Ein falscher Mausklick, das Backup vergessen oder das System falsch konfiguriert – und schon sind wichtige Unternehmensdaten weg. Fehler, die zu Datenverlust führen, passieren etwa 84 Prozent der IT-Abteilungen in Deutschland. Das ergibt eine aktuelle Befragung zu den Themen Fehlerkultur und Datenverlust von Ontrack Datenrettung unter 150 IT-Mitarbeitern in Deutschland. Über die Hälfte (56 Prozent) der Befragten gibt an, dass Stress und Überlastung die häufigsten Gründe für Fehler sind. Tatsächlich fühlen sich 77 Prozent der befragten IT-Abteilungen überlastet. Das zeigen auch ihre Arbeitszeiten: 89 Prozent machen Überstunden, 40 Prozent sogar 6 bis 10 Stunden pro Woche.
Gründe für Datenverlust
Weitere Gründe für Fehler in IT-Abteilungen sind falsche Kommunikation (39 Prozent), mangelndes Fachwissen über komplexe Systeme (31 Prozent) und sonstiges menschliches Versagen wie Unaufmerksamkeit (30 Prozent). Ein Fünftel gibt systembedingte Fehler als Grund für Datenverluste an.
Fehlerkultur in IT-Abteilungen nimmt Einfluss auf Datenverlust
Besonders pikant: Fehler sofort zu kommunizieren, scheint für einige IT-Abteilungen nicht selbstverständlich zu sein. 22 Prozent der befragten IT-Mitarbeiter geben an, Fehler lieber schnell zu beheben, anstatt sie zuzugeben. Jeder zehnte spricht am liebsten gar nicht darüber. Weitere 11 Prozent nur, wenn es sein muss. Grund dafür ist womöglich die Angst vor Konsequenzen. 17 Prozent der IT-Mitarbeiter geben an, ihr Chef sehe Fehler nicht gerne. Jeweils 9 Prozent der Mitarbeiter geben an, dass Fehler bei ihnen Konsequenzen haben und sie im Team diskreditiert werden.
65 Prozent der befragten IT-Mitarbeiter haben bei sich selbst oder bei Kollegen schon mal eine Störung durch Fehlverhalten erlebt. Noch häufiger führen Fehler zu Datenverlust (84 Prozent). Zwar konnte knapp die Hälfte der Unternehmen die Daten intern wiederbeschaffen (48 Prozent), zum Beispiel durch das Zurücksetzen der Systeme. 18 Prozent halfen sich mit einer DIY-Software zur Datenwiederherstellung. Weitere 15 Prozent mussten einen externen Datenrettungsspezialisten einschalten. Bei 3 Prozent jedoch blieben die Daten bis heute für immer verloren.
Offene Fehlerkultur und verantwortungsbewusstes Handeln
„Fehler können jedem passieren, das lässt sich nicht vermeiden. In der IT führen sie schnell zu Datenverlust oder einer Störung“, weiß Holger Engelland, Leiter des Datenrettungslabors bei Ontrack. „Wir erhalten beinahe täglich Fälle, in denen Daten aufgrund menschlicher Fehler verloren gegangen sind. Das ist normal. Problematisch wird es erst, wenn die IT-Abteilung Fehler verschlimmbessert, indem sie alles versucht, sie selbst auszubügeln. Wenn 22 Prozent der IT-Abteilungen Fehler lieber schnell beseitigen, bevor sie ihn zugeben und 17 Prozent sagen, dass der Geschäftsführer Fehler nicht gerne sieht, ist dies kein Wunder. Eine offene Fehlerkultur gehört aber zu Absicherungsmechanismen in der IT“, erklärt der Datenrettungsspezialist.
Eine offene Fehlerkultur scheinen 60 Prozent der deutschen IT-Abteilungen auch zu haben, denn sie besprechen Fehler im Team, um daraus zu lernen. Allerdings geben nur 45 Prozent der IT-Abteilungen an, einen entspannten Umgang mit Fehlern zu haben.
„Wir raten dazu, Fehler offen zu besprechen und lieber rechtzeitig Hilfe zu suchen, als eventuell einen endgültigen Datenverlust zu verursachen. Wer Fehler vertuschen will, handelt fahrlässig und riskiert einen wirtschaftlichen Schaden für das Unternehmen. Mit zunehmender Relevanz von Daten wird dieses Thema immer brisanter“, betont Holger Engelland.
Dokumentation, Wartung und Notfallplan werden vernachlässigt
Überlastung führt allerdings nicht nur zu Fehlern. Sie hat auch zur Folge, dass wichtige Dinge liegen bleiben. Am häufigsten fällt die Dokumentation von Prozessen hinten runter (49 Prozent). Weitere 26 Prozent haben zu wenig Zeit, um Anlagen, Storages oder Hardware regelmäßig zu überprüfen. 13 Prozent vergessen gelegentlich, ein Backup zu erstellen oder zu testen. 30 Prozent kommen mit der Beantwortung von Tickets nicht hinterher und jedes fünfte Unternehmen schafft es nicht, einen Notfallplan aufzusetzen (21 Prozent). Nur 19 Prozent sagen, es falle nichts hinten runter.
Hinzu kommt, dass etwa jede zweite IT-Abteilung nicht ausreichend auf den Ernstfall vorbereitet ist. Nur 45 Prozent haben einen klar definierten Prozess zur Behebung von Datenverlust. 33 Prozent haben zwar Handlungsempfehlungen festgeschrieben, überprüfen diese aber nicht regelmäßig. Bei 9 Prozent fehlt der Notfallplan ganz, aber sie wissen, an wen sie sich im Ernstfall wenden können. Weitere 12 Prozent haben gar keine Ahnung, was sie bei einem Datenverlust tun sollen oder ob es bei Ihnen vorgeschriebene Notfallmaßnahmen gibt.
„Unternehmen sollten die Priorisierung ihrer Ressourcen überdenken. Denn wer seine Systeme, Storages, Hardware und Backups nicht regelmäßig überprüft, riskiert Datenverlust. Fehlt dann auch noch eine vernünftige Dokumentation, wird die Datenrettung im Ernstfall schwierig und zeitaufwändig. Wenn alle Vorgänge richtig dokumentiert sind, lassen sich wichtige Daten schneller wiederherstellen, weil so die Ursache besser gefunden werden kann. Auch der Notfallplan darf nicht vernachlässigt werden. Er sollte dringend Handlungsempfehlungen enthalten, was zu tun ist, wenn durch einen Fehler Daten verloren gegangen sind. Ansonsten können Unternehmen keinen vorschriftsmäßigen und reibungslosen Betriebsablauf sicherstellen“, so Holger Engelland.
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