Alors que les entreprises génèrent, utilisent et stockent plus de données que jamais auparavant, le stockage et l'archivage sécurisés de ces données sont essentiels si elles veulent respecter les réglementations de conformité de leur secteur.
Une bonne gestion des données devenant par conséquent essentielle pour réduire les risques et les coûts associés, un nombre croissant d'entreprises se tournent vers les services de gestion de bandes pour contrôler leurs données héritées et rester en conformité avec la législation.
Pourquoi reprendre le contrôle de ses données héritées est important
Aucun support de stockage n’est plus fiable que la bande magnétique. C’est une très bonne nouvelle pour les personnes travaillant dans l’administration informatique qui doivent faire face à une quantité croissante de données et les archiver pendant 10 ou 20 années, voire plus, pour des raisons juridiques ou réglementaires. Mais cela peut devenir un sérieux problème lorsque des données sont nécessaires après plus d’une décennie.
Dans de nombreux cas, il ne reste que les bandes, mais le matériel et le logiciel de sauvegarde d’origine ont disparu depuis longtemps. L’entreprise fait alors face à d’énormes défis : quel est le meilleur moyen de gérer ces bandes archivées et de garder accès aux données qu'elles pour les nombreuses années à venir ?
À l’heure actuelle, les entreprises ne disposent que de trois alternatives :
- La première, de conserver les données et de les archiver pendant une durée indéterminée, avec pour conséquence des volumes de données qui ne cessent d’augmenter et un équipement (tant matériel que logiciel) qui doit être maintenu en état de marche,
- La seconde, d’ignorer les données, ce qui signifie que tandis que les bandes continuent à être stockées, l’entreprise s’abstient de vérifier si l’équipement fonctionne en cas de besoin. Finalement, vous prenez tous les risques dans ce cas de figure,
- La troisième possibilité est de contrôler et gérer en permanence les bandes et les données qu’elles contiennent, et si les exigences en matière de stockage arrivent à expiration et les fichiers au terme de leur durée de vie, de les effacer de manière sécurisée.
Il apparaît clairement que seule la troisième option offre la meilleure sécurité pour une entreprise, tout en maintenant des coûts relativement peu élevés. Dans la réalité, les entreprises optent souvent pour la deuxième option, pensant pouvoir réaliser d’importantes économies de cette façon, si personne ne leur demande l’accès aux données avant l’expiration du délai de stockage.
Mais chez Ontrack, nous avons observé au fil des ans de nombreux cas d’entreprises importantes auxquelles il était demandé d’accéder à des données archivées sur bandes pour des raisons commerciales, juridiques ou réglementaires, et qui n’ont pas été en mesure d’accéder à la requête.
Ceci correspond à une étude que nous avons menée il y a 3 ans, pour laquelle nous avons interrogé 720 administrateurs IT dans le monde entier sur la manière dont ils gèrent leurs anciennes bandes archivées : 24 % d’entre eux ne disposaient plus de l’équipement nécessaire pour accéder à leurs bandes, 25 % d’entre eux n'en connaissaient pas le contenu, et 22 % ont indiqué ne pas avoir été en mesure d’accéder à certaines données lorsque cela leur a été demandé.
Toutefois, de nombreuses entreprises ont aujourd’hui un besoin urgent de disposer d’une solution fiable pour traiter dans un délai raisonnable les demandes de récupération de données à partir d’anciennes bandes.
Présentation des services de gestion de bandes magnétiques
Les bandes magnétiques contenant les données héritées sont gérées par des prestataires tiers, qui garantissent que les données archivées sont en sécurité et accessibles en permanence si une demande de mise en conformité est reçue. Ceci est particulièrement important pour les entreprises de secteurs fortement réglementés, tels que la finance, la santé ou les organismes gouvernementaux.
Les services de gestion de bandes magnétiques comprennent généralement :
Audit
L'audit de vos bandes magnétiques fournit une vue d'ensemble des données qu'elles contiennent, empêchant ainsi la destruction accidentelle de données importantes et réduisant le temps nécessaire à la recherche et à la restauration pour éviter tout problème de mise en conformité et de litige.
Catalogage
Un catalogage efficace de vos données héritées en facilite la gestion. Le prestataire de services utilisera des outils propriétaires qui lui permettront de lire et de récupérer les données depuis n'importe quelle bande, quelle que soit la manière dont elles ont été sauvegardées, même si la bande a été endommagée entre temps.
Migration
Si les formats de sauvegarde de vos bandes ne sont plus pris en charge, le prestataire de services peut migrer les données qu'elles contiennent vers un autre format. Dans le cadre de ce processus, les données peuvent également être converties et consolidées vers une seule plate-forme unifiée.
Restauration et récupération
Dans l'éventualité où des bandes sont corrompues ou cassées, les données qu'elles contiennent peuvent être restaurées et réparées rapidement. Envisagez une restauration si vos bandes sont inaccessibles ou lorsque vous avez besoin d'aide pour en extraire des données, à quelque fin que ce soit (commerciale, juridique, conformité).
Quels sont les avantages des services de gestion de bandes magnétiques ?
Les services de gestion de bandes offrent de nombreux avantages, dont :
Meilleure organisation
L'organisation est essentielle et garantie que les données puissent être identifiées en cas de besoin, quel que soit leur format. Si les données ne sont pas disponibles sur un serveur de sauvegarde, le prestataire de services de gestion de bandes créera un catalogue pour les bandes en vrac, afin qu'il soit simple et rapide de consulter les données qui y sont stockées.
Ce niveau d'organisation et de clarté permet aux entreprises d'établir facilement la liste des données qu'elles doivent conserver pour être en conformité avec la réglementation et celles qu'elles peuvent supprimer. En conséquence, le stockage devient également plus simple.
Coûts réduits
Les services de gestion de bandes sont généralement basés sur des formules d'abonnement, ce qui signifie que les paiements sont réguliers et prévisibles. De plus, lors de la mise en œuvre de ces services, les entreprises n'ont plus besoin des systèmes qu'elles ont mis en place pour gérer leurs anciennes bandes de sauvegarde, ce qui réduit les coûts.
Rétention des connaissances optimisée
Lorsque les entreprises utilisent des logiciels de sauvegarde hérités, elles peuvent dépendre fortement des membres clés du personnel qui connaissent ces systèmes. L'utilisation des services de gestion de bandes réduit cette dépendance, car les équipes du prestataire ont une connaissance approfondie de la majorité des formats de sauvegarde. Cela libère les équipes IT de l'entreprise qui peuvent se concentrer sur d'autres projets.
Récupération de données
Dans le cas où des bandes sont corrompues ou abîmées, les prestataires de services ont la possibilité de les réparer pour y récupérer des données. Les archives restent ainsi consultables sans délai, garantissant la conformité avec toutes les demandes légales ou gouvernementales.
Indexation
Les services de gestion impliquent l'indexation des bandes, ce qui donne aux entreprises un aperçu clair, complet et précis des données qui y sont stockées. Les données et bandes magnétiques requises peuvent être localisées rapidement en cas de besoin, garantissant que l'entreprise reste en conformité tout en économisant du temps et de l'argent.
Fusion des données
Dans des secteurs tels que la finance, les fusions-acquisitions sont fréquentes. Aussi, lorsque des entreprises fusionnent ou acquièrent d'autres entreprises, elles se retrouvent généralement à possession de nouvelles bandes de données héritées. Si ces bandes n'ont pas été gérées efficacement, il peut être presque impossible de savoir quelles sont les données qui y sont stockées. Il est pourtant essentiel que les données des deux sociétés concernées soient accessibles aussi rapidement et facilement que possible.
Souplesse
Les formats de sauvegarde varient d'une entreprise à l'autre. Dans le cas où une entreprise ne dispose plus du logiciel nécessaire pour lire ses bandes, une solution de gestion de bandes garantira que toutes les bandes puissent être lues, cataloguées et migrées vers un format actuel et accessible.
Reprenez le contrôle de vos archives sur bandes magnétiques
Avec plus de 30 années d'expérience dans la gestion de données dans le monde, Ontrack possède les connaissances et l'expertise nécessaires pour fournir des services de gestion de bandes magnétiques pour les entreprises de toutes les tailles.
En faisant appel à Ontrack, vous pourrez non seulement réagir rapidement à toutes les demandes de présentation de données, vous mettre en conformité avec le RGPD, mieux gérer les données que vous conservez et l'emplacement où vous les stockez, mais vous pourrez également réduire les frais de stockage et de maintenance.
Notre équipe de services de gestion de bandes magnétiques offre à nos clients la tranquillité d'esprit lorsqu'ils accèdent à des données héritées sur bandes et à des environnements de sauvegarde virtuelle. Nos outils propriétaires nous permettent de lire et de récupérer des données depuis tous les types de bande, indépendamment de la méthode de sauvegarde et de l'infrastructure. Contactez-nous pour discuter de la manière dont nous pouvons vous aider à reprendre le contrôle de vos données.
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