability of those measures, and identify and implement additional or alternative measures when reasonably necessary. 

10. Onward Transfers

Where the data exporter provides instructions to data importer for the onward transfer of Relevant Personal Data to a sub-processor, the data importer shall use commercially reasonable efforts to obtain, from that sub-processor, an agreement that provides an equivalent level of protection for Relevant Personal Data, as is set out in this Annex IV, prior to the onward transfer of Relevant Personal Data to that sub-processor.  Where the data importer is unable to obtain equivalent measures as those set out in this Annex IV, the data importer shall not transfer any Relevant Personal Data to the sub-processor without the prior written authorization of the data exporter.  It is acknowledged at all times that, where the data importer is unable to obtain equivalent measures as those set out in this Annex IV, any authorization by the data exporter shall be solely at the data exporter’s legal risk.

11. Compensation or other legal remedies

It is acknowledged and accepted by the data exporter and data importer that the decision to transfer any Relevant Personal Data shall be solely taken by the data exporter, or the data exporter’s end client, as the case may be, and nothing in this Annex IV or more generally following a data exporter decision to transfer Relevant Personal Data shall impose, or create, any liability on the data importer to any Data Subject or the data exporter arising from such a decision.

Provisions applicable in relation to transfers of Personal Data governed by the Data Protection Act 2018 (UK)

International Data Transfer Addendum to the EU Commission Standard Contractual Clauses

VERSION B1.0, in force 21 March 2022

ThisAddendum has been issued by the Information Commissioner for Parties making Restricted Transfers. The Information Commissioner considers that it provides Appropriate Safeguards for Restricted Transfers when it is entered into as a legally binding contract.

Part 1: Tables

Table 1: Parties 

Table 2: Selected SCCs, Modules and Selected Clauses

Table 3: Appendix Information

“Appendix Information” means the information which must be provided for the selected modules as set out in the Appendix of the Approved EU SCCs (other than the Parties), and which for this Addendum is set out in:

Table 4: Ending this Addendum when the Approved Addendum Changes

Part 2: Mandatory Clauses

Mandatory Clauses of the Approved Addendum, being the template Addendum B.1.0 issued by the ICO and laid before Parliament in accordance with s119A of the Data Protection Act 2018 on 2 February 2022, as it is revised under Section ‎‎18 of those Mandatory Clauses.