Le choix de l'archivage sur cartouches pour les données d'entreprise à long terme rarement utilisées (également appelé "stockage à froid") implique davantage que simplement cliquer sur Enregistrer et stocker les cartouches à un endroit sécurisé. Chaque jour, nous entendons parler d'entreprises qui n'arrivent pas à accéder à leurs données, ou bien qui ont des cartouches dont la date de mise au rebut est largement dépassée. Si elles avaient appliqué les conseils suivants, elles auraient pu s'épargner du temps, de l'argent et des tracas.
Quand je pense à l'archivage sur cartouches pour le stockage à froid, cela m'évoque mon congélateur à la maison, et pas seulement pour les raisons évidentes. Lorsque nous achetons de la viande de bœuf dans ma famille, nous commandons un quart de bête à la fois. Nous faisons confiance au boucher pour tout étiqueter, puis nous la mettons au congélateur en attendant de la consommer plus tard. Je sors ensuite les paquets par un ou deux lorsque j'en ai besoin. Il y a des morceaux de viande dont je ne sais pas trop quoi faire (le foie, par exemple) et qui ont tendance à rester là un moment. Nous nettoyons le congélateur à peu près tous les six mois (parfois un peu plus, bien sûr, si nous sommes très occupés). Lors du nettoyage, nous devons examiner chaque paquet pour déterminer lesquels sont comestibles ou périmés et, pour certains, identifier de quoi il s'agit. Le stockage sur cartouches peut nécessiter la même minutie si des précautions ne sont pas prises d'emblée.
Les archives sur cartouches survivent au matériel
Les cartouches magnétiques constituent une excellente méthode d'archivage si vous avez besoin de conserver les informations pour le stockage à froid. À l'instar de la congélation pour la nourriture, les cartouches préservent les données pour une période plus longue que la plupart des technologies concurrentes modernes. Une période si longue, en fait, que le matériel utilisé pour stocker les données peut arriver en fin de vie avant que les cartouches atteignent leur date de mise au rebut. Tout comme le foie dans mon congélateur, ces cartouches resteront inactives, car les entreprises ne savent pas trop quoi en faire jusqu'à ce qu'elles n'aient plus d'autre choix que de trouver une solution. Par exemple, un audit d'une banque a nécessité la production de 35 000 enregistrements comptables remontant aux années 1980. La banque en question prenait très au sérieux l'archivage de ses données et avait tout archivé sur cartouches depuis l'apparition de cette technologie. Malheureusement, le matériel et les logiciels adéquats pour lire ces cartouches n'étaient plus disponibles.
Dans une autre entreprise, un audit interne a nécessité la restauration de toutes les boîtes aux lettres Lotus Notes à partir d'un système AS/400. L'entreprise ne possédait plus le matériel employé à l'époque et n'avait aucun moyen de lire les cartouches.
Heureusement, dans les deux cas, les données archivées ont pu être récupérées dans le laboratoire de Ontrack et migrées vers des formats de supports plus récents. Peut-être devrais-je faire appel à un professionnel pour me montrer comment cuisiner correctement le foie d'une manière qui m'incite à en manger... ou faire une recherche sur Google... ou simplement me faire à l'idée que je n'aime pas cela.
Classez vos données
La migration vers des formats actuels n'est pas la seule difficulté de l'archivage sur cartouches pour le stockage à froid. La classification des données avant qu'elles soient archivées comporte également des difficultés. Quand je fais confiance à mon boucher pour qu'il étiquète mes paquets avant de les mettre au congélateur, je compte également sur sa précision. Si l'écriture est illisible ou si quelque chose est mal étiqueté, je peux me retrouver à décongeler des steaks au lieu de côtes, qui ont des méthodes de cuisson complètement différentes. Des supports mal étiquetés peuvent entraîner la perte de données ou la destruction de données avant la date requise. Même le système le mieux planifié peut comporter des points de défaillance après une longue période. Les responsables informatiques qui se fient aveuglément à leur système d'archivage risquent de perdre des données cruciales. Pour éviter la perte de données, le personnel responsable doit vérifier les données copiées du système d'archives, au moins de façon aléatoire, afin de s'assurer qu'elles peuvent être lues. Pour moi, il s'agit simplement de croiser les doigts en espérant que le paquet corresponde effectivement à ce qui est écrit dessus.
Mise au rebut sécurisée
Sur chaque paquet de viande figure une date de péremption. Heureusement pour moi, je peux me contenter de jeter le foie à la poubelle lorsque la date de péremption est passée. Lorsque les cartouches de sauvegarde atteignent leur date de mise au rebut, les choses ne sont pas aussi simples. Les données stockées sur une cartouche de sauvegarde doivent être nettoyées avant que la cartouche puisse être mise au rebut afin de s'assurer que des données sensibles ne tombent pas entre de mauvaises mains. Le meilleur moyen d'effacer des données de manière sécurisée consiste à démagnétiser les supports de stockage à l'aide d'un démagnétiseur. Avec cette méthode, le démagnétiseur produit un champ électromagnétique extrêmement puissant, ce qui détruit toutes les structures magnétiques sur la cartouche. C'est le seul moyen de garantir que les données présentes sur la cartouche sont détruites de façon définitive.
De toute évidence, un archivage sur cartouches fiable et sûr pour le stockage à froid ne se limite pas à la procédure d'enregistrement. Les responsables doivent toujours prendre en compte la fin de vie du matériel, la classification, les périodes de conservation et la mise au rebut sécurisée. En prenant d'emblée le temps nécessaire pour définir les processus et les politiques, vous vous épargnerez bien des tracas par la suite. Il faudrait que j'applique quelques-uns de ces conseils d'archivage sur cartouches à mon "stockage à froid" à la maison.
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