Angesichts der Zunahme von Schatten-IT, mangelhaft implementierten Speicherlösungen und fehlendem Know-how fällt es vielen Unternehmen schwer, ihre Daten effektiv zu verwalten – wodurch Datenverlust droht. Dies geht aus aktuellen Erkenntnissen von KLDiscovery, einem führenden Anbieter von Produkten und Services im Bereich Datenrettung, Ediscovery und Informationsmanagement, hervor.
Zunahme von Schatten-IT
Problem: Die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens hinken dem Technologie-Einsatz der Mitarbeiter hinterher. Kostengünstige Datenspeicher und eine immer mobilere, technik-affine Mitarbeiterschaft machen es IT-Abteilungen schwer, Kontrolle über die Schatten-IT zu behalten. Schatten-IT bezeichnet diejenigen IT-Systeme und -Lösungen, die sich ohne die Genehmigung oder auch nur das Wissen der IT-Abteilung innerhalb des Unternehmens etablieren und genutzt werden. So speichern Mitarbeiter unternehmenseigene Daten beispielsweise auf externen Festplatten, bei Webmailern oder sogar in inoffiziellen NAS-Systemen einzelner Abteilungen. Diese potenziell wichtigen Daten sind so nicht mehr in unternehmenseigenen Backups enthalten, die offiziellen Sicherheitsmaßnahmen werden auf sie nicht angewendet.
Empfehlung: In regelmäßigen Audits sollten Unternehmen überprüfen, welche nicht-unternehmenseigenen IT-Lösungen genutzt werden. Weiterhin empfiehlt es sich, ein Verzeichnis aller verwendeten Geräte und externen Festplatten anzulegen und sicherzustellen, dass diese in die Sicherheits- und Backup-Protokolle des Unternehmens eingeschlossen werden. Darüber hinaus sollten Unternehmen in ihren Datenschutzrichtlinien klar festlegen, ob und unter welchen Bedingungen externe Speichermöglichkeiten genutzt werden dürfen.
Mängel bei der Umsetzung von Server- und Speicherlösungen
Problem: Auch die ausgereiftesten Speicherlösungen können menschliches Versagen bei der Umsetzung nicht verhindern. Fest integrierte Datenrettungs-Funktionen tragen zwar zum Schutz gegen Datenverlust bei, doch verzeichnete KLDiscovery eine wachsende Zahl von Datenrettungs-Einsätzen, bei denen ein externer Dienstleister das entsprechende IT-Equipment nicht richtig eingerichtet hatte.
Empfehlung: Unternehmen sollten möglichst nur solche externen Dienstleister und Drittanbieter beauftragen, die vom Hersteller des Speicher-Equipments zertifiziert oder empfohlen wurden. Die Systemeinrichtung sollte immer einen Funktionstest umfassen, bei dem auch die Wiederherstellungsfunktion geprüft wird. Außerdem sollten Unternehmen sicherstellen, dass die internen Administratoren umfassend zu den neuen Systemanforderungen geschult werden.
Wissenslücken
Problem: Zweifellos ist die Verwaltung der heutigen virtuellen IT-Umgebungen und hyper-konvergenten Speicher-Infrastrukturen eine hoch komplexe Aufgabe, die ein umfassendes Verständnis sämtlicher zugrundeliegender Technologien erfordert. Darüber hinaus können schon kleine Fehler schwerwiegende Folgen nach sich ziehen. Aus Zeit- und Kostengründen verzichten viele Unternehmen auf umfassende Schulungen, in denen den IT-Mitarbeitern das für eine effektive Administration nötige Detailwissen über die Eigenheiten und Abläufe der vorhandenen Systeme vermittelt wird.
Empfehlung: Angesichts der Kosten, die bei einem gestörten Betriebsablauf aufgrund von Datenverlust entstehen können, sind Unternehmen gut beraten, in die Aus- und Weiterbildung von IT-Mitarbeitern zu investieren. Dies gilt besonders für die Administratoren von Server- und Speichersystemen, auf denen sensible und für die Business Continuity wesentliche Daten gespeichert sind.
„Da die IT-Umgebungen von Unternehmen durch neue Entwicklungen wie Schatten-IT immer komplexer werden, ist es wichtig, dass die IT-Teams sämtliche unternehmensrelevanten Systeme sowie die Sicherheitsprotokolle, die für den Einsatz von unternehmenseigenen Geräten gelten, genau kennen“, erklärt Peter Böhret, Managing Director KLDiscovery GmbH. „Ebenso wichtig ist es, dass IT-Abteilungen in enger Zusammenarbeit mit den Rechts- und Datenschutz-Teams klare, eindeutige Richtlinien zur Datenverwaltung einführen. Auch müssen Unternehmen in die Schulung ihrer IT-Mitarbeiter investieren. So sind sie am besten gerüstet, Datenverluste im Falle von Systemstörungen zu minimieren.“
Sollte es doch zu Systemproblemen kommen, empfiehlt KLDiscovery IT-Abteilungen die folgenden Best Practices:
- Panik und blinden Aktionismus vermeiden. Spielen Sie im Falle eines Datenverlusts die Daten nicht sofort vom Backup zurück auf das Ursprungslaufwerk, denn hier kam es überhaupt erst zum Datenverlust. Erstellen Sie auf dem Ursprungslaufwerk auch keine neuen Daten, da dies beschädigt oder korrumpiert sein könnte.
- Planmäßig vorgehen. Befolgen Sie die etablierten ITIL-Prozesse und sorgen Sie für eine vollständige und häufig aktualisierte Dokumentation im Rechenzentrum. Achten Sie vor allem darauf, während eines Störvorfalls mit Datenverlust keine Festplattendienstprogramme oder Firmware-Updates auszuführen.
- Die IT-Umgebung (und die Daten) kennen. IT-Teams sollten genau wissen, was die Speicherumgebung leisten kann, welche Daten besonders wichtig sind und wie groß der finanzielle und zeitliche Aufwand ist, diese Daten so weit wiederherzustellen, dass das System zufriedenstellend läuft. So können sie abwägen, ob es dringlicher ist, das System schnell wieder zum Laufen zu bekommen oder die vorhandenen Daten zu schützen.
- Im Zweifelsfall einen Dienstleister für Datenwiederherstellung beauftragen. Zwar ist es sinnvoll, sich bei Störungen an den Hersteller bzw. Händler zu wenden, doch für ihn steht der Wert von Unternehmensdaten nicht unbedingt an erster Stelle, wenn es darum geht, das System wieder betriebsbereit zu bekommen. Bei Bedenken wegen eines möglichen Datenverlusts sollten Sie daher einen namhaften Spezialisten für Datenwiederherstellung zu Rate ziehen.
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