Les données ont une vie : elles naissent, elles vivent, elles prennent leur retraite. Il est rare qu'elles meurent tout à fait, c'est l'avantage du numérique qui sait aussi recycler, mais pas n'importe comment: il s'agit d'organisation. La boucle est bouclée, nous allons bien parler ici du cycle de vie des données.
Inimaginable de ne pas utiliser d'ordinateur, de tablette ou de smartphone dans une entreprise. Lire cet article est déjà un accès à des données. La naissance de la donnée commence par la simple utilisation de document numérique comme celui-ci que l'on va par exemple archiver dans un dossier, envoyer par mail à un collègue qui lui-même le classera ou le fera disparaître temporairement ou définitivement. Le cycle de vie des données commence par l'organisation générale. Quels outils logiciels et matériels utilise-t-on pour traiter quelles données ? Qui accède aux données ? Comment les données sont-elles valorisées ? Comment sont-elles indexées ? Comment sont-elles sauvegardées ? Quels sont les critères d'archivage ? Quelles données pourquoi faire ? Vaste programme qui concerne toutes les entreprises.
Le principal souci de l'entreprise, et notamment du DSI ou du prestataire de services, va consister à valoriser les données en fonction de leur valeur instantanée et de leur valeur sur une échelle de temps. Cette valeur peut être instantanément faible par exemple s'il s'agit d'un prospect rencontré sur un salon, alors que la valeur du compte rendu d'un premier entretien/diagnostic de ses besoins permettra de réaliser un devis qui aura transformé la donnée en un prospect chaud. Il se passe alors deux états possibles : soit il y a commande et le prospect devient tout d'un coup un client très important, soit il reste prospect et fera partie de la base de prospection qualifiée des commerciaux jusqu'à ce qu'un statut soit attribué… ou pas ; tant que le prospect n'aura pas disparu et restera potentiellement prospect, il existe un dossier sur lui puisqu'il avait aussi eu un premier devis. Il est important de garder ce devis pendant plusieurs mois tant que la gamme des services est la même; il serait dommage d'une part de refaire un devis qui aurait déjà été réalisé tout ou partie, et surtout, la notion de tarif pratiqué lors du premier devis montre l'intérêt qu'avait suscité le prospect au commercial pour qu'il devienne client.
Globalement, sur cette première analyse, on voit le nombre d'étapes d'une action commerciale sur un seul prospect. La donnée est très vivante et nécessite d'être très sérieusement gérée, surtout s'il y a plusieurs commerciaux qu'il faut payer en fixe chaque mois. Les commerciaux sont des usines à créer de la donnée qui va jusqu'au suivi client après la première livraison de manière à ce que l'historique se crée… L'historique client doit pouvoir rester très vivant sur 2 à 3 ans pour l'ensemble de l'entreprise puis passer en archive. L'historique prospects doit rester dans une base marketing très vivante.
Pour que tout ceci fonctionne, l'outil informatique doit intégrer des procédures qui consistent à garantir l'intégrité des données, y compris dans l'adjonction de nouveaux services, la mise à jour d'applications ou leur remplacement. Le cycle de vie des données est une chaîne de production à gérer de A à Z.
Bien gérer le cycle de vie de vos données au quotidien
Outre l'aspect opérationnel et fonctionnel de la maîtrise du cycle de vie des données au quotidien, il en va de la responsabilité de l'entreprise de mettre en place une stratégie qui réponde aux contraintes réglementaires garantissant la mise en conformité des données. Idées sur la manière de procéder pour une petite entreprise.
Le cycle de vie des données concerne bel et bien sa vie depuis sa création jusqu'au-delà de sa mort ou de son recyclage puisqu'il peut s'agir, pour des raisons légales, fiscales et/ou réglementaires, de pouvoir les exhumer à un moment donné. Ce qu'il faut comprendre, c'est que les données ont une raison d’être; simple courrier commercial ou contrat, simple tableau Excel ou charte graphique, elles ont une valeur qui n’a de sens que dans un certain contexte. Une fois créées, ces informations, quelles qu’elles soient, doivent servir leur dessein. Dynamiques dans une analyse de marché, une action marketing, elles peuvent devenir statiques dans un dossier d'un client avec lequel il n'y a plus d'affaires depuis un certain temps ; ce qui compte c’est que l’on sache où les retrouver et les conserver en fonction de leur importance.
Pour schématiser, dans une petite entreprise, on utilise très souvent et parfois principalement des outils comme la suite bureautique de Microsoft avec le gestionnaire de messagerie Outlook. Même dans un environnement aussi simple et utilisé depuis désormais des décennies, les informations ont une importance primordiale pour une réutilisation intensive de documents génériques, pour le traitement administratif et commercial quotidien. Dans cet espace relativement bien circonscrit aux données échangées entre collaborateurs, partenaires, clients et fournisseurs, l'importance est accordée à l'outil de création de données et à tout ce qui permettra de les transformer pour tous les usages. Le principal problème en dehors de la capacité à utiliser les logiciels consiste à savoir comment stocker les fichiers de données aux bons endroits, à savoir les protéger et les archiver en fonction des circonstances.
Microsoft s'est penché sur l'évolution des usages des données et des besoins légaux et réglementaires afférents en se concentrant justement sur la base installée de ses clients Office qu'elle connaît bien. Est sorti de cette réflexion une plateforme appelée Office 365 (attention, il y a plusieurs versions et le marketing de Microsoft n'est pas toujours le meilleur pour simplifier les offres et la communication qui va avec). Cette plateforme complète l'outil Office jusque-là utilisé sur un PC, et éventuellement sur des serveurs internes d'entreprise de manière à optimiser le cycle de vie des données. Si cela se voit par exemple avec des fonctions comme la gestion des versions de documents sur le serveur, cela est beaucoup plus flagrant sur la partie Outlook de gestion des mails qui s'appuie sur une des meilleures plateformes de messagerie: Exchange. En effet, Microsoft propose sur sa plateforme un outil capable de gérer les mails au quotidien avec la possibilité d'archiver les mails de chaque collaborateur avec la mise en place d'un archivage relativement classique et légal mais jusqu'à une politique de rétention des données assez sophistiquée. Un simple exemple : récupérer des données effacées, y compris de la corbeille ceci, sur plusieurs années est possible grâce à la technologie de la messagerie Exchange mais aussi parce que le volume de stockage proposé par boîte peut atteindre 100 Go. Cet environnement se base sur un Cloud maintenu par Microsoft et répliqué en parallèle sur 2 data centers.
Dans ce genre de solution globale applicative et de gestion du cycle de vie des données, on comprend bien que tout ce qui a été pensé l'a été dans le même sens que ce que l'on fait des papiers depuis des siècles : il s'agit bien désormais de faire penser à la moindre entreprise à se comporter comme les plus grosses et à s'assurer qu'elle va globalement appliquer pour ses données et sa vie, une politique de gestion durable de l'ensemble de ses outils de travail numériques.
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