Best practice dei processi di migrazione dati dei sistemi IT

A tutti piace aggiornare l’hardware, sia che si tratti di smartphone, tablet, laptop o persino un server. È bello avere qualcosa di nuovo e scintillante.

Quando parliamo di upgrade o migrazione dei dati, però, si tratta per lo più di un “dovere” piuttosto che di un “piacere”, sia che si tratti di un update dei sistemi ERP di back office, di un passaggio da PC desktop a laptop o semplicemente dell’introduzione di un nuovo sistema di backup.

Quindi anche se non è la parte più emozionante delle attività svolte dall’IT, la migrazione dei dati è un processo necessario facente parte delle attività di gestione e manutenzione di ogni giorno. Questo processo, tuttavia, non è privo di rischi tra i quali la perdita di dati.

Da azienda che viene contattata quando i dati vanno persi e devono essere recuperati, ogni anno vediamo centinaia di casi in cui il backup fallisce durante il processo di migrazione.

Per capire perché e in quali circostanze questo problema continua a verificarsi, recentemente abbiamo condotto una ricerca su un campione di 600 amministratori IT in tutto il mondo per identificare i maggiori rischi associati alla migrazione dei dati.

L’elemento allarmante emerso da questo studio è che le aziende subiscono una perdita di dati durante le migrazioni con maggiore frequenza a causa di un problema con i loro backup. Sebbene questi processi vengano pianificati per tempo e in maniera accurata si possono ancora verificare perdite di dati.

I processi di upgrade e di migrazione sono ugualmente rischiosi sia che vengano implementati su dispositivi mobile, laptop, PC o server e indipendentemente dal fatto che coinvolgano cambiamenti nell'hardware o nel sistema operativo.

Il problema è molto diffuso:

• circa un terzo dei partecipanti allo studio (32%) ha affermato di aver subito una perdita dati da server durante la migrazione ad un nuovo software,
• quasi la metà (49%) ha perso i dati da desktop o laptop durante aggiornamenti software.

La più grande lezione da imparare per una corretta migrazione dei dati

Quale insegnamento dovrebbero trarre le aziende da questi risultati?

La più grande lezione da imparare è che alcune perdite dati sono inevitabili. Per cui è fondamentale assicurarsi di avere implementato una rigorosa strategia di backup, che includa verifiche regolari delle funzioni di backup e restore.

Anche se le aziende dovrebbero già verificare di frequente le loro capacità di restore, ciò diventa un passaggio obbligatorio prima di effettuare una migrazione. La necessità di aggiornare i sistemi non svanirà con il tempo: il costante e crescente cambiamento nel settore IT, infatti, si traduce nel fatto che questi upgrade saranno sempre maggiori e dovranno essere fatti ancora più di frequente.

Backup! Backup! Backup!

Il World Backup Day promuove l’importanza di creare e conservare correttamente i backup di tutti i dati ma questo non deve essere fatto solo in occasione di questa giornata.

Sarebbe fantastico se i computer non andassero mai in crash e gli hard disk non subissero mai una corruzione ma ciò non è possibile – per questo motivo la soluzione più ovvia è quella di avere un backup aggiornato regolarmente e conservato in maniera corretta. Le statistiche ci dicono che ne abbiamo bisogno soprattutto in caso di migrazione.

A cosa fare attenzione durante una migrazione o un upgrade

Dal campione di amministratori IT intervistati è emerso che:

• circa un terzo di loro (32%) ha perso i dati durante un upgrade di un software o durante la migrazione dei dati tra device
• la buona notizia è che il 57% aveva un backup ma...
• il 75% non è stato in grado di effettuare il restore di tutti i dati e il 25% li ha persi completamente

L’upgrade e la migrazione dei dati fa parte della vita tecnologica di tutti i giorni ma ciò non significa che  non dobbiamo fare attenzione. La perdita di dati è tanto rischiosa con gli hardware quanto con i software ma il rischio aumenta durante qualsiasi tipo di migrazione. È allarmante vedere come tante aziende stiano subendo una perdita dati a causa di un guasto o di  un malfunzionamento del backup.

Il rischio di perdita dei dati è qualcosa da cui chiunque - da coloro che utilizzano smartphone e laptop ad aziende con diversi desktop e server -dovrebbe proteggersi e per il quale dovrebbero essere previste specifiche risposte e azioni nel caso in cui accada il peggio.

I consigli chiave per avere cura dei vostri dati

• Prendetevi del tempo per implementare una soluzione di backup e impostare una pianificazione del processo
• Assicuratevi che tutti i device e i media in uso siano inclusi in questa procedura
• Effettuate una verifica regolare del funzionamento dei backup in base alla vostra pianificazione
• Controllate i report di backup per vedere se vi sono errori o malfunzionamenti
• Testate i backup regolarmente per assicurarvi che i dati siano stati copiati correttamente e che i file siano intatti
• Includete nel vostro piano di disaster recovery i contatti di un partner di recupero dati

Migrare ad un nuovo sistema operativo desktop: rischi e opportunità

Migrare ad un nuovo sistema operativo non è un’attività priva di rischi. A livello aziendale la decisione dovrebbe essere subordinata all’analisi di diversi fattori al fine di evitare di trasformare un aggiornamento dei sistemi in un blocco dell’operatività aziendale o in perdita di dati.

Le opportunità di un processo di migrazione

Il sistema operativo rappresenta la base del funzionamento di un computer: su di esso poggiano le applicazioni e i driver di periferica. Passare ad una versione più aggiornata di un OS permettere di usufruire di benefici in termini di:

• performance
• sicurezza
• stabilità
• produttività (usabilità dell’interfaccia utente e aggiunta/miglioramenti di funzionalità)

Relativamente all'ultimo punto, potrebbe non essere sempre così. La recente storia di Windows 8 ha evidenziato come i cambiamenti alla GUI possano richiedere più tempo del previsto per essere metabolizzati dagli utenti in quanto comportano modifiche delle abitudini d’uso consolidate in anni di lavoro. Tuttavia, spesso si tratta solo di un breve tempo di adattamento (una sorta di “curva di apprendimento”) alla novità.

I fattori da considerare prima di una migrazione dell’OS

Prima di migrare al nuovo sistema operativo il dipartimento IT dovrebbe prendere in considerazione più elementi, tra i principali:

• compatibilità del nuovo OS con l’hardware esistente – Verificare il livello di compatibilità del nuovo OS con l’hardware esistente in azienda è fondamentale. Non si tratta di verificare la sola compatibilità con i computer: andranno anche valutati- in base alle informazioni rilasciate dal produttore dell’OS - quali requisiti di sistema i PC devono rispettare (i requisiti minimi tuttavia non sempre permettono di far lavorare in modo fluente il PC) ma anche la compatibilità con le periferiche quali stampanti, unità esterne e dispositivi di vario tipo. L’obiettivo è quello di evitare di trovarsi con computer operativi e una migrazione perfettamente riuscita ma non più in grado di interfacciarsi con le periferiche utilizzate tutti i giorni, ad esempio per la mancanza di driver sviluppati per il nuovo OS. Alcuni produttori inoltre potrebbero decidere di non sviluppare tali driver relativamente a periferiche obsolete: in questo caso l’azienda si troverebbe a dover valutare anche l’eventuale sostituzione dell’hardware. Non di rado, prima dell’uscita di un nuovo OS il produttore rilascia delle utility software per verificare la compatibilità dell’hardware esistente e le cosiddette compatibility list, ad esempio Microsoft Compatibility Center

• compatibilità del nuovo OS con le applicazioni software – Un altro livello di compatibilità da verificare è  con il software applicativo. Dare per scontato che le applicazioni software correntemente in uso saranno perfettamente funzionanti anche con il nuovo sistema operativo potrebbe essere molto rischioso. Cosa accadrebbe se al termine della migrazione al nuovo OS ci si rendesse conto che il gestionale aziendale presenta delle incompatibilità? Anche in questo caso le compatibility list possono venire in soccorso e aiutare a capire il livello di compatibilità. Qualora l’azienda faccia uso di software proprietario o di software non incluso nelle compatibility list sarà necessario effettuare prima dei test.

• sicurezza dei sistemi e dei dati – Conoscere per quanto tempo ancora il sistema operativo in uso sarà supportato dal produttore è un altro elemento da considerare prima di una eventuale migrazione. Il supporto offerto dai produttori sui loro OS non è a tempo illimitato. Se il produttore ha annunciato la fine del supporto su un certo OS – che significa no supporto tecnico, no rilascio di aggiornamenti, no patch di sicurezza – probabilmente è arrivato il momento di migrare. Lavorare in un ambiente non più supportato è fortemente sconsigliato nell'ottica di utilizzo di sistemi sicuri e di garanzia di massima protezione dei dati.

• costo della migrazione – Il costo di una migrazione non è esclusivamente rappresentato dal costo delle licenze software per l’OS (il costo delle licenze in alcuni casi potrebbe essere anche molto basso e trascurabile) ma include anche i costi legati alla sostituzione dell’hardware incompatibile e alle licenze da acquistare per il software applicativo non funzionante sul nuovo OS. Infine, in assenza di competenze interne, potrebbe essere necessario il ricorso ad un supporto sistemistico esterno per svolgere la migrazione.

Suggerimenti per ridurre i rischi di insuccesso e di perdita dei dati

I fattori evidenziati sono un punto di partenza per una migrazione senza intoppi, tuttavia si può fare di più. Migrare a un nuovo sistema operativo non è mai un’attività priva di rischi. Un’indagine svolta qualche anno fa da VMware sulla migrazione desktop da Windows XP a Windows 7 evidenziò che solo nell’8% dei casi il processo si era concluso senza problemi, il 49% delle aziende aveva subito downtime degli utenti e il 27% aveva perso i dati.

Meglio adottare alcuni accorgimenti

• Ambiente di test – Un ambiente di test simula quello di produzione ma senza rischi. Se qualcosa non funziona per il verso giusto, il danno arrecato non avrà ripercussioni su dati. É dunque una buona idea realizzare un ambiente di test e verificare il processo di migrazione, l’installazione dei driver e dei software per provare che tutto funzioni correttamente. Anche gli aggiornamenti e le patch dovrebbero prima essere eseguiti in un ambiente di test e poi applicati all'ambiente di produzione.

• Attendere del tempo - Potrebbe non essere il caso di effettuare il deployment immediato di un nuovo OS appena uscito ma di aspettare che il sistema “maturi”. Una nuova versione porta con sé “problemi di giovinezza” come driver mancanti o non ancora ottimizzati e anche qualche nuovo bug. Attendere del tempo significa dare modo ai produttori di periferiche di rendere disponibili driver compatibili e stabili, disporre di patch per la correzione dei “bachi” scoperti dopo il lancio e usufruire di release di software applicativo pienamente funzionanti. Inoltre, su Internet avranno iniziato a svilupparsi forum dedicati al nuovo OS e quindi sarà più facile cercare e ottenere supporto anche dalle comunità online.

• Backup dei sistemi - prima di avviare fisicamente il processo di migrazione è indispensabile provvedere al backup dei computer. Il backup non dovrebbe riguardare solo i file dati ma anche l’intero sistema attraverso una procedura che permetta di salvarne un’immagine completa.

• Utilizzare appositi strumenti di deployment - Il rischio di perdita dei dati o che qualcosa non funzioni a dovere nel processo di migrazione può essere ulteriormente mitigato utilizzando appositi strumenti di deployment. Gli amministratori IT possono utilizzare tool in grado di eseguire il backup dei dati ma anche delle impostazioni e di gestire l’intero processo di migrazione in una console centralizzata.

Cosa considerare nella migrazione da un cloud provider ad un altro?

Il cloud computing è molto più di un trend tecnologico. Secondo una ricerca di Forrester il mercato globale del public cloud crescerà dagli attuali 146 miliardi di dollari a 236 miliardi di dollari nel 2020. Il cloud computing offre numerosi benefici alle aziende: si riduce drasticamente la necessità di hardware e software, i costi per l’energia, i dipendenti, le licenze software possono essere scalati verso il basso quasi immediatamente dopo aver spostato i dati e le applicazioni sul cloud. La maggior parte dei cloud provider offrono tutti i 3 tipi di servizi: Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) e Software as a Service (SaaS).

In aggiunta, esistono 3 tipi differenti varianti di cloud tra le quali poter scegliere: Public cloud (cloud Pubblico), Private cloud (cloud Privato) e Hybrid cloud (cloud Ibrido). Mentre il termine Public cloud identifica lo spostamento di tutti i dati fuori dalla società verso la piattaforma del fornitore del servizio, un Private cloud è invece interamente gestito dall’azienda usando tecnologia cloud. Per ottenere il meglio da entrambe le strategie, molte organizzazioni implementano un approccio Hybrid cloud: ossia memorizzano alcuni file o servizi su Internet di un provider Public cloud mentre i dati, le applicazioni e i servizi più importanti per il business vengono fatti girare all’interno dell’azienda in un Private cloud. La sfida, quando si utilizza un cloud Ibrido, è riuscire a separare i processi business-critical dal flusso di lavoro privo di rischi.

Un altro aspetto di cui devono essere informati gli utenti privati quanto le imprese è che il cloud provider spesso utilizza differenti tecnologie.

Oggi, quasi ogni cloud provider impiega proprie tecnologie per fornire ai clienti la memorizzazione e l’accesso ai dati su Internet. Gli Amazon Web Services, ad esempio, sono basati su differenti tecnologie che Amazon ha coniugato per il proprio cloud. EC2 – Amazon Elastic Cloud Compute – è un servizio per far girare le applicazioni nel cloud su server virtuali ed è basato su distribuzioni server Linux e Windows. S3 è il servizio di hosting dei file di Amazon. La società non rende pubblici i dettagli completi sulla struttura o la progettazione di questi ambienti ma è chiaro che essa gestisce i dati attraverso un’architettura object storage. Per i propri file server impiegati nei servizi cloud Amazon offre molteplici API – Application Programming Interfaces – per permettere la connessione, ad esempio, tra i prodotti software di backup di un’azienda (come Commvault o Veritas NetBackup) ed S3. Un altro big-player sulla scena è Microsoft Azure. Esso impiega tecnologie Windows Server e .NET che rendono complesso il funzionamento di applicazioni non-Windows, cosa che ci porta a parlare del...

Problema del vendor lock-in

C’è un fattore che deve essere seriamente preso in considerazione prima di decidere per un cloud service provider e prima di spostare dati, servizi e applicazioni nel cloud: il problema, cosiddetto, del “vendor lock-in”.

Per Vendor lock-in si intende un forte legame di dipendenza del cliente dal provider tale per cui il cliente si trova nella condizione di dover rimanere insieme al proprio fornitore cloud a causa del gran numero di problematiche che si presenterebbero nel momento in cui decidesse di migrare dati, servizi e applicazioni verso un nuovo fornitore.

Il problema del vendor lock-in si origina dal fatto che – come descritto prima – i cloud service provider utilizzano differenti piattaforme cloud. Se un’azienda utilizza il cloud solo come un backup storage live secondario allora è sufficiente modificare la destinazione verso il nuovo fornitore e salvare i nuovi backup sul suo spazio cloud. In aggiunta, anche i backup più vecchi fatti presso l’organizzazione dovrebbero essere copiati sul cloud del nuovo provider. Oppure, se l’azienda detiene nel cloud solo backup e dati (vecchio provider) si può pensare di utilizzare alcuni tool sul mercato in grado di migrare e trasferire le informazioni. Ma è bene stare in guardia, poichè la maggior parte di questi strumenti risulta utile solo se non si hanno grosse moli di dati da migrare altrimenti si finisce con l’impiegare più giorni, mesi o anni per completare il trasferimento.

Quando la migrazione è finalmente conclusa e tutto funziona alla perfezione, i vecchi file di backup presenti nello spazio del vecchio fornitore possono essere cancellati. Ma ancora una volta è necessario stare in guardia: la cancellazione dovrebbe essere eseguita solo quando vi sono un numero sufficiente di copie onsite dei backup per soddisfare eventuali retention policy (politiche di conservazione dei dati).

Da un punto di vista tecnico la migrazione da un cloud provider ad un altro non dovrebbe creare problemi, molto probabilmente – quando il volume dei dati è importante – la vera questione riguarderà più gli sforzi necessari in termini di tempo e di costi. La stessa cosa la si può affermare riguardo al cambiamento dei servizi di rete da un provider ad un altro. La vera sfida è invece costituita dalla migrazione delle applicazioni. In molti casi le tecnologie che utilizzano i service provider non sono le stesse, il che rende quasi impossibile una migrazione senza soluzione di continuità di un’applicazione che era stata personalizzata per girare su una piattaforma di un fornitore su una piattaforma diversa. Nella maggior parte dei casi, l’applicazione richiederà di essere programmata e personalizzata  nuovamente per soddisfare i requisiti tecnologici del nuovo provider.

Poichè l’uso di piattaforme cloud open source come OpenStack non è molto comune fra i fornitori di servizi cloud, le aziende sono costrette ad investire ingenti somme di denaro nello sviluppo di applicazioni quando intendono utilizzare le proprie versioni personalizzate su una nuova piattaforma cloud.

Conclusioni: con la maggior parte dei service provider l’inserimento dei dati e delle applicazioni è un’attività piuttosto semplice ma il trasferire le applicazioni ad una nuova piattaforma cloud è molto più complesso e costoso. Le organizzazioni che stanno valutando soluzioni cloud dovrebbero riflettere, quando pensano ad un service provider, anche su di una strategia di uscita. Le aziende dovrebbero essere consapevoli di quanto possa risultare complicato abbandonare il fornitore per qualsiasi ragione come ad esempio insoddisfazione, costi alti, chiusura del provider o cambiamenti di strategia, scarse performance e altro ancora. Ovviamente, sarebbe opportuno considerare tutti questi fattori prima dell’intraprendere i propri sforzi verso il cloud.