Unternehmen, die einen E-Mail-Systemausfall erleben, laufen Gefahr, viele Tage an Produktivität einzubüßen und während das IT-Team sich versucht das Problem zu beheben, steigen die Kosten exponentiell während jeder Minute Stillstand an. Der Ausfall eines E-Mail-Servers zeigt auf, wie ein dediziertes Datenmanagement- und Wiederherstellungs-Werkzeug eine schnellere Wiederherstellung ermöglichen könnte.
Mehrere Ausfälle
Ein großes Fertigungsunternehmen erlebte einen unerwarteten Datenverlust mit seinem E-Mail-System mit einer Serie von Ausfällen. Ein geclustertes Serversystem war im Einsatz mit einem Exchange Server, der über 1000 Nutzer betreute. Durch eine lokale Logdatei-Speicherung kam es dazu, dass einer der Cluster-Server nicht mehr über ausreichenden Festplattenspeicherplatz verfügte und es in der Folge zu Performance-Problemen kam. Kurz darauf fiel ein zweiter Node des Servers aus und der Informationsspeicher wurde nicht mehr bereitgestellt. Microsofts Supportteam unterstützte die IT-Mannschaft dabei den Server vom Netz zu nehmen und nach einigen Reparaturen und nach dem Durchführen eines Backups war der Server wieder online.
Der Server funktionierte rund einen Tag ganz gut, aber die Mitarbeiter bemerkten Probleme bei den Kalendereinträgen und Beschädigungen bei den empfangenen Nachrichten. Als Abhilfe wurde ein weiterer Exchange-Server eingerichtet und die Benutzerpostfächer wurden auf den neuen Server migriert, was die Cluster-Server zu stabilisieren schien. Wenige Tage später crashte das Cluster-Server-System erneut. IT baute einen weiteren temporären Messaging-Server auf, sodass die Nutzer weiterhin Nachrichten senden und empfangen konnten, archivierte Nachrichten jedoch nicht zur Verfügung standen. Während die Nutzer wenigstens in der Lage waren mit E-Mails zu arbeiten, begann die Arbeit an den immer noch archivierten E-Mails im originalen Information-Store, aber eine Wiederherstellung des Backups konnte keine verwertbaren Daten hervorbringen. An diesem Punkt hatte das IT-Team weiter zu kämpfen, aber nach fast zwei Wochen mit E-Mail-Problemen waren die Anwender zunehmend frustriert.
Backup-Kopfschmerzen
Die Geschäftsleitung begann tägliche Updates von dem IT-Leiter zu fordern, während sich Frustrationen und Spannungen unter dem E-Mail-Team weiter erhöhten. Der Backup-Lösungs-Anbieter wurde zum Ort des Geschehens beordert und die Experten begannen in den Backup-Protokollen nach einer Lösung zu suchen. Es wurde festgestellt, dass eine fehlerhafte Bandmaschine des Backup-Bibliothekssystems die Sicherung beschädigt hatte. Leider beschädigte das auch die anderen Onsite-gehaltenen Backups. Damit ist der nicht einhängbare Information Store von den gruppierten Nachrichtenservern die einzige Möglichkeit die archivierten Nutzer-E-Mails wiederherzustellen.
Eine Exchange-Reparatur-Anwendung (ESEUtil) wurde auf einer Kopie des 100 Gigabyte großen Informationsspeichers ausgeführt, aber nach 12 Stunden gab es keine Anzeichen dafür, ob es zu einer erfolgreichen Reparatur oder wiederherstellbaren Daten kommen würde.
Hilfe von Experten
Das Unternehmen wusste nicht welcher Lösung es vertrauen sollte – die Hardware versagte, ihre Wiederherstellungsversuche funktionierten nicht und ihr IT-Team war erschöpft. Schließlich beauftragten sie ein professionelles Datenrettungsunternehmen eine Postfach-Extraktion durchzuführen. In weniger als 24 Stunden wurden mehr als 1400 Postfächer erfolgreich wiederhergestellt und in das bestehende E-Mail-System eingespielt.
Am Ende baute die IT-Abteilung ihre Exchange-Server-Umgebung wieder auf, während die Nutzer mit dem temporären Server arbeiten konnten und diese sukzessive auf das neue System verschoben wurden.
In diesem Fall tat das IT-Team alles, was es konnte, um das System zu retten. Sie holten die Produktanbieter und Lieferanten zu Hilfe und beteiligten die Support-Dienste von Microsoft frühzeitig an der Lösung des Problems. Aus Business-Continuity-Sicht haben sie alles richtig gemacht, trotz der Herausforderungen und der Hindernisse eines ständig ausfallenden Systems.
Im Nachhinein gesehen wäre allerdings die Nutzung eines dezidierten Exchange-Management-Werkzeuges, das auf den ursprünglichen Information Store zugreifen kann und die Postfächer direkt auf den temporären E-Mail-Server extrahiert, besser gewesen. Sie hätten dann auf die benötigten Daten zugreifen können, ohne die internen Datenbankinhalte zu verändern. ESEutil beispielsweise hat die Tendenz wichtige Metadaten und Nachrichtentabellen zu überschreiben, wenn es nicht lesbare Korrumpierung entdeckt.
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