En matière de technologie d'entreprise, "remplacer du vieux par du neuf" est plus facile à dire qu'à faire. À partir du moment où une entreprise décide de mettre à jour ses logiciels, systèmes d'exploitation, serveurs, méthodes de stockage ou plates-formes, les données existantes doivent être déplacées. La migration des données est également nécessaire lors de fusions ou acquisitions. Or, lors de la migration et la consolidation des données, plusieurs points importants sont à prendre en compte, notamment en termes de coûts, de conformité juridique, de conservation et d'accessibilité. L'objectif final d'une migration des données peut inclure la consolidation des systèmes, la création de sauvegardes plus rapides ou plus simples, l'optimisation des fonctionnalités, la modernisation du matériel et/ou une plus grande continuité des services de support.
Les données existent dans de nombreux formats et, par conséquent, la migration des données peut englober de nombreux types de transitions. Elle peut ainsi impliquer de transférer les données de supports de stockage vieillissants vers un modèle plus récent, comme la mise à niveau des cartouches à 9 pistes ou DLT archaïques vers des cartouches LTO-4 ou LTO-5 plus modernes. Elle peut aussi entraîner le transfert du contenu d'une archive ou d'un référentiel de documents vers une nouvelle plate-forme, telle que Microsoft® Sharepoint®, le déplacement des données vers une plate-forme de stockage hébergée, ou encore la transition vers une version plus récente d'une application. Une entreprise peut décider d'effectuer une mise à niveau vers une version plus récente de Microsoft® Exchange, voire de consolider de multiples banques d'informations Exchange. La consolidation des données peut avoir pour objectif de réaligner les données sur un serveur centralisé et peut aussi inclure la diminution des redondances (c'est-à-dire, la déduplication).
La proactivité, ou comment planifier l'inévitable
Quel que soit le type de migration, il est possible de réduire les coûts et d'améliorer l'efficacité en prenant des mesures pour se préparer convenablement à un tel événement ; l'entreprise peut alors rester dans les limites de son budget, préserver la qualité et l'intégrité des données, satisfaire les impératifs de conformité et empêcher la perturbation de ses activités qu'entraîne l'échec des efforts de migration des données. Pourtant, dans beaucoup d'entreprises, la migration des données est traitée de manière réactive, plutôt que proactive. Or, il est important de planifier l'inévitable pour prévenir le risque associé aux décisions ad hoc quand arrive le moment de la transition. La création et la mise en place d'une approche structurée, répétable et rigoureuse est donc le meilleur moyen de se préparer à la migration des données, un événement aussi inéluctable que la prochaine mise à niveau technologique.
Qu'implique précisément la planification préalable de la migration des données ? Pour une planification efficace, deux stratégies importantes sont la mise en place d'un fonds dès maintenant pour offrir plus d'options ultérieurement à l'entreprise et l'anticipation des difficultés. La facilité du projet dépendra de facteurs tels que la complexité et le nombre de sources à partir desquelles les données devront être migrées, le volume de données, les délais à respecter tels que dictés par les besoins de l'entreprise et la qualité des données ou supports à proprement parler. Durant la planification, l'entreprise doit également analyser tous les aspects du problème afin d'accroître ses chances de réussite.
Un autre point à prendre en compte est le processus en soi. La migration des données ne se limite généralement pas au transfert des fichiers d'un support de stockage à un autre. Outre le transfert physique des données d'un support à un autre (par exemple, d'une cartouche magnétique ou d'un disque vers une clé mémoire USB ou un CD), le résultat final doit également être rendu accessible et exploitable. Par exemple, les données au format EBCDIC (Extended Binary Coded Decimal Interchange Code) doivent être converties en ASCII (American Standard Code for Information Interchange) pour pouvoir être lues. Les bases de données anciennes doivent être reformatées pour être adaptées à la nouvelle base de données de sorte que les données soient exploitables. Si bon nombre de grandes entreprises disposent à la fois des ressources techniques et financières et des moyens d'effectuer des migrations de données efficaces en interne, beaucoup peuvent également gagner à s'appuyer sur une expertise extérieure pour gérer les migrations de données.
Toute tentative de consolidation ou de migration recèle des difficultés potentielles. Par exemple, un support physiquement endommagé peut signifier que les données sont en train de s'altérer et de devenir inutilisable ; il est également possible que les tentatives de migration passées aient été incomplètes faute d'avoir validé les anciennes sauvegardes. Les fichiers ou systèmes peuvent être altérés, l'accès peut être restreint ou la migration peut inclure des informations redondantes qui ont été sauvegardées plusieurs fois à plusieurs endroits.
Une expertise indispensable
Les experts possèdent les ressources, les outils, la formation et les méthodes nécessaires pour surmonter la plupart des difficultés qui entravent la réussite des migrations, éviter les risques et les échecs caractéristiques des approches "maison" et, point très important, préserver la sécurité et l'intégrité des données. Ils peuvent également collaborer avec l'entreprise pour que l'interruption des activités soit la plus faible possible. Par exemple, au cours d'une migration Microsoft Exchange, ils peuvent garantir le flux de communication, la continuité et la connectivité des clients même durant le processus de migration.
En outre, en collaborant avec un expert qui propose des offres de services étendues, une entreprise gagne à optimiser la continuité (et donc réduire les coûts) de l'ensemble de ses processus de données. Par exemple, la réduction des entrepôts de données redondants et massifs en un unique jeu de données via le processus de déduplication fait baisser le volume de données global (et les coûts) et donne naissance à un jeu de données interrogeable et prêt pour la production de documents dans le cadre de litiges qui sera plus rapide et moins onéreux à passer en revue en cas de besoin.
Enfin, la mise à niveau vers de nouveaux systèmes et logiciels offre une opportunité naturelle pour gérer le cycle de vie des informations. Ce faisant, l'entreprise doit faire attention à trouver le juste équilibre entre conservation excessive et conservation insuffisante. L'accessibilité continue aux données doit être garantie à des fins internes, de conformité réglementaire et de conservation à des fins juridiques, et les risques envers la sécurité doivent être atténués pour protéger les ressources en informations. Parallèlement, la conservation excessive peut inutilement ponctionner les budgets, élever les risques durant le processus d'e-discovery et augmenter le coût d'une investigation, d'un litige ou d'une fusion-acquisition. Pour parvenir au juste équilibre, le conseil d'un expert en données, ainsi que des experts techniques et des départements juridique et informatique de l'entreprise, peut aider à établir quelles données doivent être conservées et pendant combien de temps, ainsi que les meilleures méthodes pour conserver les données nécessaires dans un format accessible, efficace et exploitable.
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Un remerciement particulier à Jeff Pederson, responsable des opérations de récupération de données, pour sa contribution à la rédaction de cet article.
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