Conserver les données « au cas où » n’a plus lieu d’être
La disparition des bandes en tant que support de stockage en entreprise a été largement exagérée. La grande majorité des organisations utilisent encore les bandes pour sauvegarder des données, aussi bien dans leurs locaux qu’en dehors. Naturellement, sachant que le volume des données continue à augmenter de façon exponentielle, on s’attend à ce que la capacité des bandes hors site augmente de façon très importante.
Par le passé, le faible coût du stockage sur bandes a incité les organisations à conserver et stocker toutes les données « au cas où ». Ceci a contribué à gonfler inutilement les dépenses liées à l’informatique et à augmenter les risques et les coûts liés à la recherche de preuves électroniques en cas d’investigation, de litige, ou de fusion/acquisition.
Le principal problème d’une stratégie du « sauvegarder tout »
Le problème est que de nombreuses organisations, même parmi les grands noms, ont perdu la trace de données qui avaient été stockées sur bandes. Il existe beaucoup de questions auxquelles il est difficile de répondre rapidement ou efficacement :
- Quel contenu sommes-nous en train de stocker ?
- Se trouve-t-il dans nos locaux, en dehors, ou chez un fournisseur de solutions de stockage - et si oui, sur quelle(s) bande(s) ?
- Quelles données sont réellement nécessaires pour une continuité des opérations ou à des fins juridiques, par rapport à des données en double ou non pertinentes devant être supprimées ?
Les coûts dissimulés pour accéder aux anciennes données
Certaines informations telles que dessins propriétaires, prototypes ou formules n’expirent jamais et peuvent déjà se trouver sur un support de stockage. Si ces données, ainsi que d’autres types de données, doivent être conservées pendant plus longtemps, une stratégie est-elle prévue pour garantir que celles-ci demeurent accessibles, tandis que la technologie devient obsolète et que les coûts opérationnels pour entretenir les systèmes actuels purement à des fins de restauration atteignent un niveau trop élevé ?
Prévoir une solution de repli
Si une organisation n’aborde pas ces questions au travers d’un processus bien défini, la réponse par défaut, aussi bien pour les données stockées que pour les systèmes actuels, devient automatique : « garder tout ». Sur un plan pratique, les informations relatives à la gestion des types de contenus font rarement l’objet d’un suivi et d’une communication au moyen d’un accord de niveau de service (SLA), et les dépenses inutiles, de même que les risques se multiplient.
Le manque de clarté quant à ce qui est stocké sur bandes est un problème parmi d’autres. Un point important à considérer est que l’accès aux anciennes données peut s’avérer compliqué à partir du stockage sur bandes. Les organisations sauvegardent et stockent régulièrement les informations, pensant que leurs processus sont rigoureux et les données solides. Cependant, différents problèmes peuvent empêcher la récupération des données, telles que des erreurs faites pas les utilisateurs ou une défaillance matérielle/logicielle, et il arrive que l’on ne s’en aperçoive qu’au moment où l’organisation est en pleine gestion de crise et se démène pour trouver des alternatives.
Il faut trouver ce fichier ! Pas si simple
Une organisation se doit de préserver les données pertinentes à la suite d’un préavis raisonnable de litige. Et très souvent, ce n’est que lorsque l’on a besoin d’accéder aux données que l’on rencontre certains problèmes courants, parmi lesquels :
- Une défaillance du logiciel de sauvegarde : Le logiciel de sauvegarde est correctement configuré et le processus est lancé. Toutefois, les données de sauvegardes réelles ne sont jamais vérifiées et ne sont donc pas enregistrées, et les données ne peuvent pas être trouvées lorsque le besoin se présente,
- Une défaillance du support de stockage : Défaillance du lecteur de bandes, bandes corrompues ou inaccessibles, lorsque les informations écrites sur bandes ne peuvent pas être lues à cause d’erreurs logiques dans les données. Il existe une différence importante entre les données de la dernière sauvegarde et les données à partir du point de défaillance,
- Une erreur humaine : Des erreurs telles que la réinitialisation accidentelle d’une bande ou l’oubli d’activer l’option d’ajout avant de commencer une sauvegarde sont courantes,
- Le volume des données et la « réparabilité » : Un volume de données considérable et la capacité de trouver un contenu spécifique à l’intérieur de la mémoire de l’entreprise sont un problème courant. Comment savoir si des données sont perdues ou manquantes ? Par exemple, lorsque des sociétés fusionnent, les données opérationnelles, comptables et liées aux clients des deux sociétés doivent continuer à être disponibles. Les différents paysages de sauvegarde doivent être harmonisés (par ex. les systèmes de sauvegarde propriétaires des environnements Windows),
- Les systèmes vieillissants et leur obsolescence : Il est nécessaire de conserver les anciennes données, en convertissant les anciens systèmes statiques dans un autre format ou une technologie plus récente. Les contrôleurs peuvent également exiger la présentation d’anciens registres de données ; dans le précis cas d’une banque, il s’agissait de présenter les 17 000 entrées effectuées depuis les années 1980. Les bandes étaient disponibles, mais le logiciel et les lecteurs étaient devenus inutilisables,
- Une catastrophe : dégâts des eaux, vagues de grand froid ou canicules et autres catastrophes naturelles sont souvent les raisons qui font que les bandes deviennent corrompues, endommagées et ne sont plus lisibles par les moyens courants,
- Les méthodes juridiquement peu fiables : Les données peuvent être « lisibles » par un être humain, mais déplacer des données de façon inappropriée peut modifier le fichier ou le système sur lequel les métadonnées reposent à des fins de conformité, d’investigation et de recherche de preuves électroniques. Si ceci entraîne des difficultés (voire l’impossibilité) de récupérer les données, l’entreprise ne sera pas pour autant dispensée de son devoir de fournir les informations nécessaires. Certaines organisations jouent à quitte ou double et espèrent que leurs anciennes données ne seront pas un problème et seront accessibles et utilisables si ces dernières s’avèrent nécessaires un jour.
Des solutions existent
Par le passé, incorporer les anciennes données d’une entreprise dans un plan global de gestion du cycle de vie des informations (ILM) demandait beaucoup de temps, présentait de grandes difficultés et avait un coût exorbitant. Après s’être fié à l’informatique pour restaurer les données, le juridique allait travailler avec l’informatique pour analyser les données pertinentes nécessaire pour appuyer une enquête ou une action en justice. À cause de limitations en matière de budget et d’infrastructures, restaurer des milliers ou des dizaines de milliers de bandes n’était pas faisable.
Le problème a été résolu en utilisant une technologie pour rationaliser le processus dans son ensemble. Plutôt que de se fonder sur un sentiment de sécurité illusoire, de nombreuses entreprises font appel aux services consultatifs d’experts (c’est essentiel pour assurer que celles-ci aient une certaine expérience dans l'utilisation de méthodes rigoureuses d’un point de vue juridique et une expertise approfondie dans les questions juridiques, de conformité, et informatiques) afin de les aider à gérer les données stockées de manière plus efficace et réduire la charge du personnel et des infrastructures informatiques.
7 techniques pour garder vos bandes sous contrôle
- Identification, cartographie et collecte des données : Localiser et préserver les données critiques pour l’entreprise et pertinentes d’un point de vue juridique,
- Migration : Migrer de manière sécurisée les grandes quantités de données vers des supports ou formats alternatifs,
- Consolidation des supports : Combiner les sauvegardes incrémentielles ou différentielles en une seule sauvegarde,
- Conversion des supports : Convertir de manière ininterrompue les données d’un format à un autre,
- Indexation des bandes : Indexer pour économiser du temps, de l’argent et des ressources,
- Duplication des bandes : Reproduire les bandes facilement,
- Intégration des bandes : Préparez l'intégration des bandes ou fichiers identifiés dans un système d'archivage ou de conservation à des fins juridiques.
La véritable tempête provoquée par un environnement réglementaire strict, des quantités de larges données s’accumulant à une vitesse exponentielle et le besoin d’une réactivité et d’une transparence plus grandes oblige les organisations à résoudre le problème d’un stockage sur bandes magnétiques mal géré de préférence assez rapidement.
Personne n’a vraiment intérêt à délaisser la tâche colossale consistant à classer et indexer les données stockées sur des bandes vieillissantes, au risque qu’il soit nécessaire de l’effectuer au tout dernier moment, par exemple lorsque les organismes de réglementation demandent des comptes.
Pour plus d'informations, rendez-vous sur
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