Als eine Private Equity Firma beschloss seinen Vertrag mit dem bisherigen Daten-Hoster zu kündigen und zum Service- und Enterprise-Hosting-Anbieter Wirebird wechseln wollte, kam es zu großen Schwierigkeiten dabei, die gehosteten Informationen vom ehemaligen Anbieter herüber zu holen.
Der Kunde wollte den Anbieter wechseln, weil er bereits in der Vergangenheit Probleme mit seinem bisherigen Hosting-Anbieter erfahren hatte. Doch der bisherige Anbieter machte auch jetzt noch Schwierigkeiten und wollte beim angestrebten Wechsel nicht kooperieren: Er setzte dem Kunden eine sehr kurze Frist von einem Monat zum Löschen der Daten auf seinem System und erhob hohe Gebühren für den verbleibenden Rest der vereinbarten Hosting-Laufzeit.
Nachdem eine Reihe von laufenden Aufgaben und die Bereitstellung einer innovativen Lösung für den Kunden durchgeführt wurden, wandte sich Wirebird schließlich an Ontrack, um das fehlende Teil für die kommende Backup-Infrastruktur bereitzustellen - eine Lösung, die es ermöglichen würde, die Daten vom Server des früheren Anbieters so effizient und kostengünstig wie möglich abzurufen und wiederherzustellen.
Wertvolle Daten standen auf dem Spiel
Bei den Informationen handelte es sich nicht um strukturierte Kundendaten, sondern um sensible E-Mails, die von großer Bedeutung für das Unternehmen und die bereits abgeschlossenen Kundenbeziehungen waren. Der bisherige Hosting-Provider kündigte allerdings an, die belegten Festplatten nach Ablauf einer Vier-Wochen-Frist von den wichtigen Daten zu befreien und dem Kunden nur die Backup-Tapes zur Verfügung zu stellen. So musste der Kunde sicherstellen, dass er auf diese Backup-Tapes zugreifen kann, bevor der ehemalige Hoster seine Platten reinigt und die Daten unwiderruflich ausgelöscht worden wären.
Das umfangreiche und über Jahre gesammelte Know-how beim Umgang mit unterschiedlichen Backup-Software-Formaten bot enorme Vorteile für den Wirebird-Kunden, denn dieser war gleich mit zwei Risiken konfrontiert: Erstens hohe Gebühren für das Daten-Hosting an den früheren Anbieter in den verbleibenden Vertrags-Monaten zu zahlen und zweitens dem Verlust von fast 108 Terabyte an Daten (oder 36 Millionen Dateien), die unter Umständen in Zukunft bei Rechtsstreitigkeiten oder internen Ermittlungen benötigt werden könnten. Die Partnerschaft mit Ontrack half Wirebird das fehlende Stück in der Gesamtlösung für den Kunden bereitzustellen.
Wirebird beauftragte Ontrack damit, den Zugriff auf die Magnetbänder zu gewährleisten und Wiederherstellungen durchzuführen, wenn sie notwendig würden. Allerdings, ohne die Magnetbänder gesehen zu haben, konnten die Datenrettungs-Ingenieure nicht einschätzen, wie lange die Wiederherstellung dauern würde oder ob überhaupt Daten gerettet werden könnten.
Ontracks erste Aktivität war es daher, einen Katalog aufzubauen, der detailliert Auskunft über die auf den einzelnen Bändern enthaltenen Daten geben sollte. Da der bisherige Dienstleister nicht bereit war einen Tape-Katalog zur Verfügung zu stellen, musste dieser von Grund auf neu aufgebaut werden.
Nicht-zugängliche Informationen auf Backup-Tapes
Die Ingenieure von Ontrack stießen sofort auf einige bedeutende Herausforderungen, denn es stellte sich heraus, dass der ursprüngliche Hosting-Anbieter eine eigene Methode zur Datensicherung auf den Backup-Tapes angewandt hatte. Theoretisch bedeutete das, dass niemand anderes als der Anbieter selbst in der Lage wäre die Inhalte der Bänder wiederherzustellen, sodass die Daten zwar während der Laufzeit sicher, aber am Ende des Vertrags eben nicht mehr zugänglich sind.
Glücklicherweise waren die Ingenieure trotzdem in der Lage nachzuweisen, dass sie in der Lage sind, den Speicherplatz jeder einzelnen der 36 Millionen vorhandenen Dateien, die auf 100 Bändern verteilt waren, korrekt zu identifizieren und diese auch bei Bedarf wiederherstellen zu können.
Der Praxistest kam dann schneller als erwartet: Der Kunde musste im Rahmen eines zivilrechtlichen Verfahrens schnell reagieren und bestimmte E-Mails vorlegen. Ontrack konnte innerhalb kürzester Zeit die erforderlichen Daten identifizieren und aus den Backup-Tapes extrahieren. Damit wurde der Beweis erbracht, dass die Kundendaten auf den Bändern nicht nur sicher waren, sondern auch jederzeit bereitgestellt werden konnten, wenn es notwendig werden sollte.
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